Thành viên & vai trò
Quản lý ai có quyền truy cập vào không gian làm việc của bạn, gán vai trò với các quyền cụ thể, và tạo vai trò tùy chỉnh phù hợp với cơ cấu nhóm của bạn.
Tổng quan#
Mỗi không gian làm việc Respondo là một tổ chức nơi các thành viên nhóm cộng tác trên hội thoại, quản lý AI agent và xử lý hỗ trợ khách hàng. Thành viên là những người có quyền truy cập vào không gian làm việc của bạn.
Mời & Quản lý
Mời thành viên qua email, gán vai trò khi mời, và quản lý các thành viên đang hoạt động từ một nơi duy nhất.
Vai trò có sẵn
4 vai trò mặc định — Owner, Admin, Agent và Member — bao quát hầu hết các cơ cấu nhóm ngay từ đầu.
Vai trò tùy chỉnh
Tạo vai trò với quyền chi tiết cho nhu cầu nhóm cụ thể — như nhà phân tích chỉ đọc hoặc quản lý kênh.
Mời thành viên#
Để mời một thành viên mới, vào Cài đặt → Không gian làm việc → Thành viên và bấm Mời thành viên.
| Bước | Mô tả |
|---|---|
| 1. Nhập email | Gõ địa chỉ email của người bạn muốn mời. |
| 2. Chọn vai trò | Chọn từ vai trò có sẵn hoặc tùy chỉnh. Điều này xác định người đó có thể xem và làm gì. |
| 3. Gán đội (tùy chọn) | Chọn các đội hộp thư mà người được mời nên tham gia; họ vào vòng luân phiên chuyển cấp của các đội đó ngay khi chấp nhận lời mời. |
| 4. Gửi lời mời | Một email kèm liên kết mời duy nhất được gửi đi. Liên kết hết hạn sau 7 ngày. |
| 5. Chấp nhận lời mời | Người được mời bấm vào liên kết, tạo mật khẩu và tham gia không gian làm việc. |
Bạn cũng có thể sao chép liên kết mời trực tiếp và chia sẻ thủ công (ví dụ qua Slack). Lời mời đang chờ có thể được gửi lại hoặc hủy từ tab Đã mời. Gửi lại một lời mời đang chờ cho phép bạn cập nhật vai trò và các đội của nó trước khi nó được chấp nhận.
Vai trò & Quyền#
Respondo đi kèm 4 vai trò có sẵn. Mỗi vai trò có một bộ quyền được định sẵn kiểm soát quyền truy cập các tính năng trong toàn không gian làm việc.
Toàn quyền truy cập mọi thứ. Có thể quản lý thanh toán, xóa không gian làm việc và chuyển quyền sở hữu. Không thể bị xóa.
Mặc định có toàn quyền truy cập mọi tính năng, bao gồm thanh toán và cài đặt tổ chức — mọi thứ trừ xóa không gian làm việc hoặc chuyển quyền sở hữu. Có thể mời thành viên, quản lý vai trò, cấu hình AI agent và xem phân tích. Owner có thể siết chặt quyền của Admin trong ma trận quyền (tab Vai trò → Quản lý quyền).
Có thể xem và trả lời hội thoại, sử dụng Hộp thư và truy cập cơ sở kiến thức. Không thể thay đổi cài đặt, quản lý thành viên hoặc cấu hình AI agent.
Quyền truy cập chỉ đọc. Có thể xem hội thoại và báo cáo nhưng không thể trả lời hoặc sửa đổi bất kỳ dữ liệu nào. Lý tưởng cho các bên liên quan cần khả năng quan sát mà không cần quyền vận hành.
Vai trò có thể được thay đổi bất cứ lúc nào bởi Owner hoặc Admin từ tab Thành viên.
Khi một thành viên bị loại bỏ, các cuộc hội thoại mở và tạm hoãn của họ được tự động phân phối lại cho các thành viên còn lại theo cài đặt phân công của agent (round-robin). Nếu không có thành viên đủ điều kiện nào, các cuộc hội thoại đó chuyển vào hàng đợi Needs human dưới dạng chưa phân công, để không có gì biến mất khỏi hộp thư. Các cuộc hội thoại đã giải quyết giữ nguyên thành viên đã bị loại bỏ làm người được phân công trong lịch sử. Thành viên bị loại bỏ cũng được đưa ra khỏi tất cả các đội trong không gian làm việc.
Vai trò tùy chỉnh#
Để kiểm soát chi tiết hơn, hãy tạo vai trò tùy chỉnh với các quyền cụ thể. Vào Cài đặt → Không gian làm việc → Thành viên → tab Vai trò → Quản lý quyền.
Ma trận quyền sắp xếp các quyền thành các nhóm:
| Nhóm | Kiểm soát quyền truy cập tới |
|---|---|
| Conversations | Xem, trả lời, phân công, giải quyết và quản lý hội thoại |
| Knowledge | Quản lý bài viết cơ sở kiến thức, câu trả lời tùy chỉnh và dữ liệu huấn luyện AI |
| AI Agents | Tạo, cấu hình và xóa AI agent |
| Channels | Quản lý kênh giao tiếp (widget, email, tích hợp) |
| Apps | Cài đặt và cấu hình ứng dụng, chạy hành động của ứng dụng từ hội thoại, và các hành động tài chính như hoàn tiền |
| Improve | AI insights, lỗ hổng kiến thức, quy tắc hướng dẫn và câu trả lời tùy chỉnh |
| Analytics | Xem mục Báo cáo và các bảng điều khiển |
| Contacts | Xem và quản lý danh bạ liên hệ (CRM) |
| Outbound | Xem, tạo và chạy các chiến dịch và chuỗi outbound |
| Team | Mời thành viên, thay đổi vai trò và loại bỏ thành viên |
| Organization | Tên không gian làm việc, múi giờ và cài đặt không gian làm việc toàn cục |
| Tags | Tạo, chỉnh sửa và xóa thẻ hội thoại |
| Macros | Sử dụng và quản lý câu trả lời mẫu |
| Workflows | Xem và quản lý các tự động hóa trả lời, định tuyến và đóng hội thoại |
| Settings | Giờ làm việc, cài đặt đa ngôn ngữ và cấu hình ở cấp không gian làm việc |
Để tạo vai trò tùy chỉnh, bấm Tạo vai trò trên tab Vai trò. Đặt tên và mô tả, sau đó bật/tắt từng quyền trong ma trận quyền. Bạn cũng có thể dùng Đặt lại về mặc định để khôi phục tất cả quyền của vai trò về cài đặt gốc.
Nhật ký hoạt động#
Tab Nhật ký hoạt động cung cấp một bản ghi theo trình tự thời gian về hành động của đồng đội trong không gian làm việc — ai đã làm gì và khi nào. Điều này hữu ích để kiểm toán các thay đổi và theo dõi hoạt động của nhóm.