Kênh email

Kênh email có hai nửa độc lập. Nhận hoạt động ngay lập tức: mỗi kênh email nhận một địa chỉ nhận Respondo được đảm bảo, và bạn chuyển tiếp hộp thư hiện có của mình vào đó (hoặc trỏ bản ghi MX của tên miền vào Respondo). Gửi từ tên miền riêng của bạn yêu cầu xác minh DNS một lần (DKIM/SPF), để trả lời được gửi đi ký tên thương hiệu của bạn thay vì một địa chỉ chung chung.

Vào Cài đặt → Kênh, thêm kênh và chọn Email. Trình hướng dẫn ba bước dẫn bạn qua việc thiết lập:

Tùy chọn người gửi được thiết lập ở bước 1 (và sửa được sau đó từ trang kênh):

Bạn có thể rời trình hướng dẫn và quay lại — kênh tiếp tục từ nơi bạn dừng, và thiết lập dở dang xuất hiện trong danh sách kênh của bạn cho đến khi nó đi vào hoạt động.

Mỗi kênh email nhận một địa chỉ nhận do nền tảng cấp — một địa chỉ duy nhất trên tên miền thư của Respondo, dựng từ slug không gian làm việc của bạn, ví dụ support-acme@mail.respondo.ai (kênh email thứ hai nhận hậu tố ngắn, ví dụ support-acme-1f2a@). Đó là địa chỉ hộp thư được đảm bảo của bạn: thư gửi (hoặc chuyển tiếp) đến nó luôn đổ về Respondo, nó hoạt động từ lúc hộp thư được khởi tạo, và bạn giữ nó vĩnh viễn — kể cả khi bạn bỏ qua hoàn toàn việc xác minh tên miền tùy chỉnh.

Để nhận thư khách hàng trên địa chỉ riêng của bạn, thiết lập một trong hai cách sau:

Khi kênh chưa đi vào hoạt động, thư đến đậu trong bảng "Nhận trong lúc thiết lập" thay vì hộp thư của bạn. Đây là nơi email xác nhận chuyển tiếp của nhà cung cấp thư xuất hiện — Respondo tự động trích mã hoặc liên kết xác nhận (Gmail gửi liên kết, một số nhà cung cấp gửi mã) để bạn hoàn tất chuyển tiếp mà không rời trang. Thư thiết lập chỉ hiển thị trong lúc thiết lập và không bao giờ được nhập vào hộp thư thật của bạn. Bản thân email xác nhận không xác minh việc nhận — hãy hoàn tất xác nhận, rồi gửi một email thử đến địa chỉ hỗ trợ của bạn; email chuyển tiếp thật đầu tiên sẽ chuyển huy hiệu nhận sang Đã xác minh.

Để gửi trả lời từ địa chỉ riêng của bạn, đăng ký tên miền gửi: nhập tên hộp thư (phần trước dấu @, mặc định support) và tên miền của bạn — ví dụ support@example.com hoặc một tên miền phụ như help.example.com — rồi bấm Đăng ký & lấy bản ghi DNS. Respondo đăng ký tên miền và hiển thị các bản ghi DNS cần công bố.

Bản ghi DKIM/SPF được thêm song song với thiết lập thư hiện có của bạn — chúng cho Respondo gửi dưới tên miền của bạn mà không thay thế nhà cung cấp thư hiện tại.

Respondo tính hạn mức tên miền gửi theo thương hiệu — một bản sắc hướng khách hàng, có hình dạng một tên miền gốc. Quy tắc:

• Thêm địa chỉ trên tên miền bạn đã gửi từ đó — sales@, billing@, hay tên miền phụ như help.example.com — là miễn phí và không giới hạn.
• Một tên miền gốc mới (ví dụ thêm example.de cạnh example.com) tiêu tốn một suất thương hiệu.

Vượt hạn mức bao gồm, gói Growth và Business có thể thêm suất thương hiệu với $29/mo mỗi suất. Tên miền bạn đã xác minh không bao giờ bị thu hồi khi đổi gói — chỉ tên miền gốc mới tiếp theo mới được đối chiếu với hạn mức.

Ai xuất hiện làm người gửi tùy thuộc vào ai viết trả lời:

Phần công ty lấy từ cài đặt tên công ty của AI agent (khi trống sẽ dùng tên không gian làm việc của bạn), và bản thân địa chỉ email luôn là địa chỉ hỗ trợ của kênh. Trả lời của khách hàng đi về chính địa chỉ đó, nên luồng thư tiếp tục chảy về Respondo qua thiết lập chuyển tiếp hoặc MX của bạn.

Bước cuối của trình hướng dẫn tóm tắt địa chỉ, agent trả lời và trạng thái nhận. Đi vào hoạt động được bật khi việc nhận đã được xác nhận — hoặc xác nhận chuyển tiếp đã đến bảng thiết lập, hoặc MX của tên miền bạn trỏ vào Respondo. Điều này phản chiếu một kiểm tra phía máy chủ: kênh dùng địa chỉ tùy chỉnh không thể được kích hoạt khi việc nhận chưa được chứng minh, để thư không lặng lẽ đi vào hư không.

Sau khi đi vào hoạt động, trang cài đặt của kênh giữ mọi thứ sửa được: danh tính người gửi, agent trả lời, các bản ghi DNS (thu gọn sau mục "Xem bản ghi DNS" khi đã xác minh), và thẻ địa chỉ nhận với địa chỉ được đảm bảo cùng huy hiệu xác minh của nó. Hãy giữ quy tắc chuyển tiếp trỏ vào địa chỉ nhận để thư khách hàng tiếp tục đổ về.