ערוץ אימייל
הפכו כתובת תמיכה כמו support@yourcompany.com לערוץ Respondo: לקוחות שולחים לכם אימייל, סוכן ה-AI או חברי הצוות שלכם עונים מאותה כתובת, וכל שרשור נוחת בתיבה המשותפת.
סקירה כללית#
לערוץ האימייל שני חצאים בלתי תלויים. קבלה עובדת מיידית: כל ערוץ אימייל מקבל כתובת קבלה מובטחת של Respondo, ואתם מעבירים אליה את תיבת הדואר הקיימת שלכם (או מכוונים את רשומות ה-MX של הדומיין שלכם ל-Respondo). שליחה מהדומיין שלכם דורשת אימות DNS חד-פעמי (DKIM/SPF), כך שתשובות יוצאות חתומות כמותג שלכם במקום מכתובת גנרית.
כתובת אחת
לקוחות שולחים לכתובת התמיכה שלכם והתשובות שלכם מגיעות מאותה כתובת — בלי תיבות "מאת" ו"אל" נפרדות.
תיבה מובטחת
כתובת קבלה שמונפקת על ידי הפלטפורמה נוצרת לכל ערוץ ותמיד מקבלת דואר — גם אם לעולם לא תאמתו דומיין מותאם אישית.
שליחה ממותגת
פרסמו כמה רשומות DNS פעם אחת ותשובות יוצאות נחתמות עם ה-DKIM וה-SPF של הדומיין שלכם.
חיבור אימייל#
עברו ל-הגדרות → ערוצים, הוסיפו ערוץ ובחרו אימייל. אשף בן שלושה שלבים מלווה אתכם בהקמה:
| שלב | מה קורה |
|---|---|
| 1. תיבה ושליחה | תנו שם לערוץ, הזינו את כתובת התמיכה שלכם (למשל support@yourcompany.com) והגדירו את זהות השולח — שם תצוגה, חתימה, אווטאר ופורמט תשובה. לחיצה על "הבא" מקימה את התיבה ורושמת את דומיין השליחה שלכם, ואז מציגה את רשומות ה-DNS לפרסום. |
| 2. סוכן AI | בחרו מי עונה לשיחות אימייל חדשות — אחד מסוכני ה-AI שלכם, או בני אדם בלבד כדי לנתב הכל ישירות לצוות שלכם. |
| 3. עלייה לאוויר | סקרו את הכתובת, הסוכן העונה וסטטוס הקבלה, ואז הפעילו את הערוץ. עלייה לאוויר דורשת שהקבלה תאומת קודם. |
אפשרויות השולח שמוגדרות בשלב 1 (וניתנות לעריכה מאוחר יותר מעמוד הערוץ):
| שדה | תיאור |
|---|---|
| שם הערוץ | תווית פנימית המוצגת בלוח הבקרה שלכם — רשימת הערוצים, מסנני ה-Inbox, דוחות. לקוחות לעולם לא רואים אותה. |
| כתובת התמיכה | הכתובת היחידה של הערוץ — לקוחות שולחים אליה והתשובות שלכם נשלחות ממנה. |
| שם תצוגה | שם השולח המוצג בתוכנת הדואר של הנמען (Gmail, Outlook, Apple Mail) — למשל "Acme Support". |
| חתימה | חתימת Markdown המצורפת לכל תשובה יוצאת כתחתית רכה. |
| פורמט תשובה | HTML מעוצב (טקסט מעוצב ותמונות מוטמעות — מומלץ) או טקסט רגיל (אימייל טקסט בלבד, ללא חלק HTML כלל). |
| אווטאר | אווטאר ערוץ אופציונלי המוצג לצד התשובות; נסוג לאווטאר של סוכן ה-AI כשהוא ריק. |
אפשר לעזוב את האשף ולחזור — הערוץ ממשיך מהנקודה שבה עצרתם, וכל הקמה בתהליך מופיעה ברשימת הערוצים שלכם עד שהיא עולה לאוויר.
כתובת הקבלה שלכם#
כל ערוץ אימייל מקבל כתובת קבלה שמונפקת על ידי הפלטפורמה — כתובת ייחודית על דומיין הדואר של Respondo, הבנויה מה-slug של סביבת העבודה שלכם, למשל support-acme@mail.respondo.ai (ערוץ אימייל שני מקבל סיומת קצרה, למשל support-acme-1f2a@). זוהי כתובת התיבה המובטחת שלכם: דואר שנשלח (או מועבר) אליה תמיד נוחת ב-Respondo, היא עובדת מרגע הקמת התיבה, ואתם שומרים אותה לצמיתות — כולל אם תדלגו לגמרי על אימות דומיין מותאם אישית.
כדי לקבל דואר לקוחות בכתובת שלכם, הגדירו אחת מהאפשרויות הבאות:
| שיטה | איך זה עובד |
|---|---|
| העברה (מומלץ) | בתיבת הדואר הקיימת שלכם, הוסיפו כלל שמעביר דואר הנשלח לכתובת התמיכה שלכם אל כתובת הקבלה — ושמרו עותק. כל אימייל נוחת אז גם בתיבה שלכם וגם ב-Respondo. ב-Gmail: הגדרות → העברה ו-POP/IMAP → הוספת כתובת להעברה → אישור → "העבר עותק ושמור את העותק של Gmail בדואר הנכנס". ב-Outlook / Microsoft 365: כללים → העברת עותק, השאירו את "שמור עותק" פעיל. |
| רשומות MX (מתקדם) | כוונו את רשומות ה-MX של הדומיין שלכם ל-Respondo במקום. הדואר מגיע אז רק ל-Respondo, לא לתיבה הישנה שלכם. שורת ה-MX הנכנס בטבלת ה-DNS מסומנת כאופציונלית — דלגו עליה אם אתם מעבירים. |
כל עוד הערוץ עדיין לא באוויר, דואר נכנס חונה בפאנל "התקבל במהלך ההקמה" במקום ב-Inbox שלכם. כאן מופיע אימייל אישור ההעברה של ספק הדואר שלכם — Respondo מחלץ את קוד האישור או הקישור אוטומטית (Gmail שולח קישור, חלק מהספקים שולחים קוד) כך שתוכלו להשלים את ההעברה מבלי לעזוב את העמוד. דואר ההקמה גלוי רק במהלך ההקמה ולעולם לא מיובא ל-Inbox האמיתי שלכם. אימייל האישור עצמו לא מאמת את הקבלה — השלימו את האישור ואז שלחו אימייל בדיקה לכתובת התמיכה שלכם; האימייל המועבר האמיתי הראשון הופך את תג הקבלה ל-מאומת.
דומיין שליחה מותאם אישית#
כדי לשלוח תשובות מהכתובת שלכם, רשמו את דומיין השליחה: הזינו את שם התיבה (החלק שלפני ה-@, ברירת מחדל support) ואת הדומיין שלכם — למשל support@example.com או תת-דומיין כמו help.example.com — ואז לחצו רישום וקבלת רשומות DNS. Respondo רושם את הדומיין ומציג את רשומות ה-DNS לפרסום.
| שלב | תיאור |
|---|---|
| 1. פרסום הרשומות | פתחו את פאנל ה-DNS אצל מי שמארח את הדומיין שלכם — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53 וכדומה — והוסיפו כל שורה מוצגת. DKIM ו-SPF הם חובה; רק שורת ה-MX הנכנס (ו-DMARC) אופציונלית — דלגו על ה-MX הנכנס אם אתם מעבירים. לכל ערך יש כפתור העתקה. טעות נפוצה: עמודת ה-Host כבר כוללת את קידומת תת-הדומיין שלכם, אז אל תוסיפו אליה את הדומיין שלכם שוב. |
| 2. המתנה לאימות | האימות נבדק אוטומטית — העמוד בודק מחדש כל 15 שניות וכל רשומה עוברת מ-ממתין ל-מאומת ככל שה-DNS מתפשט. רוב הספקים קולטים את הרשומות בפחות מ-30 דקות. אפשר גם ללחוץ אמת עכשיו לבדיקה מיידית. |
| 3. השליחה נפתחת | ברגע שהדומיין מאומת, תשובות יוצאות מהכתובת שלכם, חתומות עם ה-DKIM וה-SPF שלכם. עד אז, השליחה היוצאת מושהית — Respondo לא ישלח מדומיין לא מאומת. |
רשומות ה-DKIM/SPF מתווספות לצד תצורת הדואר הקיימת שלכם — הן מאפשרות ל-Respondo לשלוח בשם הדומיין שלכם מבלי להחליף את ספק הדואר הנוכחי שלכם.
דומיינים, מותגים ומגבלות#
Respondo מודד דומייני שליחה לפי מותג — זהות הפונה ללקוח, שצורתה דומיין שורש. הכלל:
- כתובות נוספות על דומיין שאתם כבר שולחים ממנו —
sales@,billing@, או תת-דומיינים כמוhelp.example.com— הן חינם וללא הגבלה. - דומיין שורש חדש (למשל הוספת example.de לצד example.com) צורך מקום מותג.
| תוכנית | מותגים כלולים |
|---|---|
| Startup ($99/mo) | 1 |
| Growth ($219/mo) | 5 |
| Business ($499/mo) | 10 |
מעבר למכסה הכלולה, תוכניות Growth ו-Business יכולות להוסיף מקומות מותג נוספים ב-$29/mo כל אחד. דומיינים שכבר אימתתם לעולם לא נשללים כשאתם משנים תוכנית — רק דומיין השורש הבא נבדק מול המכסה.
support@respondo.ai והוא יועבר.שמות שולח בתיבת הדואר של הלקוח#
מי שמופיע כשולח תלוי במי שכתב את התשובה:
| מחבר | שם השולח |
|---|---|
| סוכן AI | שם התצוגה של הערוץ — מותג התיבה, למשל "Acme Support". |
| חבר צוות | השם של חבר הצוות עצמו בתוספת החברה שלכם — "Sarah from Acme" — כך שתשובות אנושיות נקראות אישיות. |
חלק החברה מגיע מהגדרת שם החברה של סוכן ה-AI (עם נסיגה לשם סביבת העבודה שלכם), וכתובת האימייל עצמה היא תמיד כתובת התמיכה של הערוץ. תשובות הלקוחות הולכות לאותה כתובת, כך שהשרשור ממשיך לזרום חזרה ל-Respondo דרך ההעברה או תצורת ה-MX שלכם.
עלייה לאוויר וניהול הערוץ#
שלב האשף האחרון מסכם את הכתובת, הסוכן העונה וסטטוס הקבלה. עלייה לאוויר מופעלת ברגע שהקבלה מאושרת — או שאישור ההעברה הגיע לפאנל ההקמה, או שה-MX של הדומיין שלכם מצביע על Respondo. זה משקף בדיקה בצד השרת: ערוץ עם כתובת מותאמת אישית לא יכול להיות מופעל עם קבלה לא מוכחת, כדי שדואר לא ילך לשום מקום בשקט.
לאחר העלייה לאוויר, עמוד ההגדרות של הערוץ משאיר הכל ניתן לעריכה: זהות השולח, הסוכן העונה, רשומות ה-DNS (מוסתרות מאחורי חשיפת "הצג רשומות DNS" לאחר האימות) וכרטיס כתובת הקבלה עם הכתובת המובטחת שלכם ותג האימות שלה. שמרו את כלל ההעברה שלכם מכוון לכתובת הקבלה כדי שדואר הלקוחות ימשיך להגיע.