వర్క్ఫ్లోలు
మీ టీమ్ జవాబిచ్చాక సంభాషణకు ఏమి జరగాలో ఆటోమేట్ చేయండి — మౌనంగా ఉన్న కస్టమర్కు గుర్తుచేయండి, కస్టమ్ ఫాలో-అప్ పంపండి, వారు తిరిగి రాకపోతే థ్రెడ్ను క్లోజ్ చేయండి.
అవలోకనం#
వర్క్ఫ్లో అంటే ఒక ట్రిగ్గర్ ప్లస్ సంభాషణపై పనిచేసే స్టెప్ల చెట్టు. సాధారణ సన్నివేశం: మీ జవాబు తర్వాత కస్టమర్ రెండు రోజులు మౌనంగా ఉన్నారు → రిమైండర్ పంపండి → మరో రోజు మౌనం → వీడ్కోలు చెప్పి సంభాషణ క్లోజ్ చేయండి — మధ్యలో షరతులతో (ఉదాహరణకు, వేర్వేరు ఛానెల్లకు లేదా భాషలకు వేర్వేరు సందేశాలు).
వర్క్ఫ్లోలు Settings → Workflows కింద ఉంటాయి. ప్రతి వర్క్ఫ్లో గ్రిడ్లో ఒక కార్డు — ఆన్/ఆఫ్ స్విచ్, స్టేటస్ చిప్, ఎడిట్ / ఆర్కైవ్ / డిలీట్ యాక్షన్ల మెనూతో.
ట్రిగ్గర్
సన్నివేశం ఎప్పుడు మొదలవుతుంది — మీ టీమ్ జవాబిచ్చాక కస్టమర్ మౌనం అయ్యారు, లేదా సంభాషణ మనిషికి చేరింది.
స్టెప్లు
సందేశం పంపడం, వెయిట్, if/else బ్రాంచింగ్, సంభాషణ క్లోజ్ చేయడం, లేదా సన్నివేశం ముగించడం.
ఎగ్జిట్ షరతులు
మనిషి రంగంలోకి వచ్చిన క్షణమే సన్నివేశం తనంతట తానే ఆగిపోతుంది — ఉదాహరణకు, కస్టమర్ జవాబిచ్చినప్పుడు.
ట్రిగ్గర్లు#
ప్రతి వర్క్ఫ్లో కాన్ఫిగర్ చేయగల ఆలస్యంతో (కనీసం 5 నిమిషాలు) ఒక ట్రిగ్గర్ నుంచి మొదలవుతుంది:
| ట్రిగ్గర్ | ఎప్పుడు మొదలవుతుంది |
|---|---|
| మీ టీమ్ జవాబిచ్చారు, కస్టమర్ మౌనం అయ్యారు | చివరి సందేశం టీమ్ సభ్యుడు పంపారు, కస్టమర్ కాన్ఫిగర్ చేసిన సమయం పాటు మౌనంగా ఉన్నారు — ఉదా. "2 రోజుల మౌనం". |
| సంభాషణ మనిషికి చేరింది | AI ఏజెంట్ సంభాషణను మీ టీమ్కు అప్పగించారు — హ్యాండోవర్ తర్వాత కాన్ఫిగర్ చేసిన సమయానికి వర్క్ఫ్లో మొదలవుతుంది. |
వర్క్ఫ్లోను నిర్దిష్ట ఛానెల్లకు కూడా పరిమితం చేయవచ్చు — అది వర్తించాల్సిన ఖచ్చితమైన విడ్జెట్, ఇమెయిల్ ఇన్బాక్స్, లేదా మెసెంజర్ ఇంటిగ్రేషన్లను ఎంచుకోండి. స్కోప్ ఖాళీగా వదిలేస్తే వర్క్ఫ్లో ప్రతి ఛానెల్ సంభాషణలకూ మొదలవుతుంది.
స్టెప్లు#
స్టెప్లు చెట్టుగా గొలుసుకట్టబడతాయి. ఐదు స్టెప్ రకాలు అందుబాటులో ఉన్నాయి:
| స్టెప్ | ఏమి చేస్తుంది |
|---|---|
| సందేశం పంపడం | కస్టమర్కు వారి భాషలో రాస్తుంది. ఫైల్ అటాచ్మెంట్లకు మద్దతు (స్టెప్కు 5 వరకు); సందేశాలు 2,000 అక్షరాలకు పరిమితం. |
| వెయిట్ | తదుపరి స్టెప్కు ముందు పాజ్ — 5 నిమిషాల నుంచి 90 రోజుల వరకు. |
| If / else | షరతుపై సన్నివేశాన్ని విడదీస్తుంది. రెండు బ్రాంచ్లూ నిర్వచించాలి — షరతు ఫోర్క్, ఫిల్టర్ కాదు. |
| సంభాషణ క్లోజ్ | సంభాషణను పరిష్కరించినట్టు గుర్తిస్తుంది. కస్టమర్ తర్వాత మళ్లీ రాస్తే, సంభాషణ మామూలుగానే తిరిగి తెరుచుకుంటుంది. |
| End | బ్రాంచ్ను ఆపి, ఇంకేమీ చేయదు. |
If / else షరతులు తనిఖీ చేయగలవి: Channel, Tags, Priority, Language, Reached a human (సంభాషణ ఎస్కలేట్ అయిందా), Assignee, Team, Office hours — is, is not, contains, is set, is empty వంటి ఆపరేటర్లతో. నియమాలు "all" లేదా "any" మ్యాచింగ్తో కలుస్తాయి.
ఒక వర్క్ఫ్లోలో 200 స్టెప్ల వరకు, వర్క్ఫ్లోకు గరిష్ఠంగా 8 if/else నోడ్లు ఉండవచ్చు.
ఎగ్జిట్ షరతులు#
వాస్తవం మారిన క్షణమే ఎగ్జిట్ షరతులు సంభాషణకు నడుస్తున్న సన్నివేశాన్ని ఆపేస్తాయి — అలా ఆటోమేషన్ లైవ్ సంభాషణపై ఎప్పుడూ మాట్లాడదు. వీటిలో ఏవి రన్ను ముగించాలో మీరు ఎంచుకుంటారు:
- కస్టమర్ జవాబిస్తారు
- ఎవరైనా సంభాషణను క్లోజ్ చేస్తారు
- ఎవరైనా దాన్ని స్నూజ్ చేస్తారు
- టీమ్ సభ్యుడు దాన్ని తీసుకుంటారు
వర్క్ఫ్లో సృష్టించడం#
బిల్డర్ తెరవడానికి Workflows పేజీలో New workflow క్లిక్ చేయండి. సన్నివేశానికి పేరు పెట్టి, ట్రిగ్గర్, దాని ఆలస్యం ఎంచుకుని, స్టెప్లు జోడించి, ఎగ్జిట్ షరతులు ఎంచుకోండి.
బిల్డర్ create-on-save విధానంలో పనిచేస్తుంది: డ్రాఫ్ట్ సేవ్ చేసేవరకు లేదా వర్క్ఫ్లో ఆన్ చేసేవరకు సర్వర్లో ఏమీ నిల్వ కాదు. మొదటి సేవ్కు ముందు పేజీ వదిలేస్తే, సగం-పూర్తయిన "Untitled workflow" మిగలదు — సేవ్ కాని మార్పులను విస్మరించాలా అని బిల్డర్ అడుగుతుంది.
డ్రాఫ్ట్ సేవ్ చేయడం, వర్క్ఫ్లో ఆన్ చేయడం వేర్వేరు నిర్ణయాలు. డ్రాఫ్ట్ అసంపూర్ణంగా ఉండవచ్చు; వర్క్ఫ్లోను యాక్టివేట్ చేయాలంటే అది వాలిడేషన్ దాటాలి — పేరు, కనీసం ఒక స్టెప్, ఖాళీ సందేశాలు లేకపోవడం, ప్రతి if/else పై రెండు బ్రాంచ్లూ వైర్ కావడం. స్విచ్ డిసేబుల్ అయినప్పుడు, సరిగ్గా ఏమి లోపించిందో చూడటానికి దానిపై హోవర్ చేయండి.
రన్ చేయడం, పాజ్ చేయడం#
ప్రతి వర్క్ఫ్లో కార్డుకు స్విచ్ ఉంది: ఆన్ అంటే సన్నివేశం లైవ్లో ఉంది, సరిపోలే సంభాషణలకు రన్లు మొదలుపెడుతుంది; ఆఫ్ దాన్ని పాజ్ చేస్తుంది. పాజ్ కొత్త రన్లను ఆపి, సన్నివేశాన్ని ఫ్రీజ్ చేస్తుంది; ఎప్పుడైనా తిరిగి ఆన్ చేయవచ్చు. స్టేటస్ చిప్ ప్రస్తుత స్థితిని చెబుతుంది:
| స్టేటస్ | అర్థం |
|---|---|
| Active | లైవ్ — సరిపోలే సంభాషణలకు వర్క్ఫ్లో రన్లు మొదలుపెడుతుంది. |
| Draft | సేవ్ అయింది కానీ ఎప్పుడూ ఆన్ చేయలేదు. |
| Paused | టీమ్ సభ్యుడు ఆఫ్ చేశారు. |
| Paused by plan | వర్క్స్పేస్ Business ప్లాన్ వదిలేసినందున ఆగింది (కింది ప్లాన్ లభ్యత చూడండి). |
| Archived | యాక్టివ్ లిస్ట్ నుంచి బయటికి తరలించబడింది; రిఫరెన్స్ కోసం ఉంచబడింది, తిరిగి పొందవచ్చు. |
రన్ హిస్టరీ#
ప్రతి వర్క్ఫ్లో బిల్డర్లో సంభాషణ-వారీ రన్ హిస్టరీ ఉంచుతుంది — రన్కు ఒక వరుస: అది పనిచేసిన సంభాషణ, స్థితి (Waiting, Running, Finished, Failed, Stopped), ప్రస్తుతం నిలబడిన స్టెప్, తర్వాత ఎప్పుడు మేల్కొంటుందో, ఎందుకు ముగిసిందో — ఉదాహరణకు "చివరి వరకు నడిచింది" లేదా కస్టమర్ జవాబివ్వడంతో ఎగ్జిట్ షరతు పేలింది.
ఆర్కైవ్, తొలగింపు#
వర్క్ఫ్లోను రిటైర్ చేయడానికి Archive సురక్షిత మార్గం. ఆర్కైవ్ అయిన వర్క్ఫ్లోలు లిస్ట్ దిగువన మ్యూట్ చేసిన సెక్షన్కు వెళ్తాయి, కొత్త రన్లు మొదలుపెట్టడం ఆపేస్తాయి, తమ పూర్తి కాన్ఫిగరేషన్, హిస్టరీని ఉంచుకుంటాయి. ఆర్కైవ్ నుంచి మీరు చేయగలవి:
- Restore — వర్క్ఫ్లో యాక్టివ్ లిస్ట్కు తిరిగి వస్తుంది, కానీ నేరుగా రన్నింగ్కు ఎప్పుడూ కాదు: గతంలో పబ్లిష్ అయిన వర్క్ఫ్లో పాజ్ స్థితిలో తిరిగి వస్తుంది, డ్రాఫ్ట్ డ్రాఫ్ట్గానే వస్తుంది. తిరిగి ఆన్ చేయడం ఎప్పుడూ ఉద్దేశపూర్వక చర్యే.
- Delete — వర్క్ఫ్లోను దాని అన్ని వెర్షన్లు, రన్ హిస్టరీతో సహా శాశ్వతంగా తొలగిస్తుంది. దీన్ని వెనక్కి తీసుకోలేరు; తిరిగి రావచ్చనిపిస్తే బదులుగా ఆర్కైవ్ చేయమని నిర్ధారణ డైలాగ్ సూచిస్తుంది.
ప్లాన్ లభ్యత#
వర్క్ఫ్లో బిల్డర్ Business ప్లాన్లో ($499/mo), 14-రోజుల ఫ్రీ ట్రయల్లో (Business ఫీచర్ సెట్ ఉంటుంది) చేర్చబడింది. Startup, Growth లలో వర్క్ఫ్లో సృష్టించడం, సవరించడం, యాక్టివేట్ చేయడం ప్రయత్నాలను సర్వర్ payment-required ఎర్రర్తో తిరస్కరిస్తుంది; పేజీ క్రియేట్ బటన్ బదులు అప్గ్రేడ్ నోటీసు చూపుతుంది.
మీ ఇప్పటికే ఉన్న పని ఎప్పుడూ బందీ కాదు. ఏ ప్లాన్లోనైనా మీరు ఇంకా చేయగలవి:
- మీ టీమ్ నిర్మించిన ప్రతి వర్క్ఫ్లోను తెరిచి చదవడం
- ఇంకా నడుస్తున్న దేన్నయినా పాజ్ చేయడం
- వర్క్ఫ్లోలను ఆర్కైవ్, రిస్టోర్, శాశ్వతంగా తొలగించడం
అనుమతులు#
వర్క్ఫ్లోల యాక్సెస్ పాత్రల మ్యాట్రిక్స్లోని రెండు అనుమతులతో నియంత్రించబడుతుంది (Settings → People → Members & roles):
| అనుమతి | ఇచ్చేది |
|---|---|
| View workflows | Workflows సెక్షన్ను చూడటం, సన్నివేశాలను తెరవడం, రన్ హిస్టరీ చదవడం — సంభాషణ ఎందుకు ఆటోమేటిక్గా హ్యాండిల్ అయిందో ఆపరేటర్ అర్థం చేసుకోగలిగేలా. |
| Manage workflows | వర్క్ఫ్లోలను సృష్టించడం, సవరించడం, పబ్లిష్ చేయడం, పాజ్ చేయడం, ఆర్కైవ్, రిస్టోర్, తొలగించడం. |
డిఫాల్ట్గా Owners, Admins రెండు అనుమతులూ కలిగి ఉంటారు; Agent పాత్రకు వ్యూ-ఓన్లీ యాక్సెస్ — ఆటోమేషన్లు మొత్తం వర్క్స్పేస్ తరఫున కస్టమర్లకు జవాబిస్తాయి కాబట్టి వాటిని నిర్మించడం డిఫాల్ట్ ఆపరేటర్ సీట్లో ఉద్దేశపూర్వకంగా లేదు. అనుమతుల మ్యాట్రిక్స్లో ఏ కస్టమ్ పాత్రకైనా Owners దీన్ని మార్చవచ్చు.