E-mailkanaal
Maak van een supportadres zoals support@jouwbedrijf.com een Respondo-kanaal: klanten mailen jou, de AI-agent of je teamleden antwoorden vanaf hetzelfde adres, en elke thread landt in de gedeelde inbox.
Overzicht#
Het e-mailkanaal heeft twee onafhankelijke helften. Ontvangen werkt direct: elk e-mailkanaal krijgt een gegarandeerd Respondo-ontvangstadres, en jij stuurt je bestaande mailbox ernaartoe door (of richt de MX-records van je domein op Respondo). Verzenden vanaf je eigen domein vereist een eenmalige DNS-verificatie (DKIM/SPF), zodat antwoorden ondertekend als jouw merk vertrekken in plaats van vanaf een generiek adres.
Eén adres
Klanten mailen je supportadres en je antwoorden komen van datzelfde adres — geen aparte "van"- en "aan"-mailboxen.
Gegarandeerde inbox
Voor elk kanaal wordt een door het platform uitgegeven ontvangstadres aangemaakt dat altijd mail accepteert — ook als je nooit een eigen domein verifieert.
Verzenden onder je merk
Publiceer eenmalig een paar DNS-records en uitgaande antwoorden worden ondertekend met de DKIM en SPF van je eigen domein.
E-mail verbinden#
Ga naar Instellingen → Kanalen, voeg een kanaal toe en kies E-mail. Een wizard van drie stappen leidt je door de setup:
| Stap | Wat er gebeurt |
|---|---|
| 1. Inbox & verzenden | Geef het kanaal een naam, voer je supportadres in (bijv. support@jouwbedrijf.com) en stel de afzenderidentiteit in — weergavenaam, handtekening, avatar en antwoordformaat. Op Volgende klikken provisioneert de inbox en registreert je verzenddomein, en toont daarna de te publiceren DNS-records. |
| 2. AI-agent | Kies wie nieuwe e-mailgesprekken beantwoordt — een van je AI-agents, of Alleen mensen om alles direct naar je team te routeren. |
| 3. Live gaan | Controleer het adres, de beantwoordende agent en de ontvangststatus, en activeer dan het kanaal. Live gaan vereist dat ontvangen eerst bevestigd is. |
Afzenderopties ingesteld in stap 1 (en later te bewerken vanaf de kanaalpagina):
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Kanaalnaam | Intern label dat overal in je dashboard verschijnt — kanalenlijst, inboxfilters, rapporten. Klanten zien het nooit. |
| Supportadres | Het ene adres van het kanaal — klanten mailen ernaar en jouw antwoorden worden ervandaan verstuurd. |
| Weergavenaam | De afzendernaam die in de mailclient van de ontvanger verschijnt (Gmail, Outlook, Apple Mail) — bijv. "Acme Support". |
| Handtekening | Markdown-handtekening die als zachte footer aan elk uitgaand antwoord wordt toegevoegd. |
| Antwoordformaat | Opgemaakte HTML (opgemaakte tekst en inline-afbeeldingen — aanbevolen) of platte tekst (alleen-tekst-e-mail, helemaal geen HTML-deel). |
| Avatar | Optionele kanaalavatar naast antwoorden; valt terug op de avatar van de AI-agent wanneer leeg. |
Je kunt de wizard verlaten en terugkomen — het kanaal gaat verder waar je gebleven was, en een setup-in-uitvoering blijft in je kanalenlijst staan totdat hij live gaat.
Je ontvangstadres#
Elk e-mailkanaal krijgt een door het platform uitgegeven ontvangstadres — een uniek adres op het maildomein van Respondo, opgebouwd uit je workspace-slug, bijv. support-acme@mail.respondo.ai (een tweede e-mailkanaal krijgt een kort achtervoegsel, bijv. support-acme-1f2a@). Het is je gegarandeerde inboxadres: mail die ernaartoe wordt gestuurd (of doorgestuurd) landt altijd in Respondo, het werkt vanaf het moment dat de inbox is geprovisioneerd, en je houdt het permanent — ook als je de verificatie van een eigen domein volledig overslaat.
Om klantmail op je eigen adres te ontvangen, stel je een van de volgende opties in:
| Methode | Hoe het werkt |
|---|---|
| Doorsturen (aanbevolen) | Voeg in je bestaande mailbox een regel toe die mail aan je supportadres doorstuurt naar het ontvangstadres — en bewaar een kopie. Elke e-mail landt dan zowel in je mailbox als in Respondo. In Gmail: Instellingen → Doorsturen en POP/IMAP → Een doorstuuradres toevoegen → bevestigen → "een kopie doorsturen en Gmails kopie in de Inbox bewaren". In Outlook / Microsoft 365: Regels → een kopie doorsturen, laat "kopie bewaren" aan staan. |
| MX-records (geavanceerd) | Richt in plaats daarvan de MX-records van je domein op Respondo. Mail komt dan alleen in Respondo aan, niet in je oude mailbox. De inkomende MX-rij in de DNS-tabel is gemarkeerd als optioneel — sla hem over als je doorstuurt. |
Zolang het kanaal nog niet live is, parkeert inkomende mail in een paneel "Ontvangen tijdens setup" in plaats van in je inbox. Hier verschijnt de doorstuurbevestigingsmail van je mailprovider — Respondo haalt de bevestigingscode of -link er automatisch uit (Gmail stuurt een link, sommige providers een code), zodat je het doorsturen kunt afronden zonder de pagina te verlaten. Setup-mail is alleen zichtbaar tijdens de setup en wordt nooit in je echte inbox geïmporteerd. De bevestigingsmail zelf verifieert het ontvangen niet — rond de bevestiging af en stuur dan een testmail naar je supportadres; de eerste echte doorgestuurde e-mail zet de ontvangstbadge op Geverifieerd.
Eigen verzenddomein#
Om antwoorden vanaf je eigen adres te versturen, registreer je je verzenddomein: voer de mailboxnaam in (het deel vóór de @, standaard support) en je domein — bijv. support@example.com of een subdomein zoals help.example.com — en klik dan op Registreren & DNS-records ophalen. Respondo registreert het domein en toont de te publiceren DNS-records.
| Stap | Beschrijving |
|---|---|
| 1. Publiceer de records | Open het DNS-paneel bij wie je domein ook host — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53, enz. — en voeg elke getoonde rij toe. DKIM en SPF zijn vereist; alleen de inkomende MX-rij (en DMARC) is optioneel — sla de inkomende MX over als je doorstuurt. Elke waarde heeft een kopieerknop. Veelgemaakte fout: de Host-kolom bevat je subdomeinprefix al, dus plak je domein er niet nóg een keer achter. |
| 2. Wacht op verificatie | Verificatie pollt automatisch — de pagina checkt elke 15 seconden opnieuw en elk record springt van in afwachting naar geverifieerd naarmate DNS propageert. De meeste providers accepteren de records binnen 30 minuten. Je kunt ook op Nu verifiëren klikken om direct opnieuw te checken. |
| 3. Verzenden ontgrendelt | Zodra het domein verifieert, vertrekken antwoorden vanaf jouw adres, ondertekend met je DKIM en SPF. Tot die tijd blijft uitgaand verzenden gepauzeerd — Respondo verstuurt niet vanaf een ongeverifieerd domein. |
De DKIM/SPF-records komen naast je bestaande mailsetup — ze laten Respondo als jouw domein verzenden zonder je huidige mailprovider te vervangen.
Domeinen, merken & limieten#
Respondo meet verzenddomeinen af per merk — een identiteit richting de klant, met de vorm van een rootdomein. De regel:
- Meer adressen op een domein waarvandaan je al verzendt —
sales@,billing@, of subdomeinen zoalshelp.example.com— zijn gratis en onbeperkt. - Een nieuw rootdomein (bijv. example.de toevoegen naast example.com) verbruikt een merkslot.
| Plan | Inbegrepen merken |
|---|---|
| Startup ($99/mo) | 1 |
| Growth ($219/mo) | 5 |
| Business ($499/mo) | 10 |
Boven de inbegrepen toewijzing kunnen Growth- en Business-plannen extra merkslots bijkopen voor $29/mo per stuk. Domeinen die je al hebt geverifieerd worden nooit ingetrokken bij een planwissel — alleen het volgende nieuwe rootdomein wordt tegen de toewijzing gecheckt.
support@respondo.ai en het wordt overgedragen.Afzendernamen in de inbox van de klant#
Wie als afzender verschijnt, hangt af van wie het antwoord schreef:
| Auteur | Afzendernaam |
|---|---|
| AI-agent | De weergavenaam van het kanaal — het inboxmerk, bijv. "Acme Support". |
| Teamlid | De eigen naam van het teamlid plus je bedrijf — "Sarah from Acme" — zodat menselijke antwoorden persoonlijk overkomen. |
Het bedrijfsdeel komt uit de bedrijfsnaaminstelling van de AI-agent (met je workspacenaam als fallback), en het e-mailadres zelf is altijd het supportadres van het kanaal. Klantantwoorden gaan naar datzelfde adres, dus de thread blijft via je doorstuur- of MX-setup terugstromen naar Respondo.
Live gaan & het kanaal beheren#
De laatste wizardstap vat het adres, de beantwoordende agent en de ontvangststatus samen. Live gaan wordt ingeschakeld zodra ontvangen bevestigd is — óf de doorstuurbevestiging kwam aan in het setuppaneel, óf de MX van je domein wijst naar Respondo. Dit spiegelt een serverside-check: een kanaal met eigen adres kan niet worden geactiveerd met onbewezen ontvangst, zodat mail niet stilletjes nergens heen kan gaan.
Na het livegaan houdt de instellingenpagina van het kanaal alles bewerkbaar: afzenderidentiteit, de beantwoordende agent, de DNS-records (na verificatie weggestopt achter een "DNS-records bekijken"-uitklapper) en de ontvangstadres-kaart met je gegarandeerde adres en zijn verificatiebadge. Houd je doorstuurregel op het ontvangstadres gericht, zodat klantmail blijft binnenkomen.