Teammitglieder & Rollen
Verwalten Sie, wer Zugriff auf Ihren Workspace hat, weisen Sie Rollen mit bestimmten Berechtigungen zu und erstellen Sie benutzerdefinierte Rollen, die auf Ihre Teamstruktur zugeschnitten sind.
Übersicht#
Jeder Respondo-Workspace ist eine Organisation, in der Teammitglieder gemeinsam an Konversationen arbeiten, KI-Agenten verwalten und Kundensupport leisten. Teammitglieder sind die Personen, die Zugriff auf Ihren Workspace haben.
Einladen & verwalten
Laden Sie Teammitglieder per E-Mail ein, weisen Sie beim Einladen Rollen zu und verwalten Sie aktive Mitglieder an einem Ort.
Integrierte Rollen
4 Standardrollen — Owner, Admin, Agent und Member —, die die meisten Teamstrukturen von Haus aus abdecken.
Benutzerdefinierte Rollen
Erstellen Sie Rollen mit feingranularen Berechtigungen für spezifische Teamanforderungen — etwa schreibgeschützte Analysten oder Kanalmanager.
Teammitglieder einladen#
Um ein neues Teammitglied einzuladen, gehen Sie zu Einstellungen → Workspace → Teammitglieder und klicken Sie auf Teammitglied einladen.
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1. E-Mail eingeben | Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten. |
| 2. Rolle auswählen | Wählen Sie aus integrierten oder benutzerdefinierten Rollen. Das bestimmt, was die Person sehen und tun kann. |
| 3. Teams zuweisen (optional) | Wählen Sie die Posteingangs-Teams aus, denen die eingeladene Person beitreten soll; sie nimmt an der Eskalationsrotation dieser Teams teil, sobald sie annimmt. |
| 4. Einladung senden | Eine E-Mail mit einem eindeutigen Einladungslink wird gesendet. Der Link läuft nach 7 Tagen ab. |
| 5. Einladung annehmen | Die eingeladene Person klickt auf den Link, erstellt ein Passwort und tritt dem Workspace bei. |
Sie können den Einladungslink auch direkt kopieren und manuell teilen (z. B. über Slack). Ausstehende Einladungen können auf dem Tab Eingeladen erneut gesendet oder abgebrochen werden. Beim erneuten Senden einer ausstehenden Einladung können Sie deren Rolle und Teams aktualisieren, bevor sie angenommen wird.
Rollen & Berechtigungen#
Respondo bringt 4 integrierte Rollen mit. Jede Rolle verfügt über einen vordefinierten Satz von Berechtigungen, die den Zugriff auf Funktionen im gesamten Workspace steuern.
Voller Zugriff auf alles. Kann die Abrechnung verwalten, den Workspace löschen und die Eigentümerschaft übertragen. Kann nicht entfernt werden.
Standardmäßig voller Zugriff auf alle Funktionen, einschließlich Abrechnung und Organisationseinstellungen — alles außer dem Löschen des Workspace oder der Übertragung der Eigentümerschaft. Kann Teammitglieder einladen, Rollen verwalten, KI-Agenten konfigurieren und die Analysen einsehen. Ein Owner kann die Admin-Berechtigungen in der Berechtigungsmatrix einschränken (Tab Rollen → Berechtigungen verwalten).
Kann Konversationen einsehen und beantworten, den Posteingang nutzen und auf die Wissensdatenbank zugreifen. Kann keine Einstellungen ändern, keine Teammitglieder verwalten und keine KI-Agenten konfigurieren.
Schreibgeschützter Zugriff. Kann Konversationen und Berichte einsehen, aber weder antworten noch Daten ändern. Ideal für Stakeholder, die Einblick ohne operativen Zugriff benötigen.
Rollen können jederzeit von einem Owner oder Admin auf dem Tab Teammitglieder geändert werden.
Wird ein Teammitglied entfernt, werden seine offenen und zurückgestellten Konversationen automatisch anhand der Zuweisungseinstellungen des Agenten (Round-Robin) an die übrigen Teammitglieder verteilt. Ist kein geeignetes Teammitglied verfügbar, wandern diese Konversationen als nicht zugewiesen in die Needs human-Warteschlange, damit nichts aus dem Posteingang verschwindet. Gelöste Konversationen behalten das entfernte Teammitglied als historische zugewiesene Person. Das entfernte Teammitglied wird außerdem aus allen Teams im Workspace entfernt.
Benutzerdefinierte Rollen#
Für mehr granulare Kontrolle erstellen Sie benutzerdefinierte Rollen mit bestimmten Berechtigungen. Gehen Sie zu Einstellungen → Workspace → Teammitglieder → Tab Rollen → Berechtigungen verwalten.
Die Berechtigungsmatrix ordnet Berechtigungen in Gruppen:
| Gruppe | Steuert den Zugriff auf |
|---|---|
| Konversationen | Anzeigen, Beantworten, Zuweisen, Lösen und Verwalten von Konversationen |
| Wissen | Verwalten von Artikeln der Wissensdatenbank, benutzerdefinierten Antworten und KI-Trainingsdaten |
| KI-Agenten | Erstellen, Konfigurieren und Löschen von KI-Agenten |
| Kanäle | Verwalten von Kommunikationskanälen (Widget, E-Mail, Integrationen) |
| Apps | Installieren und Konfigurieren von Apps, Ausführen von App-Aktionen aus Konversationen sowie finanzielle Aktionen wie Rückerstattungen |
| Improve | KI-Insights, Wissenslücken, Guidance-Regeln und benutzerdefinierte Antworten |
| Analysen | Einsehen des Bereichs Berichte und der Dashboards |
| Kontakte | Einsehen und Verwalten des Kontaktverzeichnisses (CRM) |
| Outbound | Einsehen, Erstellen und Ausführen von Outbound-Kampagnen und -Serien |
| Team | Einladen von Teammitgliedern, Ändern von Rollen und Entfernen von Mitgliedern |
| Organisation | Workspace-Name, Zeitzone und globale Workspace-Einstellungen |
| Tags | Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Konversations-Tags |
| Makros | Verwenden und Verwalten gespeicherter Antworten |
| Workflows | Einsehen und Verwalten von Automatisierungen, die Konversationen beantworten, weiterleiten und schließen |
| Einstellungen | Geschäftszeiten, mehrsprachige Einstellungen und Konfiguration auf Workspace-Ebene |
Um eine benutzerdefinierte Rolle zu erstellen, klicken Sie auf dem Tab Rollen auf Rolle erstellen. Geben Sie ihr einen Namen und eine Beschreibung und schalten Sie anschließend einzelne Berechtigungen in der Berechtigungsmatrix um. Sie können außerdem Auf Standard zurücksetzen verwenden, um alle Rollenberechtigungen auf die Werkseinstellungen zurückzusetzen.
Aktivitätsprotokolle#
Der Tab Aktivitätsprotokolle bietet eine chronologische Aufzeichnung der Aktionen von Teammitgliedern innerhalb des Workspace — wer wann was getan hat. Das ist nützlich, um Änderungen zu überprüfen und Teamaktivitäten nachzuverfolgen.