Channel ng Email
Gawing Respondo channel ang isang support address tulad ng support@yourcompany.com: nag-e-email sa inyo ang mga customer, sumasagot ang ahente ng AI o ang mga kasamahan ninyo mula sa parehong address, at ang bawat thread ay dumadapo sa shared inbox.
Pangkalahatang-ideya#
Ang channel ng email ay may dalawang magkahiwalay na bahagi. Ang pagtanggap ay gumagana agad: ang bawat email channel ay nakakakuha ng garantisadong receiving address ng Respondo, at ipo-forward ninyo dito ang umiiral ninyong mailbox (o ituro ang mga MX record ng domain ninyo sa Respondo). Ang pagpapadala mula sa sarili ninyong domain ay nangangailangan ng minsanang DNS verification (DKIM/SPF), para lumabas ang mga sagot na pirmado bilang brand ninyo sa halip na generic na address.
Isang address
Nag-e-email ang mga customer sa support address ninyo at nagmumula sa parehong address ang mga sagot ninyo — walang hiwalay na mga mailbox na "from" at "to".
Garantisadong inbox
May ginagawang platform-issued na receiving address para sa bawat channel at palagi itong tumatanggap ng sulat — kahit hindi kayo kailanman mag-verify ng custom na domain.
Branded na pagpapadala
Mag-publish ng ilang DNS record nang minsan at ang mga papalabas na sagot ay pirmado na ng DKIM at SPF ng sarili ninyong domain.
Pagkonekta ng Email#
Pumunta sa Mga Setting → Mga Channel, magdagdag ng channel, at piliin ang Email. May tatlong-hakbang na wizard na gagabay sa inyo sa setup:
| Hakbang | Ano ang nangyayari |
|---|---|
| 1. Inbox at pagpapadala | Pangalanan ang channel, ilagay ang support address ninyo (hal. support@yourcompany.com), at itakda ang identidad ng sender — display name, signature, avatar, at format ng sagot. Ang pag-click sa Next ay nagpo-provision ng inbox at nagrerehistro ng sending domain ninyo, pagkatapos ay ipinapakita ang mga DNS record na ipa-publish. |
| 2. Ahente ng AI | Piliin kung sino ang sasagot sa mga bagong usapan sa email — isa sa mga ahente ninyo ng AI, o Mga tao lang para iruta ang lahat nang diretso sa koponan ninyo. |
| 3. Mag-go-live | Suriin ang address, ang sumasagot na ahente, at ang status ng pagtanggap, pagkatapos ay buhayin ang channel. Ang pag-go-live ay nangangailangang kumpirmado muna ang pagtanggap. |
Mga opsyon ng sender na itinatakda sa hakbang 1 (at nae-edit sa dakong huli mula sa pahina ng channel):
| Field | Paglalarawan |
|---|---|
| Pangalan ng channel | Panloob na label na ipinapakita sa buong dashboard ninyo — listahan ng mga channel, mga filter ng inbox, mga report. Hindi ito kailanman nakikita ng mga customer. |
| Support address | Ang nag-iisang address ng channel — dito nag-e-email ang mga customer at mula rito ipinapadala ang mga sagot ninyo. |
| Display name | Ang pangalan ng sender na ipinapakita sa mail client ng tatanggap (Gmail, Outlook, Apple Mail) — hal. "Acme Support". |
| Signature | Markdown na signature na idinudugtong sa bawat papalabas na sagot bilang malambot na footer. |
| Format ng sagot | Styled HTML (may format na teksto at inline na mga larawan — inirerekomenda) o plain text (puro-tekstong email, walang HTML na bahagi). |
| Avatar | Opsyonal na avatar ng channel na ipinapakita sa tabi ng mga sagot; bumabalik sa avatar ng ahente ng AI kapag walang laman. |
Puwede kayong umalis sa wizard at bumalik — magpapatuloy ang channel kung saan kayo huminto, at ang anumang setup na kasalukuyang ginagawa ay lumilitaw sa listahan ng mga channel ninyo hanggang mag-go-live ito.
Ang Receiving Address Ninyo#
Ang bawat email channel ay nakakakuha ng platform-issued na receiving address — isang natatanging address sa mail domain ng Respondo, binuo mula sa workspace slug ninyo, hal. support-acme@mail.respondo.ai (ang pangalawang email channel ay nakakakuha ng maikling suffix, hal. support-acme-1f2a@). Ito ang garantisado ninyong inbox address: ang sulat na ipinadala (o na-forward) dito ay palaging dumadapo sa Respondo, gumagana ito mula sa sandaling ma-provision ang inbox, at mananatili ito sa inyo nang permanente — kahit lampasan ninyo nang buo ang custom-domain verification.
Para tumanggap ng sulat ng customer sa sarili ninyong address, i-setup ang isa sa mga sumusunod:
| Paraan | Paano ito gumagana |
|---|---|
| Forwarding (inirerekomenda) | Sa umiiral ninyong mailbox, magdagdag ng rule na nagpo-forward ng sulat na ipinadala sa support address ninyo papunta sa receiving address — at mag-iwan ng kopya. Ang bawat email ay dadapo na sa mailbox ninyo at sa Respondo. Sa Gmail: Settings → Forwarding and POP/IMAP → Add a forwarding address → kumpirmahin → "forward a copy and keep Gmail's copy in the Inbox". Sa Outlook / Microsoft 365: Rules → mag-forward ng kopya, iwanang nakabukas ang "keep a copy". |
| Mga MX record (advanced) | Ituro na lang ang mga MX record ng domain ninyo sa Respondo. Ang sulat ay darating na sa Respondo lang, hindi na sa dati ninyong mailbox. Ang inbound MX row sa talahanayan ng DNS ay markado bilang opsyonal — laktawan ito kung nagpo-forward kayo. |
Habang hindi pa live ang channel, ang papasok na sulat ay pumaparada sa panel na "Natanggap habang nagse-setup" sa halip na sa inbox ninyo. Dito lumilitaw ang forwarding-confirmation na email ng mail provider ninyo — awtomatikong kinukuha ng Respondo ang confirmation code o link (nagpapadala ng link ang Gmail, code ang ilang provider) para matapos ninyo ang forwarding nang hindi umaalis sa pahina. Ang setup mail ay nakikita lang habang nagse-setup at hindi kailanman ini-import sa totoo ninyong inbox. Ang confirmation email mismo ay hindi nagbe-verify ng pagtanggap — tapusin ang kumpirmasyon, pagkatapos ay magpadala ng test email sa support address ninyo; ang unang totoong na-forward na email ang magpapalipat ng receiving badge sa Verified.
Custom na Sending Domain#
Para magpadala ng mga sagot mula sa sarili ninyong address, irehistro ang sending domain ninyo: ilagay ang pangalan ng mailbox (ang bahagi bago ang @, default na support) at ang domain ninyo — hal. support@example.com o isang subdomain tulad ng help.example.com — pagkatapos ay i-click ang Irehistro at kunin ang mga DNS record. Irerehistro ng Respondo ang domain at ipapakita ang mga DNS record na ipa-publish.
| Hakbang | Paglalarawan |
|---|---|
| 1. I-publish ang mga record | Buksan ang DNS panel sa kung sinuman ang nagho-host ng domain ninyo — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53, atbp. — at idagdag ang bawat row na ipinapakita. Kailangan ang DKIM at SPF; ang inbound MX row lang (at DMARC) ang opsyonal — laktawan ang inbound MX kung nagpo-forward kayo. May copy button ang bawat halaga. Karaniwang bitag: kasama na sa column na Host ang subdomain prefix ninyo, kaya huwag nang idugtong muli ang domain ninyo dito. |
| 2. Hintayin ang verification | Awtomatikong nagpo-poll ang verification — muling nagche-check ang pahina bawat 15 segundo at ang bawat record ay lumilipat mula pending patungong verified habang kumakalat ang DNS. Karamihan sa mga provider ay tumatanggap ng mga record sa loob ng wala pang 30 minuto. Puwede rin ninyong i-click ang I-verify ngayon para muling mag-check agad. |
| 3. Mabubuksan ang pagpapadala | Kapag na-verify na ang domain, lalabas ang mga sagot mula sa address ninyo, pirmado ng DKIM at SPF ninyo. Hanggang doon, nakahinto ang papalabas na pagpapadala — hindi magpapadala ang Respondo mula sa hindi pa na-verify na domain. |
Idinadagdag ang mga DKIM/SPF record katabi ng umiiral ninyong mail setup — pinapayagan nila ang Respondo na magpadala bilang domain ninyo nang hindi pinapalitan ang kasalukuyan ninyong mail provider.
Mga Domain, Brand at Limitasyon#
Sinusukat ng Respondo ang mga sending domain ayon sa brand — isang identidad na nakaharap sa customer, na may hugis ng root domain. Ang patakaran:
- Ang mas maraming address sa domain na pinagpapadalhan na ninyo —
sales@,billing@, o mga subdomain tulad nghelp.example.com— ay libre at walang limitasyon. - Ang bagong root domain (hal. pagdagdag ng example.de sa tabi ng example.com) ay kumokonsumo ng isang brand slot.
| Plano | Kasamang brand |
|---|---|
| Startup ($99/mo) | 1 |
| Growth ($219/mo) | 5 |
| Business ($499/mo) | 10 |
Lampas sa kasamang alokasyon, ang mga planong Growth at Business ay makakapagdagdag ng dagdag na brand slot sa halagang $29/mo bawat isa. Ang mga domain na na-verify na ninyo ay hindi kailanman binabawi kapag nagpalit kayo ng plano — ang susunod na bagong root domain lang ang sinusuri laban sa alokasyon.
support@respondo.ai at ililipat ito.Mga Pangalan ng Sender sa Inbox ng Customer#
Kung sino ang lumilitaw bilang sender ay nakadepende sa kung sino ang sumulat ng sagot:
| May-akda | From name |
|---|---|
| Ahente ng AI | Ang Display name ng channel — ang brand ng inbox, hal. "Acme Support". |
| Kasamahan | Ang sariling pangalan ng kasamahan kasama ang kompanya ninyo — "Sarah from Acme" — para mabasa nang personal ang mga sagot ng tao. |
Ang bahagi ng kompanya ay nagmumula sa setting ng pangalan ng kompanya ng ahente ng AI (bumabalik sa pangalan ng workspace ninyo), at ang email address mismo ay palaging ang support address ng channel. Ang mga sagot ng customer ay papunta sa parehong address, kaya patuloy na umaagos pabalik ang thread sa Respondo sa pamamagitan ng forwarding o MX setup ninyo.
Pag-go-live at Pamamahala ng Channel#
Binubuod ng huling hakbang ng wizard ang address, ang sumasagot na ahente, at ang status ng pagtanggap. Nabubuksan ang Go Live kapag nakumpirma na ang pagtanggap — dumating na ang kumpirmasyon ng forwarding sa setup panel, o nakaturo na sa Respondo ang MX ng domain ninyo. Sinasalamin nito ang isang server-side check: hindi mabubuhay ang channel na may custom na address nang walang napatunayang pagtanggap, para hindi tahimik na mapunta sa wala ang sulat.
Pagkatapos mag-go-live, mananatiling nae-edit ang lahat sa pahina ng mga setting ng channel: ang identidad ng sender, ang sumasagot na ahente, ang mga DNS record (nakatago sa likod ng disclosure na "Tingnan ang mga DNS record" kapag verified na), at ang card ng receiving address na may garantisado ninyong address at verification badge nito. Panatilihing nakaturo sa receiving address ang forwarding rule ninyo para patuloy na dumating ang sulat ng customer.