టీమ్ సభ్యులు & పాత్రలు
మీ వర్క్‌స్పేస్‌కు ఎవరికి యాక్సెస్ ఉందో నిర్వహించండి, నిర్దిష్ట అనుమతులతో పాత్రలను కేటాయించండి, మీ టీమ్ నిర్మాణానికి తగిన కస్టమ్ పాత్రలను సృష్టించండి.
అవలోకనం#
ప్రతి Respondo వర్క్‌స్పేస్ ఒక సంస్థ — అందులో టీమ్ సభ్యులు కలిసి సంభాషణలపై పని చేస్తారు, AI ఏజెంట్లను నిర్వహిస్తారు, కస్టమర్ సపోర్ట్‌ను చూసుకుంటారు. మీ వర్క్‌స్పేస్‌కు యాక్సెస్ ఉన్న వ్యక్తులే టీమ్ సభ్యులు.
ఆహ్వానం & నిర్వహణ
ఈమెయిల్ ద్వారా టీమ్ సభ్యులను ఆహ్వానించండి, ఆహ్వానం సమయంలోనే పాత్ర కేటాయించండి, యాక్టివ్ సభ్యులందరినీ ఒకే చోట నుంచి నిర్వహించండి.
అంతర్నిర్మిత పాత్రలు
4 డిఫాల్ట్ పాత్రలు — Owner, Admin, Agent, Member — చాలా టీమ్ నిర్మాణాలకు ఇవి ఉన్నవి ఉన్నట్టుగానే సరిపోతాయి.
కస్టమ్ పాత్రలు
నిర్దిష్ట టీమ్ అవసరాల కోసం సూక్ష్మ స్థాయి అనుమతులతో పాత్రలు సృష్టించండి — ఉదాహరణకు రీడ్-ఓన్లీ విశ్లేషకులు లేదా ఛానెల్ మేనేజర్లు.
టీమ్ సభ్యులను ఆహ్వానించడం#
కొత్త టీమ్ సభ్యుడిని ఆహ్వానించడానికి Settings → Workspace → Teammates కు వెళ్లి Invite teammate క్లిక్ చేయండి.
| దశ | వివరణ |
|---|---|
| 1. ఈమెయిల్ నమోదు చేయండి | మీరు ఆహ్వానించాలనుకుంటున్న వ్యక్తి ఈమెయిల్ చిరునామాను టైప్ చేయండి. |
| 2. పాత్ర ఎంచుకోండి | అంతర్నిర్మిత లేదా కస్టమ్ పాత్రల నుంచి ఎంచుకోండి. ఆ వ్యక్తి ఏమి చూడగలరు, ఏమి చేయగలరు అనేది ఇదే నిర్ణయిస్తుంది. |
| 3. టీమ్‌లు కేటాయించండి (ఐచ్ఛికం) | ఆహ్వానితుడు చేరాల్సిన ఇన్‌బాక్స్ టీమ్‌లను ఎంచుకోండి; వారు ఆమోదించిన వెంటనే ఆ టీమ్‌ల ఎస్కలేషన్ రొటేషన్‌లో చేరతారు. |
| 4. ఆహ్వానం పంపండి | ప్రత్యేకమైన ఆహ్వాన లింక్‌తో ఒక ఈమెయిల్ వెళ్తుంది. ఆ లింక్ గడువు 7 రోజుల తర్వాత ముగుస్తుంది. |
| 5. ఆహ్వానం స్వీకరించండి | ఆహ్వానితుడు లింక్‌ను క్లిక్ చేసి, పాస్‌వర్డ్ సృష్టించి, వర్క్‌స్పేస్‌లో చేరతారు. |
మీరు ఆహ్వాన లింక్‌ను కాపీ చేసి నేరుగా (ఉదా. Slack ద్వారా) పంచుకోవచ్చు కూడా. పెండింగ్‌లో ఉన్న ఆహ్వానాలను Invited ట్యాబ్ నుంచి మళ్లీ పంపవచ్చు లేదా రద్దు చేయవచ్చు. పెండింగ్ ఆహ్వానాన్ని మళ్లీ పంపేటప్పుడు, అది ఆమోదానికి ముందు దాని పాత్రను, టీమ్‌లను మార్చుకోవచ్చు.
పాత్రలు & అనుమతులు#
Respondoలో 4 అంతర్నిర్మిత పాత్రలు ఉంటాయి. ప్రతి పాత్రకూ ముందే నిర్ణయించిన అనుమతుల సెట్ ఉంటుంది, అది వర్క్‌స్పేస్ అంతటా ఫీచర్లకు యాక్సెస్‌ను నియంత్రిస్తుంది.
అన్నింటికీ పూర్తి యాక్సెస్. బిల్లింగ్ నిర్వహించవచ్చు, వర్క్‌స్పేస్ తొలగించవచ్చు, యాజమాన్యాన్ని బదిలీ చేయవచ్చు. ఈ పాత్రను తొలగించలేరు.
డిఫాల్ట్‌గా అన్ని ఫీచర్లకూ పూర్తి యాక్సెస్ — బిల్లింగ్, ఆర్గనైజేషన్ సెట్టింగ్‌లతో సహా; వర్క్‌స్పేస్ తొలగింపు, యాజమాన్య బదిలీ మాత్రం మినహాయింపు. టీమ్ సభ్యులను ఆహ్వానించవచ్చు, పాత్రలను నిర్వహించవచ్చు, AI ఏజెంట్లను కాన్ఫిగర్ చేయవచ్చు, అనలిటిక్స్ చూడవచ్చు. అనుమతుల మ్యాట్రిక్స్‌లో (Roles ట్యాబ్ → Manage permissions) Owner Admin అనుమతులను కుదించవచ్చు.
సంభాషణలను చూడవచ్చు, వాటికి బదులివ్వవచ్చు, ఇన్‌బాక్స్ వాడవచ్చు, నాలెడ్జ్ బేస్‌ను చూడవచ్చు. సెట్టింగ్‌లు మార్చలేరు, టీమ్ సభ్యులను నిర్వహించలేరు, AI ఏజెంట్లను కాన్ఫిగర్ చేయలేరు.
రీడ్-ఓన్లీ యాక్సెస్. సంభాషణలు, రిపోర్టులు చూడవచ్చు కానీ బదులివ్వలేరు, ఏ డేటానూ మార్చలేరు. కార్యనిర్వహణ యాక్సెస్ అక్కర్లేకుండా పరిస్థితి మాత్రమే తెలుసుకోవాల్సిన భాగస్వాములకు ఇది సరైనది.
Teammates ట్యాబ్ నుంచి Owner లేదా Admin ఎప్పుడైనా పాత్రలను మార్చవచ్చు.
టీమ్ సభ్యుడిని తొలగించినప్పుడు, వారి ఓపెన్, స్నూజ్ చేసిన సంభాషణలు ఏజెంట్ అసైన్‌మెంట్ సెట్టింగ్‌లను (round-robin) ఉపయోగించి మిగిలిన సభ్యులకు ఆటోమేటిక్‌గా పంపిణీ అవుతాయి. అర్హులైన సభ్యులు ఎవరూ లేకపోతే, ఆ సంభాషణలు కేటాయింపు లేకుండా Needs human క్యూలోకి వెళ్తాయి — ఇన్‌బాక్స్ నుంచి ఏదీ మాయం కాదు. పరిష్కృత సంభాషణల్లో తొలగించిన సభ్యుడు చారిత్రక అసైనీగా అలాగే ఉంటారు. తొలగించిన సభ్యుడు వర్క్‌స్పేస్‌లోని అన్ని టీమ్‌ల నుంచీ తీసివేయబడతారు.
కస్టమ్ పాత్రలు#
మరింత సూక్ష్మ నియంత్రణ కోసం నిర్దిష్ట అనుమతులతో కస్టమ్ పాత్రలు సృష్టించండి. దీనికి Settings → Workspace → Teammates → Roles tab → Manage permissions కు వెళ్లండి.
అనుమతుల మ్యాట్రిక్స్ అనుమతులను గ్రూపులుగా వర్గీకరిస్తుంది:
| గ్రూప్ | దేనికి యాక్సెస్‌ను నియంత్రిస్తుంది |
|---|---|
| Conversations | సంభాషణలను చూడటం, బదులివ్వడం, కేటాయించడం, పరిష్కరించడం, నిర్వహించడం |
| Knowledge | నాలెడ్జ్ బేస్ ఆర్టికల్స్, కస్టమ్ జవాబులు, AI శిక్షణ డేటా నిర్వహణ |
| AI Agents | AI ఏజెంట్లను సృష్టించడం, కాన్ఫిగర్ చేయడం, తొలగించడం |
| Channels | కమ్యూనికేషన్ ఛానెళ్ల నిర్వహణ (విడ్జెట్, ఈమెయిల్, ఇంటిగ్రేషన్‌లు) |
| Apps | యాప్‌ల ఇన్‌స్టాలేషన్, కాన్ఫిగరేషన్, సంభాషణల నుంచి యాప్ చర్యలు నడపడం, రీఫండ్‌ల వంటి ఆర్థిక చర్యలు |
| Improve | AI ఇన్సైట్‌లు, నాలెడ్జ్ లోటులు, గైడెన్స్ నియమాలు, కస్టమ్ జవాబులు |
| Analytics | Reports విభాగం, డ్యాష్‌బోర్డ్‌లను చూడటం |
| Contacts | కాంటాక్ట్ డైరెక్టరీ (CRM) చూడటం, నిర్వహించడం |
| Outbound | అవుట్‌బౌండ్ క్యాంపెయిన్‌లు, సిరీస్‌లను చూడటం, సృష్టించడం, నడపడం |
| Team | టీమ్ సభ్యులను ఆహ్వానించడం, పాత్రలు మార్చడం, సభ్యులను తొలగించడం |
| Organization | వర్క్‌స్పేస్ పేరు, టైమ్‌జోన్, వర్క్‌స్పేస్ మొత్తానికి వర్తించే సెట్టింగ్‌లు |
| Tags | సంభాషణ ట్యాగ్‌లను సృష్టించడం, సవరించడం, తొలగించడం |
| Macros | సేవ్ చేసిన జవాబులను వాడటం, నిర్వహించడం |
| Workflows | జవాబిచ్చే, రూట్ చేసే, సంభాషణలను మూసివేసే ఆటోమేషన్‌లను చూడటం, నిర్వహించడం |
| Settings | పని వేళలు, బహుభాషా సెట్టింగ్‌లు, వర్క్‌స్పేస్ స్థాయి కాన్ఫిగరేషన్ |
కస్టమ్ పాత్ర సృష్టించడానికి Roles ట్యాబ్‌లో Create Role క్లిక్ చేయండి. దానికి పేరు, వివరణ ఇచ్చి, ఆ తర్వాత అనుమతుల మ్యాట్రిక్స్‌లో ఒక్కో అనుమతిని ఆన్/ఆఫ్ చేయండి. అన్ని పాత్రల అనుమతులనూ ఫ్యాక్టరీ సెట్టింగ్‌లకు తిరిగి తీసుకురావడానికి Reset to Defaults కూడా వాడవచ్చు.
యాక్టివిటీ లాగ్‌లు#
వర్క్‌స్పేస్‌లో టీమ్ సభ్యుల చర్యల కాలానుక్రమ రికార్డును Activity Logs ట్యాబ్ ఇస్తుంది — ఎవరు ఏమి చేశారు, ఎప్పుడు చేశారు. మార్పులను ఆడిట్ చేయడానికి, టీమ్ కార్యకలాపాలను ట్రాక్ చేయడానికి ఇది ఉపయోగపడుతుంది.