ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਤੇ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ
ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਵਰਕਸਪੇਸ ਤੱਕ ਕਿਸ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਹੈ, ਖ਼ਾਸ ਹੱਕਾਂ ਵਾਲੀਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਸੌਂਪੋ, ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਦੇ ਢਾਂਚੇ ਮੁਤਾਬਕ ਆਪਣੀਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਬਣਾਓ।
ਝਲਕ#
ਹਰ Respondo ਵਰਕਸਪੇਸ ਇੱਕ ਸੰਸਥਾ ਹੈ, ਜਿੱਥੇ ਟੀਮ ਦੇ ਮੈਂਬਰ ਰਲ ਕੇ ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਸੰਭਾਲਦੇ ਹਨ, AI ਏਜੰਟ ਚਲਾਉਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਗਾਹਕਾਂ ਦੀ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਉਹ ਲੋਕ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਕੋਲ ਤੁਹਾਡੇ ਵਰਕਸਪੇਸ ਦੀ ਪਹੁੰਚ ਹੈ।
ਸੱਦਾ ਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧ
ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਸੱਦੋ, ਸੱਦੇ ਵੇਲੇ ਹੀ ਭੂਮਿਕਾ ਸੌਂਪੋ, ਅਤੇ ਸਰਗਰਮ ਮੈਂਬਰਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਇੱਕੋ ਥਾਂ ਤੋਂ ਕਰੋ।
ਬਣੀਆਂ-ਬਣਾਈਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ
4 ਮੂਲ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ — Owner, Admin, Agent ਅਤੇ Member — ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਸੋਧ ਦੇ ਬਹੁਤੇ ਟੀਮ-ਢਾਂਚਿਆਂ ਲਈ ਕਾਫ਼ੀ ਹਨ।
ਆਪਣੀਆਂ ਬਣਾਈਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ
ਟੀਮ ਦੀਆਂ ਖ਼ਾਸ ਲੋੜਾਂ ਲਈ ਬਰੀਕੀ ਨਾਲ ਚੁਣੇ ਹੱਕਾਂ ਵਾਲੀਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਬਣਾਓ — ਜਿਵੇਂ ਸਿਰਫ਼ ਪੜ੍ਹਨ ਵਾਲੇ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਕ ਜਾਂ ਚੈਨਲ ਸੰਭਾਲਣ ਵਾਲੇ।
ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਸੱਦਣਾ#
ਨਵਾਂ ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਸੱਦਣ ਲਈ Settings → Workspace → Teammates ਉੱਤੇ ਜਾਓ ਅਤੇ Invite teammate ਦਬਾਓ।
| ਕਦਮ | ਵੇਰਵਾ |
|---|---|
| 1. ਈਮੇਲ ਭਰੋ | ਜਿਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਸੱਦਣਾ ਹੈ, ਉਸ ਦਾ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਲਿਖੋ। |
| 2. ਭੂਮਿਕਾ ਚੁਣੋ | ਬਣੀਆਂ-ਬਣਾਈਆਂ ਜਾਂ ਆਪਣੀਆਂ ਬਣਾਈਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਚੁਣੋ। ਇਸੇ ਤੋਂ ਤੈਅ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਵਿਅਕਤੀ ਕੀ ਵੇਖ ਅਤੇ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। |
| 3. ਟੀਮਾਂ ਸੌਂਪੋ (ਚੋਣਵਾਂ) | ਇਨਬਾਕਸ ਦੀਆਂ ਉਹ ਟੀਮਾਂ ਚੁਣੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਸੱਦੇ ਵਿਅਕਤੀ ਨੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣਾ ਹੈ; ਸੱਦਾ ਕਬੂਲਦਿਆਂ ਹੀ ਉਹ ਉਨ੍ਹਾਂ ਟੀਮਾਂ ਦੀ ਐਸਕੇਲੇਸ਼ਨ-ਰੋਟੇਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। |
| 4. ਸੱਦਾ ਭੇਜੋ | ਖ਼ਾਸ ਸੱਦਾ-ਲਿੰਕ ਵਾਲੀ ਈਮੇਲ ਭੇਜੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਲਿੰਕ 7 ਦਿਨਾਂ ਬਾਅਦ ਖ਼ਤਮ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। |
| 5. ਸੱਦਾ ਕਬੂਲੋ | ਸੱਦਿਆ ਵਿਅਕਤੀ ਲਿੰਕ ਦਬਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਪਾਸਵਰਡ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵਰਕਸਪੇਸ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। |
ਤੁਸੀਂ ਸੱਦਾ-ਲਿੰਕ ਕਾਪੀ ਕਰਕੇ ਆਪ ਵੀ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹੋ (ਜਿਵੇਂ Slack ਰਾਹੀਂ)। ਬਕਾਇਆ ਸੱਦੇ Invited ਟੈਬ ਤੋਂ ਮੁੜ ਭੇਜੇ ਜਾਂ ਰੱਦ ਕੀਤੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਬਕਾਇਆ ਸੱਦੇ ਨੂੰ ਮੁੜ ਭੇਜਣ ਵੇਲੇ, ਕਬੂਲ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਉਸ ਦੀ ਭੂਮਿਕਾ ਅਤੇ ਟੀਮਾਂ ਵੀ ਬਦਲੀਆਂ ਜਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਤੇ ਹੱਕ#
Respondo ਵਿੱਚ 4 ਬਣੀਆਂ-ਬਣਾਈਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਹਨ। ਹਰ ਭੂਮਿਕਾ ਨਾਲ ਹੱਕਾਂ ਦਾ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਤੈਅ ਸਮੂਹ ਜੁੜਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਪੂਰੇ ਵਰਕਸਪੇਸ ਵਿੱਚ ਸਹੂਲਤਾਂ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਤੈਅ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਹਰ ਚੀਜ਼ ਤੱਕ ਪੂਰੀ ਪਹੁੰਚ। ਬਿਲਿੰਗ ਸੰਭਾਲ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਵਰਕਸਪੇਸ ਮਿਟਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਮਾਲਕੀ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਨੂੰ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਨੂੰ ਹਟਾਇਆ ਨਹੀਂ ਜਾ ਸਕਦਾ।
ਮੂਲ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਹਰ ਸਹੂਲਤ ਤੱਕ ਪੂਰੀ ਪਹੁੰਚ, ਬਿਲਿੰਗ ਅਤੇ ਸੰਸਥਾ ਦੀਆਂ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਸਮੇਤ — ਸਿਰਫ਼ ਵਰਕਸਪੇਸ ਮਿਟਾਉਣਾ ਜਾਂ ਮਾਲਕੀ ਸੌਂਪਣਾ ਨਹੀਂ। ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਸੱਦ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਸੰਭਾਲ ਸਕਦਾ ਹੈ, AI ਏਜੰਟ ਸੈੱਟ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਵੇਖ ਸਕਦਾ ਹੈ। Owner ਹੱਕਾਂ ਦੇ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ (Roles ਟੈਬ → Manage permissions) ਵਿੱਚ Admin ਦੇ ਹੱਕ ਸੌੜੇ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਵੇਖ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ, Inbox ਵਰਤ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਨਹੀਂ ਬਦਲ ਸਕਦਾ, ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਨਹੀਂ ਸੰਭਾਲ ਸਕਦਾ ਅਤੇ ਨਾ ਹੀ AI ਏਜੰਟ ਸੈੱਟ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਸਿਰਫ਼ ਪੜ੍ਹਨ ਦੀ ਪਹੁੰਚ। ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਤੇ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਵੇਖ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਨਾ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਨਾ ਕੋਈ ਡਾਟਾ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਢੁਕਵਾਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਕੰਮ ਵਿੱਚ ਦਖ਼ਲ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਸਿਰਫ਼ ਹਾਲਾਤ ਵੇਖਣੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵੇਲੇ Owner ਜਾਂ Admin ਵੱਲੋਂ Teammates ਟੈਬ ਤੋਂ ਬਦਲੀਆਂ ਜਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਹਟਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਸ ਦੀਆਂ ਖੁੱਲ੍ਹੀਆਂ ਅਤੇ ਸਨੂਜ਼ ਕੀਤੀਆਂ ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਏਜੰਟ ਦੀਆਂ ਸੌਂਪਣੀ-ਸੈਟਿੰਗਾਂ (round-robin) ਮੁਤਾਬਕ ਬਾਕੀ ਟੀਮ ਮੈਂਬਰਾਂ ਵਿੱਚ ਆਪੇ ਵੰਡ ਦਿੱਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਜੇ ਕੋਈ ਯੋਗ ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਉਪਲਬਧ ਨਾ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਉਹ ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਬਿਨਾਂ ਸੌਂਪੇ Needs human ਕਤਾਰ ਵਿੱਚ ਚਲੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਜੋ ਇਨਬਾਕਸ ਵਿੱਚੋਂ ਕੁਝ ਵੀ ਗੁਆਚੇ ਨਾ। ਹੱਲ ਹੋਈਆਂ ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਉੱਤੇ ਹਟਾਇਆ ਮੈਂਬਰ ਇਤਿਹਾਸਕ ਸੌਂਪਣੀ ਵਜੋਂ ਹੀ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ। ਹਟਾਇਆ ਮੈਂਬਰ ਵਰਕਸਪੇਸ ਦੀਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਟੀਮਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਵੀ ਕੱਢ ਦਿੱਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਆਪਣੀਆਂ ਬਣਾਈਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ#
ਹੋਰ ਬਰੀਕ ਕੰਟਰੋਲ ਲਈ ਖ਼ਾਸ ਹੱਕਾਂ ਵਾਲੀਆਂ ਆਪਣੀਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਬਣਾਓ। Settings → Workspace → Teammates → Roles tab → Manage permissions ਉੱਤੇ ਜਾਓ।
ਹੱਕਾਂ ਦਾ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਹੱਕਾਂ ਨੂੰ ਸਮੂਹਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਦਾ ਹੈ:
| ਸਮੂਹ | ਕਿਸ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਤੈਅ ਕਰਦਾ ਹੈ |
|---|---|
| Conversations | ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਵੇਖਣਾ, ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ, ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਸੌਂਪਣਾ, ਹੱਲ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਸੰਭਾਲਣਾ |
| Knowledge | ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਦੇ ਲੇਖ, ਆਪਣੇ ਬਣਾਏ ਜਵਾਬ ਅਤੇ AI ਦੀ ਸਿਖਲਾਈ ਦਾ ਡਾਟਾ ਸੰਭਾਲਣਾ |
| AI Agents | AI ਏਜੰਟ ਬਣਾਉਣਾ, ਸੈੱਟ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਮਿਟਾਉਣਾ |
| Channels | ਸੰਪਰਕ ਦੇ ਚੈਨਲ ਸੰਭਾਲਣਾ (ਵਿਜੇਟ, ਈਮੇਲ, ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ) |
| Apps | ਐਪਾਂ ਦੀ ਇੰਸਟਾਲੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਸੈੱਟਅੱਪ, ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਐਪ-ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਚਲਾਉਣਾ, ਅਤੇ ਰਿਫ਼ੰਡ ਵਰਗੀਆਂ ਵਿੱਤੀ ਕਾਰਵਾਈਆਂ |
| Improve | AI insights, ਗਿਆਨ ਦੀਆਂ ਘਾਟਾਂ, guidance ਨਿਯਮ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਬਣਾਏ ਜਵਾਬ |
| Analytics | Reports ਭਾਗ ਅਤੇ ਡੈਸ਼ਬੋਰਡ ਵੇਖਣਾ |
| Contacts | ਸੰਪਰਕਾਂ ਦੀ ਡਾਇਰੈਕਟਰੀ (CRM) ਵੇਖਣਾ ਅਤੇ ਸੰਭਾਲਣਾ |
| Outbound | ਆਊਟਬਾਊਂਡ ਮੁਹਿੰਮਾਂ ਅਤੇ ਸੀਰੀਜ਼ ਵੇਖਣਾ, ਬਣਾਉਣਾ ਅਤੇ ਚਲਾਉਣਾ |
| Team | ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਸੱਦਣਾ, ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਬਦਲਣਾ ਅਤੇ ਮੈਂਬਰ ਹਟਾਉਣਾ |
| Organization | ਵਰਕਸਪੇਸ ਦਾ ਨਾਂ, ਸਮਾਂ-ਖੇਤਰ ਅਤੇ ਪੂਰੇ ਵਰਕਸਪੇਸ ਦੀਆਂ ਸੈਟਿੰਗਾਂ |
| Tags | ਗੱਲਬਾਤ ਦੇ ਟੈਗ ਬਣਾਉਣਾ, ਸੋਧਣਾ ਅਤੇ ਮਿਟਾਉਣਾ |
| Macros | ਸਾਂਭੇ ਜਵਾਬ ਵਰਤਣਾ ਅਤੇ ਸੰਭਾਲਣਾ |
| Workflows | ਉਹ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਵੇਖਣਾ ਅਤੇ ਸੰਭਾਲਣਾ ਜੋ ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੀਆਂ, ਰੂਟ ਕਰਦੀਆਂ ਅਤੇ ਬੰਦ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ |
| Settings | ਕੰਮ ਦੇ ਘੰਟੇ, ਬਹੁ-ਭਾਸ਼ਾਈ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਅਤੇ ਵਰਕਸਪੇਸ-ਪੱਧਰੀ ਸੈੱਟਅੱਪ |
ਆਪਣੀ ਭੂਮਿਕਾ ਬਣਾਉਣ ਲਈ Roles ਟੈਬ ਉੱਤੇ Create Role ਦਬਾਓ। ਇਸ ਨੂੰ ਨਾਂ ਅਤੇ ਵੇਰਵਾ ਦਿਓ, ਫਿਰ ਹੱਕਾਂ ਦੇ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ-ਇੱਕ ਹੱਕ ਚਾਲੂ ਜਾਂ ਬੰਦ ਕਰੋ। ਸਾਰੀਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਦੇ ਹੱਕ ਮੁੜ ਫ਼ੈਕਟਰੀ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਉੱਤੇ ਲਿਆਉਣ ਲਈ Reset to Defaults ਵੀ ਵਰਤਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਸਰਗਰਮੀ ਦੇ ਲੌਗ#
Activity Logs ਟੈਬ ਵਰਕਸਪੇਸ ਵਿੱਚ ਟੀਮ ਮੈਂਬਰਾਂ ਦੇ ਕੰਮਾਂ ਦਾ ਸਮੇਂ ਮੁਤਾਬਕ ਰਿਕਾਰਡ ਦਿੰਦੀ ਹੈ — ਕਿਸ ਨੇ ਕੀ ਕੀਤਾ ਅਤੇ ਕਦੋਂ। ਇਹ ਬਦਲਾਵਾਂ ਦੀ ਪੜਤਾਲ ਅਤੇ ਟੀਮ ਦੀ ਸਰਗਰਮੀ ਉੱਤੇ ਨਜ਼ਰ ਰੱਖਣ ਲਈ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ।