குழு உறுப்பினர்களும் பாத்திரங்களும்
உங்கள் பணியிடத்தை யார் அணுகலாம் என்பதை நிர்வகியுங்கள், குறிப்பிட்ட அனுமதிகளுடன் பாத்திரங்களை ஒதுக்குங்கள், உங்கள் குழு அமைப்புக்கு ஏற்ற தனிப்பயன் பாத்திரங்களை உருவாக்குங்கள்.
மேலோட்டம்#
ஒவ்வொரு Respondo பணியிடமும் ஒரு நிறுவனம் — அங்கு குழு உறுப்பினர்கள் உரையாடல்களில் இணைந்து பணியாற்றுகிறார்கள், AI முகவர்களை நிர்வகிக்கிறார்கள், வாடிக்கையாளர் ஆதரவைக் கையாளுகிறார்கள். உங்கள் பணியிடத்துக்கு அணுகல் உள்ளவர்களே Teammates.
அழைப்பும் நிர்வாகமும்
மின்னஞ்சல் வழியாக குழு உறுப்பினர்களை அழையுங்கள், அழைக்கும்போதே பாத்திரத்தை ஒதுக்குங்கள், செயலில் உள்ள உறுப்பினர்களை ஒரே இடத்திலிருந்து நிர்வகியுங்கள்.
உள்ளமைந்த பாத்திரங்கள்
4 இயல்புநிலைப் பாத்திரங்கள் — Owner, Admin, Agent, Member — பெரும்பாலான குழு அமைப்புகளை ஆரம்பத்திலேயே ஈடுகட்டுகின்றன.
தனிப்பயன் பாத்திரங்கள்
குறிப்பிட்ட குழுத் தேவைகளுக்கு நுணுக்கமான அனுமதிகளுடன் பாத்திரங்களை உருவாக்குங்கள் — எடுத்துக்காட்டாக, படிக்க-மட்டும் ஆய்வாளர்கள் அல்லது சேனல் மேலாளர்கள்.
குழு உறுப்பினர்களை அழைத்தல்#
புதிய குழு உறுப்பினரை அழைக்க Settings → Workspace → Teammates என்பதற்குச் சென்று Invite teammate என்பதை அழுத்துங்கள்.
| படி | விளக்கம் |
|---|---|
| 1. மின்னஞ்சலை உள்ளிடுங்கள் | நீங்கள் அழைக்க விரும்பும் நபரின் மின்னஞ்சல் முகவரியைத் தட்டச்சு செய்யுங்கள். |
| 2. பாத்திரத்தைத் தேர்வு செய்க | உள்ளமைந்த அல்லது தனிப்பயன் பாத்திரங்களிலிருந்து தேர்வு செய்யுங்கள். அந்த நபர் எதைப் பார்க்கலாம், எதைச் செய்யலாம் என்பதை இதுவே தீர்மானிக்கிறது. |
| 3. குழுக்களை ஒதுக்குங்கள் (விருப்பத்தேர்வு) | அழைக்கப்படுபவர் சேர வேண்டிய inbox குழுக்களைத் தேர்ந்தெடுங்கள்; அவர் ஏற்றவுடனேயே அந்தக் குழுக்களின் மேலேற்றச் சுழற்சியில் நுழைவார். |
| 4. அழைப்பை அனுப்புங்கள் | தனித்துவமான அழைப்பு இணைப்புடன் ஒரு மின்னஞ்சல் அனுப்பப்படும். இணைப்பு 7 நாட்களில் காலாவதியாகும். |
| 5. அழைப்பை ஏற்றல் | அழைக்கப்பட்டவர் இணைப்பை அழுத்தி, கடவுச்சொல்லை உருவாக்கி, பணியிடத்தில் சேர்கிறார். |
அழைப்பு இணைப்பை நகலெடுத்து நேரடியாகக் கைமுறையாகவும் பகிரலாம் (எடுத்துக்காட்டாக, Slack வழியாக). நிலுவையில் உள்ள அழைப்புகளை Invited தாவலில் மீண்டும் அனுப்பலாம் அல்லது ரத்து செய்யலாம். நிலுவை அழைப்பை மீண்டும் அனுப்பும்போது, அது ஏற்கப்படுவதற்கு முன் அதன் பாத்திரத்தையும் குழுக்களையும் புதுப்பிக்கலாம்.
பாத்திரங்களும் அனுமதிகளும்#
Respondo-வுடன் 4 உள்ளமைந்த பாத்திரங்கள் வருகின்றன. ஒவ்வொரு பாத்திரத்திற்கும் பணியிடம் முழுவதும் அம்சங்களுக்கான அணுகலைக் கட்டுப்படுத்தும் முன்வரையறுக்கப்பட்ட அனுமதித் தொகுப்பு உண்டு.
எல்லாவற்றுக்கும் முழு அணுகல். பில்லிங்கை நிர்வகிக்கலாம், பணியிடத்தை நீக்கலாம், உரிமையை மாற்றலாம். இந்தப் பாத்திரத்தை அகற்ற முடியாது.
இயல்பாக, பில்லிங்கும் நிறுவன அமைப்புகளும் உட்பட எல்லா அம்சங்களுக்கும் முழு அணுகல் — பணியிடத்தை நீக்குவதும் உரிமையை மாற்றுவதும் தவிர. குழு உறுப்பினர்களை அழைக்கலாம், பாத்திரங்களை நிர்வகிக்கலாம், AI முகவர்களை உள்ளமைக்கலாம், பகுப்பாய்வைப் பார்க்கலாம். அனுமதி மேட்ரிக்ஸில் (Roles tab → Manage permissions) Owner ஒருவர் Admin அனுமதிகளை இறுக்கலாம்.
உரையாடல்களைப் பார்க்கவும் பதிலளிக்கவும், இன்பாக்ஸைப் பயன்படுத்தவும், அறிவுத் தளத்தை அணுகவும் முடியும். அமைப்புகளை மாற்றவோ, குழு உறுப்பினர்களை நிர்வகிக்கவோ, AI முகவர்களை உள்ளமைக்கவோ முடியாது.
படிக்க-மட்டும் அணுகல். உரையாடல்களையும் அறிக்கைகளையும் பார்க்கலாம், ஆனால் பதிலளிக்கவோ எந்தத் தரவையும் மாற்றவோ முடியாது. செயல்பாட்டு அணுகல் தேவையில்லாமல் நிலைமையை மட்டும் அறிய விரும்பும் பங்குதாரர்களுக்கு ஏற்றது.
Teammates தாவலிலிருந்து Owner அல்லது Admin எந்த நேரத்திலும் பாத்திரங்களை மாற்ற முடியும்.
ஒரு குழு உறுப்பினர் அகற்றப்படும்போது, அவரின் open மற்றும் snoozed உரையாடல்கள் முகவரின் ஒதுக்கீட்டு அமைப்புகளைப் (round-robin) பயன்படுத்தி எஞ்சிய உறுப்பினர்களுக்குத் தானாக மறுபகிர்வு செய்யப்படுகின்றன. தகுதியான உறுப்பினர் யாரும் இல்லையெனில், அந்த உரையாடல்கள் ஒதுக்கப்படாதவையாக Needs human வரிசைக்கு நகர்கின்றன — இன்பாக்ஸிலிருந்து எதுவும் மறைந்துபோகாது. தீர்க்கப்பட்ட உரையாடல்கள் அகற்றப்பட்டவரை வரலாற்று assignee ஆக வைத்திருக்கும். அகற்றப்பட்டவர் பணியிடத்தின் எல்லாக் குழுக்களிலிருந்தும் நீக்கப்படுவார்.
தனிப்பயன் பாத்திரங்கள்#
இன்னும் நுணுக்கமான கட்டுப்பாட்டுக்கு, குறிப்பிட்ட அனுமதிகளுடன் தனிப்பயன் பாத்திரங்களை உருவாக்குங்கள். Settings → Workspace → Teammates → Roles tab → Manage permissions என்பதற்குச் செல்லுங்கள்.
அனுமதி மேட்ரிக்ஸ் அனுமதிகளைக் குழுக்களாக ஒழுங்குபடுத்துகிறது:
| குழு | எதற்கான அணுகலைக் கட்டுப்படுத்துகிறது |
|---|---|
| Conversations | உரையாடல்களைப் பார்த்தல், பதிலளித்தல், ஒதுக்குதல், தீர்த்தல், நிர்வகித்தல் |
| Knowledge | அறிவுத் தளக் கட்டுரைகள், தனிப்பயன் பதில்கள், AI பயிற்சித் தரவை நிர்வகித்தல் |
| AI Agents | AI முகவர்களை உருவாக்குதல், உள்ளமைத்தல், நீக்குதல் |
| Channels | தொடர்பு சேனல்களை நிர்வகித்தல் (விட்ஜெட், மின்னஞ்சல், இணைப்புகள்) |
| Apps | செயலிகளை நிறுவுதல், உள்ளமைத்தல், உரையாடல்களிலிருந்து app action-களை இயக்குதல், refund போன்ற நிதிச் செயல்கள் |
| Improve | AI insights, அறிவு இடைவெளிகள், guidance விதிகள், தனிப்பயன் பதில்கள் |
| Analytics | Reports பகுதியையும் டாஷ்போர்டுகளையும் பார்த்தல் |
| Contacts | தொடர்பு அடைவை (CRM) பார்த்தலும் நிர்வகித்தலும் |
| Outbound | வெளிச்செல்லும் பிரச்சாரங்களையும் series-ஐயும் பார்த்தல், உருவாக்குதல், இயக்குதல் |
| Team | குழு உறுப்பினர்களை அழைத்தல், பாத்திரங்களை மாற்றுதல், உறுப்பினர்களை அகற்றுதல் |
| Organization | பணியிடப் பெயர், நேர மண்டலம், பணியிடம் தழுவிய அமைப்புகள் |
| Tags | உரையாடல் குறிச்சொற்களை உருவாக்குதல், திருத்துதல், நீக்குதல் |
| Macros | சேமித்த பதில்களைப் பயன்படுத்துதலும் நிர்வகித்தலும் |
| Workflows | பதிலளிக்கும், வழியனுப்பும், மூடும் automation-களைப் பார்த்தலும் நிர்வகித்தலும் |
| Settings | பணி நேரம், பன்மொழி அமைப்புகள், பணியிட அளவிலான உள்ளமைவு |
தனிப்பயன் பாத்திரத்தை உருவாக்க, Roles தாவலில் Create Role என்பதை அழுத்துங்கள். அதற்கு ஒரு பெயரையும் விளக்கத்தையும் கொடுத்து, பிறகு அனுமதி மேட்ரிக்ஸில் தனித்தனி அனுமதிகளை நிலைமாற்றுங்கள். அனைத்துப் பாத்திர அனுமதிகளையும் தொழிற்சாலை அமைப்புகளுக்குத் திரும்பக் கொண்டுவர Reset to Defaults என்பதையும் பயன்படுத்தலாம்.
செயல்பாட்டுப் பதிவுகள்#
Activity Logs தாவல், பணியிடத்தில் குழு உறுப்பினர்களின் செயல்களை காலவரிசைப்படி பதிவாகக் காட்டுகிறது — யார், என்ன, எப்போது செய்தார்கள் என்பதை. மாற்றங்களைத் தணிக்கை செய்யவும் குழு செயல்பாட்டைக் கண்காணிக்கவும் இது பயனுள்ளது.