Kanał e-mail
Zamień adres wsparcia w rodzaju support@yourcompany.com w kanał Respondo: klienci piszą do Ciebie e-mailem, agent AI lub członkowie zespołu odpowiadają z tego samego adresu, a każdy wątek ląduje we wspólnej skrzynce.
Przegląd#
Kanał e-mail ma dwie niezależne połowy. Odbieranie działa natychmiast: każdy kanał e-mail dostaje gwarantowany adres odbiorczy Respondo, a Ty przekierowujesz na niego istniejącą skrzynkę (albo wskazujesz rekordy MX swojej domeny na Respondo). Wysyłanie z własnej domeny wymaga jednorazowej weryfikacji DNS (DKIM/SPF), dzięki czemu odpowiedzi wychodzą podpisane jako Twoja marka zamiast z generycznego adresu.
Jeden adres
Klienci piszą na Twój adres wsparcia, a Twoje odpowiedzi przychodzą z tego samego adresu — bez osobnych skrzynek "from" i "to".
Gwarantowana skrzynka
Adres odbiorczy wystawiany przez platformę jest tworzony dla każdego kanału i zawsze przyjmuje pocztę — nawet jeśli nigdy nie zweryfikujesz własnej domeny.
Markowe wysyłanie
Opublikuj raz kilka rekordów DNS, a wychodzące odpowiedzi będą podpisywane DKIM i SPF Twojej własnej domeny.
Podłączanie e-maila#
Przejdź do Ustawienia → Kanały, dodaj kanał i wybierz E-mail. Trzykrokowy kreator przeprowadzi Cię przez konfigurację:
| Krok | Co się dzieje |
|---|---|
| 1. Skrzynka i wysyłanie | Nazwij kanał, wpisz swój adres wsparcia (np. support@yourcompany.com) i ustaw tożsamość nadawcy — wyświetlaną nazwę, podpis, awatar i format odpowiedzi. Kliknięcie Dalej udostępnia skrzynkę i rejestruje Twoją domenę wysyłkową, a potem pokazuje rekordy DNS do opublikowania. |
| 2. Agent AI | Wybierz, kto odpowiada na nowe rozmowy e-mail — jeden z Twoich agentów AI albo Tylko ludzie, by kierować wszystko prosto do zespołu. |
| 3. Uruchomienie | Przejrzyj adres, odpowiadającego agenta i status odbierania, a następnie aktywuj kanał. Uruchomienie wymaga wcześniejszego potwierdzenia odbierania. |
Opcje nadawcy ustawiane w kroku 1 (i edytowalne później ze strony kanału):
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nazwa kanału | Wewnętrzna etykieta widoczna w całym panelu — lista kanałów, filtry skrzynki, raporty. Klienci nigdy jej nie widzą. |
| Adres wsparcia | Jedyny adres kanału — klienci na niego piszą, a Twoje odpowiedzi są z niego wysyłane. |
| Wyświetlana nazwa | Nazwa nadawcy pokazywana w kliencie pocztowym odbiorcy (Gmail, Outlook, Apple Mail) — np. "Acme Support". |
| Podpis | Podpis w Markdown dołączany do każdej wychodzącej odpowiedzi jako miękka stopka. |
| Format odpowiedzi | Stylowany HTML (sformatowany tekst i obrazy inline — zalecane) lub czysty tekst (e-mail tekstowy, w ogóle bez części HTML). |
| Awatar | Opcjonalny awatar kanału pokazywany obok odpowiedzi; gdy pusty, używany jest awatar agenta AI. |
Możesz opuścić kreatora i wrócić — kanał wznawia się w miejscu, w którym skończysz, a konfiguracja w toku widnieje na liście kanałów, dopóki kanał nie ruszy.
Twój adres odbiorczy#
Każdy kanał e-mail dostaje adres odbiorczy wystawiany przez platformę — unikalny adres w domenie pocztowej Respondo, zbudowany ze sluga Twojej przestrzeni roboczej, np. support-acme@mail.respondo.ai (drugi kanał e-mail dostaje krótki sufiks, np. support-acme-1f2a@). To Twój gwarantowany adres skrzynki: poczta wysłana (lub przekierowana) na niego zawsze ląduje w Respondo, działa od chwili udostępnienia skrzynki i zostaje z Tobą na stałe — również jeśli całkowicie pominiesz weryfikację własnej domeny.
Aby odbierać pocztę klientów na własnym adresie, skonfiguruj jedno z poniższych:
| Metoda | Jak działa |
|---|---|
| Przekierowanie (zalecane) | W istniejącej skrzynce dodaj regułę, która przekierowuje pocztę wysłaną na Twój adres wsparcia na adres odbiorczy — i zachowaj kopię. Każdy e-mail ląduje wtedy zarówno w Twojej skrzynce, jak i w Respondo. W Gmailu: Ustawienia → Przekazywanie i POP/IMAP → Dodaj adres przekazywania → potwierdź → "przekaż kopię i zachowaj kopię Gmaila w Odebranych". W Outlooku / Microsoft 365: Reguły → przekaż kopię, zostaw włączone "zachowaj kopię". |
| Rekordy MX (zaawansowane) | Zamiast tego wskaż rekordy MX swojej domeny na Respondo. Poczta trafia wtedy tylko do Respondo, nie do starej skrzynki. Wiersz przychodzącego MX w tabeli DNS jest oznaczony jako opcjonalny — pomiń go, jeśli przekierowujesz. |
Dopóki kanał nie ruszy, przychodząca poczta parkuje w panelu "Odebrane podczas konfiguracji" zamiast w skrzynce. To tutaj pojawia się e-mail potwierdzający przekierowanie od Twojego dostawcy poczty — Respondo automatycznie wyciąga kod lub link potwierdzenia (Gmail wysyła link, niektórzy dostawcy wysyłają kod), więc możesz dokończyć przekierowanie bez opuszczania strony. Poczta konfiguracyjna jest widoczna tylko podczas konfiguracji i nigdy nie jest importowana do prawdziwej skrzynki. Sam e-mail potwierdzenia nie weryfikuje odbierania — dokończ potwierdzenie, a potem wyślij testowy e-mail na swój adres wsparcia; pierwszy prawdziwy przekierowany e-mail przełącza odznakę odbierania na Zweryfikowane.
Własna domena wysyłkowa#
Aby wysyłać odpowiedzi z własnego adresu, zarejestruj domenę wysyłkową: wpisz nazwę skrzynki (część przed @, domyślnie support) i swoją domenę — np. support@example.com albo subdomenę taką jak help.example.com — a potem kliknij Zarejestruj i pobierz rekordy DNS. Respondo rejestruje domenę i pokazuje rekordy DNS do opublikowania.
| Krok | Opis |
|---|---|
| 1. Opublikuj rekordy | Otwórz panel DNS u dostawcy hostującego Twoją domenę — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53 itd. — i dodaj każdy pokazany wiersz. DKIM i SPF są wymagane; opcjonalny jest tylko wiersz przychodzącego MX (i DMARC) — pomiń przychodzący MX, jeśli przekierowujesz. Każda wartość ma przycisk kopiowania. Częsta pułapka: kolumna Host zawiera już prefiks Twojej subdomeny, więc nie doklejaj do niej domeny ponownie. |
| 2. Poczekaj na weryfikację | Weryfikacja odpytuje automatycznie — strona sprawdza ponownie co 15 sekund, a każdy rekord przełącza się z oczekuje na zweryfikowany w miarę propagacji DNS. Większość dostawców akceptuje rekordy w mniej niż 30 minut. Możesz też kliknąć Zweryfikuj teraz, by sprawdzić od razu. |
| 3. Wysyłanie się odblokowuje | Gdy domena się zweryfikuje, odpowiedzi wychodzą z Twojego adresu, podpisane Twoim DKIM i SPF. Do tego czasu wysyłka pozostaje wstrzymana — Respondo nie wyśle z niezweryfikowanej domeny. |
Rekordy DKIM/SPF są dodawane obok istniejącej konfiguracji poczty — pozwalają Respondo wysyłać jako Twoja domena bez zastępowania obecnego dostawcy poczty.
Domeny, marki i limity#
Respondo mierzy domeny wysyłkowe markami — tożsamościami widocznymi dla klienta, które mają kształt domeny głównej. Reguła:
- Kolejne adresy na domenie, z której już wysyłasz —
sales@,billing@, albo subdomeny takie jakhelp.example.com— są darmowe i nielimitowane. - Nowa domena główna (np. dodanie example.de obok example.com) zużywa slot marki.
| Plan | Marki w cenie |
|---|---|
| Startup ($99/mo) | 1 |
| Growth ($219/mo) | 5 |
| Business ($499/mo) | 10 |
Ponad zawarty przydział plany Growth i Business mogą dokupić dodatkowe sloty marek po $29/mo za każdy. Domeny już zweryfikowane nigdy nie są odbierane przy zmianie planu — względem przydziału sprawdzana jest tylko następna nowa domena główna.
support@respondo.ai i zostanie przeniesiona.Nazwy nadawców w skrzynce klienta#
To, kto figuruje jako nadawca, zależy od tego, kto napisał odpowiedź:
| Autor | Nazwa nadawcy |
|---|---|
| Agent AI | Wyświetlana nazwa kanału — marka skrzynki, np. "Acme Support". |
| Członek zespołu | Własne imię członka zespołu plus Twoja firma — "Sarah from Acme" — dzięki czemu ludzkie odpowiedzi brzmią osobiście. |
Część firmowa pochodzi z ustawienia nazwy firmy agenta AI (z fallbackiem na nazwę przestrzeni roboczej), a sam adres e-mail to zawsze adres wsparcia kanału. Odpowiedzi klientów idą na ten sam adres, więc wątek płynie z powrotem do Respondo przez Twoje przekierowanie lub konfigurację MX.
Uruchomienie i zarządzanie kanałem#
Ostatni krok kreatora podsumowuje adres, odpowiadającego agenta i status odbierania. Uruchom staje się dostępne po potwierdzeniu odbierania — albo potwierdzenie przekierowania dotarło do panelu konfiguracji, albo MX Twojej domeny wskazuje na Respondo. Odzwierciedla to kontrolę po stronie serwera: kanału z własnym adresem nie da się aktywować z niepotwierdzonym odbieraniem, więc poczta nie może po cichu trafiać donikąd.
Po uruchomieniu strona ustawień kanału pozwala edytować wszystko: tożsamość nadawcy, odpowiadającego agenta, rekordy DNS (schowane po weryfikacji za rozwijaną sekcją "Zobacz rekordy DNS") i kartę adresu odbiorczego z Twoim gwarantowanym adresem i jego odznaką weryfikacji. Trzymaj regułę przekierowania wycelowaną w adres odbiorczy, żeby poczta klientów dalej przychodziła.