Migreren naar Respondo

Stap je over van een andere helpdesk? Breng je kennisbank, gespreksgeschiedenis, opgeslagen antwoorden en workspace-instellingen in één begeleide gang over — een eenmalige import zonder doorlopende verbinding met je oude tool.

Overzicht#

De migratiewizard verbindt met je huidige helpdesk via een read-only API-inloggegeven, toont je precies wat hij vond, laat je kiezen wat je meeneemt en importeert daarna alles op de achtergrond terwijl jij doorwerkt. Als hij klaar is, voeden je artikelen de AI-agent, staan je oude gesprekken met volledige geschiedenis in de Inbox en zijn je opgeslagen antwoorden klaar voor gebruik.

Eenmalige import

Data wordt één keer gekopieerd. Respondo synchroniseert niet terug naar je oude helpdesk en houdt er geen live verbinding mee.

Jij kiest wat meegaat

Elke categorie — artikelen, gesprekken, opgeslagen antwoorden, instellingen — kan aan of uit. Artikelen kun je zelfs stuk voor stuk uitkiezen.

Eerlijke voortgang

Een live voortgangsscherm toont echte tellingen per categorie — geïmporteerd, bijgewerkt, overgeslagen, mislukt — en je kunt op elk moment annuleren.

Het inloggegeven dat je opgeeft wordt alleen voor het lezen van data gebruikt. Een helpdesk verbinden voor migratie maakt geen kanaal aan, installeert geen webhook en verandert niets in je oude workspace.

Ondersteunde bronnen#

Respondo kan importeren uit drie helpdesks. Elk noemt dingen net iets anders — de wizard gebruikt overal de terminologie van de leverancier zelf:

Bron	Kennisbank	Herbruikbare antwoorden
Zendesk	Help Center-artikelen	Macro's
Intercom	Artikelen	Opgeslagen antwoorden (niet beschikbaar — zie beperkingen hieronder)
Freshdesk	Solutions	Canned responses

Je oude helpdesk is een migratiebron, geen kanaal. Na de import leven gesprekken in hun echte kanalen (e-mail, chatwidget) en speelt je oude tool geen rol meer. Om nieuwe berichten te blijven ontvangen, verbind je je kanalen in Respondo — dat doet de migratie niet voor je.

Wat er wordt geïmporteerd#

De import loopt in vier onafhankelijke categorieën. Je kiest welke je meeneemt op de stap Kiezen van de wizard:

Categorie	Wat het wordt in Respondo
Kennisbankartikelen	Gepubliceerde artikelen worden een kennisbron voor de AI-agent die je selecteert — de agent kan er direct uit antwoorden. Je kunt alles importeren of individuele artikelen uitkiezen, met een filter per taal voor meertalige helpcenters.
Oude gesprekken	Tickets en gesprekken komen in de Inbox aan als opgeloste gesprekken met hun volledige berichtgeschiedenis en contacten. Er worden ook hoogwaardige vraag-antwoordparen uit gedolven als trainingsdata, zodat de agent leert hoe je team werkelijk antwoordt.
Macro's / opgeslagen antwoorden / canned responses	Je herbruikbare antwoorden worden opgeslagen antwoorden (Instellingen → Macro's) die teamleden in elk gesprek kunnen invoegen.
Workspace-instellingen	Tijdzone, openingstijdenroosters (inclusief feestdagen) en je bedrijfsnaam. Er wordt niets blind toegepast — de wizard toont een side-by-side-diff van elke instelling, en alleen de wijzigingen die jij accepteert worden geschreven.

Geïmporteerde gesprekken triggeren geen enkele automatisering: geen botantwoorden, geen escalaties, geen notificaties. Ze komen stilletjes aan als geschiedenis. Omdat een mens ze in je oude helpdesk oploste, worden ze gearchiveerd onder Opgelost door team in plaats van Opgelost door AI.

Benodigde inloggegevens#

Elke provider heeft een read-only API-inloggegeven nodig. De Verbinden-stap van de wizard vertelt je precies waar je het aanmaakt:

Bron	Je voert in	Waar je het haalt
Zendesk	Subdomein, admin-e-mailadres en een API-token	In Zendesk: Admin → Apps and integrations → APIs → Zendesk API
Intercom	Access token en je dataregio (VS, EU of Australië)	In de Intercom Developer Hub: maak een interne app aan onder Your apps en kopieer daarna zijn Access Token uit Authentication
Freshdesk	Domein en een API-sleutel	In Freshdesk: Profile settings → View API key (de sleutel van een admin importeert het meest)

Een bron verbinden, een import starten en er een annuleren vereisen het recht kanalen beheren — standaard Owners en Admins, of elke aangepaste rol met het Kanalen-recht ingeschakeld. Teamleden zonder dit recht kunnen de wizard nog steeds openen en de voortgang van een lopende migratie volgen.

De wizard uitvoeren#

Open de migratiehub op /migrate, of bereik hem via Kennis → Bron toevoegen → Overstappen van een helpdesk. Kies je bron en de wizard leidt je door vier stappen:

Stap	Wat er gebeurt
1. Verbinden	Voer het read-only inloggegeven in. Respondo verifieert het en leest je workspace om te tellen wat er te importeren valt.
2. Kiezen	Zet de gewenste categorieën aan, kies de AI-agent die de kennis moet ontvangen en kies optioneel individuele artikelen uit.
3. Preview	Bekijk de diff van workspace-instellingen — elke voorgestelde wijziging wordt naast je huidige waarde getoond, en je accepteert ze stuk voor stuk.
4. Uitvoeren	De import draait als achtergrondtaak met live voortgang per categorie. Je kunt de pagina verlaten en terugkomen — de hub toont de lopende migratie op zijn providerkaart.

Per workspace kan er maar één migratie tegelijk lopen. Je kunt een lopende import annuleren vanaf het voortgangsscherm, en je kunt later een import opnieuw uitvoeren — al geïmporteerde items worden herkend en bijgewerkt of overgeslagen in plaats van gedupliceerd.

Geïmporteerde gesprekken zijn native#

Elk geïmporteerd gesprek wordt toegewezen aan het echte kanaal dat de klant gebruikte — een ticket dat per e-mail binnenkwam wordt een native e-mailgesprek, een chat vanuit een websitemessenger wordt een native widgetgesprek. Er is geen apart "gemigreerd"-kanaal en geen speciaal gemigreerd gedrag: geïmporteerde gesprekken filteren, zoeken, toewijzen en antwoorden precies zoals gesprekken die in Respondo begonnen.

Wanneer het oorspronkelijke kanaal niet te bepalen is, plaatst Respondo het gesprek waar je het daadwerkelijk kunt voortzetten: heeft het contact een bruikbaar e-mailadres, dan wordt het een e-mailgesprek; anders wordt het een widgetgesprek, dat geen adres nodig heeft om leesbaar te blijven.

Je kunt eerst migreren en kanalen later verbinden. Geïmporteerde gesprekken zijn direct leesbaar; is hun kanaal (bijvoorbeeld e-mail) nog niet verbonden, dan vraagt de composer je simpelweg het te verbinden voordat je kunt antwoorden — en zodra je dat doet, worden de geïmporteerde gesprekken automatisch beantwoordbaar.

Beperkingen#

Wat geïmporteerd kan worden, wordt begrensd door wat de publieke API van elke leverancier blootlegt. De wizard is daar eerlijk over — een categorie die een bron niet kan leveren wordt als niet-beschikbaar getoond met de reden, in plaats van stilletjes niets te importeren:

Opgeslagen antwoorden van Intercom kunnen niet worden gemigreerd — de publieke API van Intercom legt ze niet bloot.
Intercom-instellingen dragen alleen de workspace-tijdzone over; de API legt geen openingstijden bloot.
Zeer lange Intercom-gesprekken (meer dan ruwweg 500 delen) worden afgekapt geïmporteerd — de API geeft maximaal 500 delen per gesprek terug.
Zendesk en Freshdesk ondersteunen alle vier de categorieën: gesprekken, kennisbank, herbruikbare antwoorden en instellingen.

Eindigt een run met enkele mislukte categorieën, dan wordt zijn status gerapporteerd als gedeeltelijk en toont het voortgangsscherm welke categorie mislukte en waarom. Je kunt de oorzaak verhelpen (bijvoorbeeld een verlopen API-token) en de import opnieuw uitvoeren.