Teamleden & rollen
Beheer wie toegang heeft tot je workspace, wijs rollen met specifieke rechten toe en maak aangepaste rollen op maat van je teamstructuur.
Overzicht#
Elke Respondo-workspace is een organisatie waarin teamleden samenwerken aan gesprekken, AI-agents beheren en klantsupport afhandelen. Teamleden zijn de mensen die toegang hebben tot je workspace.
Uitnodigen & beheren
Nodig teamleden uit via email, wijs rollen toe bij het uitnodigen en beheer actieve leden vanaf één plek.
Ingebouwde rollen
4 standaardrollen — Owner, Admin, Agent en Member — die de meeste teamstructuren direct afdekken.
Aangepaste rollen
Maak rollen met fijnmazige rechten voor specifieke teambehoeften — zoals read-only analisten of kanaalbeheerders.
Teamleden uitnodigen#
Om een nieuw teamlid uit te nodigen, ga je naar Instellingen → Workspace → Teamleden en klik je op Teamlid uitnodigen.
| Stap | Beschrijving |
|---|---|
| 1. Email invoeren | Typ het emailadres van de persoon die je wilt uitnodigen. |
| 2. Rol selecteren | Kies uit ingebouwde of aangepaste rollen. Dit bepaalt wat de persoon kan zien en doen. |
| 3. Teams toewijzen (optioneel) | Kies de inboxteams waar de genodigde lid van moet worden; zodra ze accepteren, draaien ze mee in de escalatierotatie van die teams. |
| 4. Uitnodiging versturen | Er wordt een email met een unieke uitnodigingslink verstuurd. De link verloopt na 7 dagen. |
| 5. Uitnodiging accepteren | De genodigde klikt op de link, maakt een wachtwoord aan en treedt toe tot de workspace. |
Je kunt ook de uitnodigingslink kopiëren en handmatig delen (bijv. via Slack). Openstaande uitnodigingen kunnen opnieuw verstuurd of geannuleerd worden vanaf het tabblad Uitgenodigd. Door een openstaande uitnodiging opnieuw te versturen kun je de rol en teams ervan bijwerken voordat deze wordt geaccepteerd.
Rollen & rechten#
Respondo wordt geleverd met 4 ingebouwde rollen. Elke rol heeft een vooraf gedefinieerde set rechten die de toegang tot functies binnen de workspace bepalen.
Volledige toegang tot alles. Kan facturatie beheren, de workspace verwijderen en het eigenaarschap overdragen. Kan niet worden verwijderd.
Standaard volledige toegang tot alle functies, inclusief facturatie en organisatie-instellingen — alles behalve het verwijderen van de workspace of het overdragen van eigenaarschap. Kan teamleden uitnodigen, rollen beheren, AI-agents configureren en analytics bekijken. Een Owner kan Admin-rechten inperken in de rechtenmatrix (tabblad Rollen → Rechten beheren).
Kan gesprekken bekijken en beantwoorden, de Inbox gebruiken en de kennisbank raadplegen. Kan geen instellingen wijzigen, teamleden beheren of AI-agents configureren.
Read-only toegang. Kan gesprekken en rapporten bekijken maar kan niet antwoorden of data wijzigen. Ideaal voor belanghebbenden die inzicht nodig hebben zonder operationele toegang.
Rollen kunnen op elk moment door een Owner of Admin worden gewijzigd vanaf het tabblad Teamleden.
Wanneer een teamlid wordt verwijderd, worden zijn open en gesnoozede gesprekken automatisch herverdeeld onder de overige teamleden volgens de toewijzingsinstellingen van de agent (round-robin). Als er geen geschikt teamlid beschikbaar is, gaan die gesprekken als niet-toegewezen naar de wachtrij Needs human, zodat er niets uit de inbox verdwijnt. Afgehandelde gesprekken behouden het verwijderde teamlid als historische toegewezene. Het verwijderde teamlid wordt ook uit alle teams in de workspace gehaald.
Aangepaste rollen#
Voor meer gedetailleerde controle kun je aangepaste rollen met specifieke rechten maken. Ga naar Instellingen → Workspace → Teamleden → tabblad Rollen → Rechten beheren.
De rechtenmatrix ordent de rechten in groepen:
| Groep | Regelt toegang tot |
|---|---|
| Gesprekken | Bekijken, beantwoorden, toewijzen, oplossen en beheren van gesprekken |
| Kennis | Beheren van kennisbankartikelen, aangepaste antwoorden en AI-trainingsdata |
| AI-agents | Aanmaken, configureren en verwijderen van AI-agents |
| Kanalen | Beheren van communicatiekanalen (widget, email, integraties) |
| Apps | Apps installeren en configureren, app-acties uitvoeren vanuit gesprekken, en financiële acties zoals terugbetalingen |
| Verbeteren | AI-inzichten, kennisgaten, guidance-regels en aangepaste antwoorden |
| Analytics | De sectie Rapporten en dashboards bekijken |
| Contacten | De contactendirectory (CRM) bekijken en beheren |
| Outbound | Uitgaande campagnes en series bekijken, aanmaken en uitvoeren |
| Team | Teamleden uitnodigen, rollen wijzigen en leden verwijderen |
| Organisatie | Workspacenaam, tijdzone en algemene workspace-instellingen |
| Tags | Aanmaken, bewerken en verwijderen van gesprekstags |
| Macro's | Opgeslagen antwoorden gebruiken en beheren |
| Workflows | Automatiseringen die gesprekken beantwoorden, routeren en sluiten bekijken en beheren |
| Instellingen | Openingstijden, meertalige instellingen en configuratie op workspaceniveau |
Om een aangepaste rol te maken, klik je op Rol aanmaken op het tabblad Rollen. Geef het een naam en beschrijving en schakel vervolgens individuele rechten in de rechtenmatrix in of uit. Je kunt ook Herstellen naar standaard gebruiken om alle rolrechten terug te zetten naar de fabrieksinstellingen.
Activiteitenlogs#
Het tabblad Activiteitenlogs biedt een chronologisch overzicht van teamledenacties binnen de workspace — wie deed wat en wanneer. Dit is handig voor het controleren van wijzigingen en het volgen van teamactiviteit.