E-Mail-Kanal
Machen Sie eine Support-Adresse wie support@yourcompany.com zu einem Respondo-Kanal: Kunden schreiben Ihnen, der KI-Agent oder Ihre Teammitglieder antworten von derselben Adresse, und jeder Thread landet im gemeinsamen Posteingang.
Übersicht#
Der E-Mail-Kanal hat zwei unabhängige Hälften. Empfangen funktioniert sofort: Jeder E-Mail-Kanal erhält eine garantierte Respondo-Empfangsadresse, und Sie leiten Ihr bestehendes Postfach dorthin weiter (oder richten die MX-Einträge Ihrer Domain auf Respondo). Senden von Ihrer eigenen Domain erfordert eine einmalige DNS-Verifizierung (DKIM/SPF), damit Antworten als Ihre Marke signiert hinausgehen statt von einer generischen Adresse.
Eine Adresse
Kunden schreiben an Ihre Support-Adresse und Ihre Antworten kommen von derselben Adresse — keine getrennten „Von“- und „An“-Postfächer.
Garantierter Posteingang
Für jeden Kanal wird eine plattformseitige Empfangsadresse erstellt, die immer Mail annimmt — selbst wenn Sie nie eine eigene Domain verifizieren.
Gebrandetes Senden
Veröffentlichen Sie einmal ein paar DNS-Einträge, und ausgehende Antworten werden mit dem DKIM und SPF Ihrer eigenen Domain signiert.
E-Mail verbinden#
Gehen Sie zu Einstellungen → Kanäle, fügen Sie einen Kanal hinzu und wählen Sie E-Mail. Ein dreistufiger Assistent führt Sie durch die Einrichtung:
| Schritt | Was passiert |
|---|---|
| 1. Posteingang & Versand | Benennen Sie den Kanal, geben Sie Ihre Support-Adresse ein (z. B. support@yourcompany.com) und legen Sie die Absenderidentität fest — Anzeigename, Signatur, Avatar und Antwortformat. Ein Klick auf Weiter provisioniert den Posteingang, registriert Ihre Absenderdomain und zeigt dann die zu veröffentlichenden DNS-Einträge. |
| 2. KI-Agent | Wählen Sie, wer neue E-Mail-Konversationen beantwortet — einen Ihrer KI-Agenten oder Nur Menschen, um alles direkt an Ihr Team zu leiten. |
| 3. Live gehen | Prüfen Sie die Adresse, den antwortenden Agenten und den Empfangsstatus, dann aktivieren Sie den Kanal. Live gehen setzt voraus, dass der Empfang zuerst bestätigt ist. |
Absenderoptionen aus Schritt 1 (später auf der Kanalseite bearbeitbar):
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kanalname | Internes Label in Ihrem Dashboard — Kanalliste, Posteingangsfilter, Berichte. Kunden sehen es nie. |
| Support-Adresse | Die einzige Adresse des Kanals — Kunden schreiben an sie und Ihre Antworten werden von ihr gesendet. |
| Anzeigename | Der Absendername im Mail-Client des Empfängers (Gmail, Outlook, Apple Mail) — z. B. „Acme Support“. |
| Signatur | Markdown-Signatur, die jeder ausgehenden Antwort als weicher Footer angehängt wird. |
| Antwortformat | Gestaltetes HTML (formatierter Text und Inline-Bilder — empfohlen) oder Nur-Text (reine Text-E-Mail, ganz ohne HTML-Teil). |
| Avatar | Optionaler Kanal-Avatar neben Antworten; fällt auf den Avatar des KI-Agenten zurück, wenn leer. |
Sie können den Assistenten verlassen und zurückkommen — der Kanal setzt dort fort, wo Sie aufgehört haben, und jede laufende Einrichtung erscheint in Ihrer Kanalliste, bis sie live geht.
Ihre Empfangsadresse#
Jeder E-Mail-Kanal erhält eine plattformseitige Empfangsadresse — eine eindeutige Adresse auf Respondos Mail-Domain, gebildet aus Ihrem Workspace-Slug, z. B. support-acme@mail.respondo.ai (ein zweiter E-Mail-Kanal erhält ein kurzes Suffix, z. B. support-acme-1f2a@). Sie ist Ihre garantierte Posteingangsadresse: Mail, die an sie gesendet (oder weitergeleitet) wird, landet immer in Respondo, sie funktioniert ab dem Moment der Provisionierung, und Sie behalten sie dauerhaft — auch wenn Sie die Custom-Domain-Verifizierung komplett überspringen.
Um Kunden-Mail auf Ihrer eigenen Adresse zu empfangen, richten Sie eine der folgenden Optionen ein:
| Methode | Wie es funktioniert |
|---|---|
| Weiterleitung (empfohlen) | Fügen Sie in Ihrem bestehenden Postfach eine Regel hinzu, die Mail an Ihre Support-Adresse an die Empfangsadresse weiterleitet — und behalten Sie eine Kopie. Jede E-Mail landet dann sowohl in Ihrem Postfach als auch in Respondo. In Gmail: Einstellungen → Weiterleitung und POP/IMAP → Weiterleitungsadresse hinzufügen → bestätigen → „Kopie weiterleiten und Gmails Kopie im Posteingang behalten“. In Outlook / Microsoft 365: Regeln → Kopie weiterleiten, „Kopie behalten“ aktiviert lassen. |
| MX-Einträge (fortgeschritten) | Richten Sie stattdessen die MX-Einträge Ihrer Domain auf Respondo. Mail kommt dann nur in Respondo an, nicht in Ihrem alten Postfach. Die eingehende MX-Zeile in der DNS-Tabelle ist als optional markiert — überspringen Sie sie, wenn Sie weiterleiten. |
Solange der Kanal noch nicht live ist, parkt eingehende Mail in einem Panel „Während der Einrichtung empfangen“ statt in Ihrem Posteingang. Dort taucht die Weiterleitungs-Bestätigungsmail Ihres Mail-Anbieters auf — Respondo extrahiert den Bestätigungscode oder -link automatisch (Gmail sendet einen Link, manche Anbieter einen Code), sodass Sie die Weiterleitung abschließen können, ohne die Seite zu verlassen. Einrichtungs-Mail ist nur während der Einrichtung sichtbar und wird nie in Ihren echten Posteingang importiert. Die Bestätigungsmail selbst verifiziert den Empfang nicht — schließen Sie die Bestätigung ab und senden Sie dann eine Test-E-Mail an Ihre Support-Adresse; die erste echte weitergeleitete E-Mail schaltet das Empfangs-Badge auf Verifiziert.
Eigene Absenderdomain#
Um Antworten von Ihrer eigenen Adresse zu senden, registrieren Sie Ihre Absenderdomain: Geben Sie den Postfachnamen (den Teil vor dem @, Standard support) und Ihre Domain ein — z. B. support@example.com oder eine Subdomain wie help.example.com — und klicken Sie dann auf Registrieren & DNS-Einträge abrufen. Respondo registriert die Domain und zeigt die zu veröffentlichenden DNS-Einträge.
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Einträge veröffentlichen | Öffnen Sie das DNS-Panel bei Ihrem Domain-Hoster — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53 usw. — und fügen Sie jede angezeigte Zeile hinzu. DKIM und SPF sind Pflicht; nur die eingehende MX-Zeile (und DMARC) ist optional — überspringen Sie die eingehende MX, wenn Sie weiterleiten. Jeder Wert hat einen Kopier-Button. Häufiger Stolperstein: Die Host-Spalte enthält bereits Ihr Subdomain-Präfix, hängen Sie Ihre Domain also nicht noch einmal an. |
| 2. Auf Verifizierung warten | Die Verifizierung pollt automatisch — die Seite prüft alle 15 Sekunden neu, und jeder Eintrag wechselt von ausstehend zu verifiziert, sobald DNS propagiert. Die meisten Anbieter übernehmen die Einträge in unter 30 Minuten. Sie können auch auf Jetzt prüfen klicken, um sofort neu zu prüfen. |
| 3. Senden wird freigeschaltet | Sobald die Domain verifiziert, gehen Antworten von Ihrer Adresse hinaus, signiert mit Ihrem DKIM und SPF. Bis dahin bleibt der ausgehende Versand pausiert — Respondo sendet nicht von einer unverifizierten Domain. |
Die DKIM/SPF-Einträge werden neben Ihrem bestehenden Mail-Setup hinzugefügt — sie lassen Respondo als Ihre Domain senden, ohne Ihren aktuellen Mail-Anbieter zu ersetzen.
Domains, Marken & Limits#
Respondo bemisst Absenderdomains nach Marke — einer kundensichtbaren Identität, die die Form einer Root-Domain hat. Die Regel:
- Weitere Adressen auf einer Domain, von der Sie bereits senden —
sales@,billing@oder Subdomains wiehelp.example.com— sind kostenlos und unbegrenzt. - Eine neue Root-Domain (z. B. example.de zusätzlich zu example.com) verbraucht einen Marken-Slot.
| Plan | Enthaltene Marken |
|---|---|
| Startup ($99/mo) | 1 |
| Growth ($219/mo) | 5 |
| Business ($499/mo) | 10 |
Über das enthaltene Kontingent hinaus können Growth- und Business-Pläne zusätzliche Marken-Slots für je $29/mo hinzufügen. Bereits verifizierte Domains werden bei einem Planwechsel nie widerrufen — nur die nächste neue Root-Domain wird gegen das Kontingent geprüft.
support@respondo.ai und sie wird übertragen.Absendernamen im Posteingang des Kunden#
Wer als Absender erscheint, hängt davon ab, wer die Antwort geschrieben hat:
| Autor | Absendername |
|---|---|
| KI-Agent | Der Anzeigename des Kanals — die Posteingangsmarke, z. B. „Acme Support“. |
| Teammitglied | Der eigene Name des Teammitglieds plus Ihr Unternehmen — „Sarah from Acme“ — damit menschliche Antworten persönlich wirken. |
Der Unternehmensteil kommt aus der Unternehmensnamen-Einstellung des KI-Agenten (Fallback: Ihr Workspace-Name), und die E-Mail-Adresse selbst ist immer die Support-Adresse des Kanals. Kundenantworten gehen an dieselbe Adresse, sodass der Thread über Ihre Weiterleitung oder Ihr MX-Setup weiter nach Respondo zurückfließt.
Live gehen & den Kanal verwalten#
Der letzte Assistentenschritt fasst die Adresse, den antwortenden Agenten und den Empfangsstatus zusammen. Live gehen wird aktiviert, sobald der Empfang bestätigt ist — entweder ist die Weiterleitungsbestätigung im Einrichtungspanel angekommen, oder die MX-Einträge Ihrer Domain zeigen auf Respondo. Das spiegelt eine serverseitige Prüfung: Ein Kanal mit eigener Adresse kann nicht mit unbewiesenem Empfang aktiviert werden, damit Mail nicht stillschweigend ins Leere läuft.
Nach dem Livegang bleibt auf der Einstellungsseite des Kanals alles bearbeitbar: Absenderidentität, der antwortende Agent, die DNS-Einträge (nach der Verifizierung hinter einer „DNS-Einträge anzeigen“-Aufklappung) und die Empfangsadressen-Karte mit Ihrer garantierten Adresse und ihrem Verifizierungs-Badge. Lassen Sie Ihre Weiterleitungsregel auf die Empfangsadresse zeigen, damit Kunden-Mail weiter ankommt.