Saluran E-mel

Jadikan alamat sokongan seperti support@syarikatanda.com sebagai saluran Respondo: pelanggan menghantar e-mel kepada anda, ejen AI atau ahli pasukan anda membalas dari alamat yang sama, dan setiap bebenang mendarat dalam peti masuk kongsi.

Gambaran Keseluruhan#

Saluran e-mel mempunyai dua bahagian bebas. Penerimaan berfungsi serta-merta: setiap saluran e-mel mendapat alamat penerimaan Respondo terjamin, dan anda memajukan peti mel sedia ada anda kepadanya (atau menghalakan rekod MX domain anda ke Respondo). Penghantaran dari domain anda sendiri memerlukan pengesahan DNS sekali sahaja (DKIM/SPF), supaya balasan keluar ditandatangani sebagai jenama anda dan bukannya alamat generik.

Satu alamat

Pelanggan menghantar e-mel ke alamat sokongan anda dan balasan anda datang dari alamat yang sama — tiada peti mel "daripada" dan "kepada" berasingan.

Peti masuk terjamin

Alamat penerimaan keluaran platform dicipta untuk setiap saluran dan sentiasa menerima mel — walaupun anda tidak pernah mengesahkan domain tersuai.

Penghantaran berjenama

Terbitkan beberapa rekod DNS sekali dan balasan keluar ditandatangani dengan DKIM dan SPF domain anda sendiri.

Menyambung atau menukar saluran e-mel memerlukan kebenaran Saluran — secara lalai itu bermakna Owner dan Admin. Membalas perbualan e-mel hanya memerlukan akses peti masuk, seperti saluran lain.

Menyambungkan E-mel#

Pergi ke Tetapan → Saluran, tambah saluran, dan pilih E-mel. Wizard tiga langkah membimbing anda melalui persediaan:

Langkah	Apa yang berlaku
1. Peti masuk & penghantaran	Namakan saluran, masukkan alamat sokongan anda (cth. support@syarikatanda.com), dan tetapkan identiti pengirim — nama paparan, tandatangan, avatar, dan format balasan. Mengklik Seterusnya menyediakan peti masuk dan mendaftarkan domain penghantaran anda, kemudian memaparkan rekod DNS untuk diterbitkan.
2. Ejen AI	Pilih siapa yang menjawab perbualan e-mel baharu — salah satu ejen AI anda, atau Manusia sahaja untuk menghalakan semuanya terus kepada pasukan anda.
3. Mula beroperasi	Semak alamat, ejen yang menjawab, dan status penerimaan, kemudian aktifkan saluran. Untuk mula beroperasi, penerimaan mesti disahkan terlebih dahulu.

Pilihan pengirim yang ditetapkan pada langkah 1 (dan boleh disunting kemudian dari halaman saluran):

Medan	Penerangan
Nama saluran	Label dalaman yang dipaparkan di seluruh papan pemuka anda — senarai saluran, penapis peti masuk, laporan. Pelanggan tidak pernah melihatnya.
Alamat sokongan	Alamat tunggal untuk saluran itu — pelanggan menghantar e-mel kepadanya dan balasan anda dihantar daripadanya.
Nama paparan	Nama pengirim yang dipaparkan dalam klien mel penerima (Gmail, Outlook, Apple Mail) — cth. "Acme Support".
Tandatangan	Tandatangan Markdown yang dilampirkan pada setiap balasan keluar sebagai kaki lembut.
Format balasan	HTML bergaya (teks berformat dan imej sebaris — disyorkan) atau teks biasa (e-mel teks sahaja, tanpa bahagian HTML langsung).
Avatar	Avatar saluran pilihan yang dipaparkan di sebelah balasan; berundur kepada avatar ejen AI apabila kosong.

Anda boleh meninggalkan wizard dan kembali semula — saluran menyambung di tempat anda berhenti, dan sebarang persediaan yang sedang berjalan muncul dalam senarai saluran anda sehingga ia mula beroperasi.

Alamat Penerimaan Anda#

Setiap saluran e-mel mendapat alamat penerimaan keluaran platform — alamat unik pada domain mel Respondo, dibina daripada slug ruang kerja anda, cth. support-acme@mail.respondo.ai (saluran e-mel kedua mendapat akhiran pendek, cth. support-acme-1f2a@). Ia adalah alamat peti masuk terjamin anda: mel yang dihantar (atau dimajukan) kepadanya sentiasa mendarat dalam Respondo, ia berfungsi sejak saat peti masuk disediakan, dan anda menyimpannya secara kekal — termasuk jika anda melangkau pengesahan domain tersuai sepenuhnya.

Untuk menerima mel pelanggan pada alamat anda sendiri, sediakan salah satu daripada yang berikut:

Kaedah	Cara ia berfungsi
Pemajuan (disyorkan)	Dalam peti mel sedia ada anda, tambah peraturan yang memajukan mel yang dihantar ke alamat sokongan anda kepada alamat penerimaan — dan simpan salinan. Setiap e-mel kemudiannya mendarat dalam kedua-dua peti mel anda dan Respondo. Dalam Gmail: Settings → Forwarding and POP/IMAP → Add a forwarding address → sahkan → "forward a copy and keep Gmail's copy in the Inbox". Dalam Outlook / Microsoft 365: Rules → majukan salinan, biarkan "keep a copy" hidup.
Rekod MX (lanjutan)	Halakan rekod MX domain anda ke Respondo pula. Mel kemudian tiba hanya dalam Respondo, bukan dalam peti mel lama anda. Baris MX masuk dalam jadual DNS ditandakan pilihan — langkaunya jika anda memajukan.

Kaedah

Cara ia berfungsi

Pemajuan (disyorkan)

Dalam peti mel sedia ada anda, tambah peraturan yang memajukan mel yang dihantar ke alamat sokongan anda kepada alamat penerimaan — dan simpan salinan. Setiap e-mel kemudiannya mendarat dalam kedua-dua peti mel anda dan Respondo. Dalam Gmail: Settings → Forwarding and POP/IMAP → Add a forwarding address → sahkan → "forward a copy and keep Gmail's copy in the Inbox". Dalam Outlook / Microsoft 365: Rules → majukan salinan, biarkan "keep a copy" hidup.

Rekod MX (lanjutan)

Halakan rekod MX domain anda ke Respondo pula. Mel kemudian tiba hanya dalam Respondo, bukan dalam peti mel lama anda. Baris MX masuk dalam jadual DNS ditandakan pilihan — langkaunya jika anda memajukan.

Penerimaan bebas daripada pengesahan DNS — pemajuan berfungsi serta-merta, manakala DKIM/SPF hanya mengawal penghantaran. Sediakan pemajuan dahulu supaya tiket mula tiba sementara rekod DNS anda merebak.

Sementara saluran belum beroperasi, mel masuk diletakkan dalam panel "Diterima semasa persediaan" dan bukannya peti masuk anda. Di sinilah e-mel pengesahan pemajuan daripada penyedia mel anda muncul — Respondo mengekstrak kod atau pautan pengesahan secara automatik (Gmail menghantar pautan, sesetengah penyedia menghantar kod) supaya anda boleh melengkapkan pemajuan tanpa meninggalkan halaman. Mel persediaan hanya kelihatan semasa persediaan dan tidak pernah diimport ke peti masuk sebenar anda. E-mel pengesahan itu sendiri tidak mengesahkan penerimaan — lengkapkan pengesahan, kemudian hantar e-mel ujian ke alamat sokongan anda; e-mel dimajukan sebenar yang pertama menukar lencana penerimaan kepada Disahkan.

Domain Penghantaran Tersuai#

Untuk menghantar balasan dari alamat anda sendiri, daftarkan domain penghantaran anda: masukkan nama peti mel (bahagian sebelum @, lalai support) dan domain anda — cth. support@example.com atau subdomain seperti help.example.com — kemudian klik Daftar & dapatkan rekod DNS. Respondo mendaftarkan domain dan memaparkan rekod DNS untuk diterbitkan.

Langkah	Penerangan
1. Terbitkan rekod	Buka panel DNS di mana-mana pihak yang menghoskan domain anda — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53, dsb. — dan tambah setiap baris yang dipaparkan. DKIM dan SPF diwajibkan; hanya baris MX masuk (dan DMARC) adalah pilihan — langkau MX masuk jika anda memajukan. Setiap nilai ada butang salin. Silap biasa: lajur Host sudah termasuk awalan subdomain anda, jadi jangan tambah domain anda kepadanya sekali lagi.
2. Tunggu pengesahan	Pengesahan menyemak secara automatik — halaman menyemak semula setiap 15 saat dan setiap rekod bertukar daripada pending kepada verified apabila DNS merebak. Kebanyakan penyedia menerima rekod dalam masa kurang 30 minit. Anda juga boleh klik Sahkan sekarang untuk menyemak semula serta-merta.
3. Penghantaran dibuka	Setelah domain disahkan, balasan keluar dari alamat anda, ditandatangani dengan DKIM dan SPF anda. Sehingga itu, penghantaran keluar kekal dijeda — Respondo tidak akan menghantar dari domain yang belum disahkan.

Rekod DKIM/SPF ditambah di samping persediaan mel sedia ada anda — ia membolehkan Respondo menghantar sebagai domain anda tanpa menggantikan penyedia mel semasa anda.

Jangan daftar semula domain yang sedang berfungsi. Membuang domain yang disahkan (atau mendaftarkannya semula) menetapkan semula keadaan pengesahannya — penghantaran keluar dijeda dan pengesahan pemajuan dikosongkan sehingga domain baharu disahkan dan pemajuan disahkan semula. Gunakan Guna domain lain hanya apabila anda benar-benar berhasrat menukar alamat.

Domain, Jenama & Had#

Respondo mengukur domain penghantaran mengikut jenama — identiti yang dilihat pelanggan, yang berbentuk domain akar. Peraturannya:

Lebih banyak alamat pada domain yang sudah anda gunakan untuk menghantar — sales@, billing@, atau subdomain seperti help.example.com — adalah percuma dan tanpa had.
Domain akar baharu (cth. menambah example.de di sebelah example.com) menggunakan satu slot jenama.

Pelan	Jenama disertakan
Startup ($99/mo)	1
Growth ($219/mo)	5
Business ($499/mo)	10

Melebihi peruntukan yang disertakan, pelan Growth dan Business boleh menambah slot jenama tambahan pada $29/mo setiap satu. Domain yang sudah anda sahkan tidak pernah ditarik balik apabila anda menukar pelan — hanya domain akar baharu yang berikutnya disemak terhadap peruntukan.

Ruang kerja yang dicipta dengan alamat e-mel peribadi (mel percuma) menjalankan satu jenama sahaja tanpa mengira pelan. Daftarkan pemilik pada domain syarikat anda untuk menjalankan lebih banyak, atau hubungi sokongan.

Domain yang sudah disahkan oleh ruang kerja Respondo lain ditolak — pemilikan dibuktikan melalui DNS, dan satu domain hanya boleh dimiliki satu ruang kerja. Jika domain itu milik anda, hubungi support@respondo.ai dan ia akan dipindahkan.

Nama Pengirim dalam Peti Masuk Pelanggan#

Siapa yang muncul sebagai pengirim bergantung pada siapa yang menulis balasan:

Penulis	Nama pengirim
Ejen AI	Nama paparan saluran — jenama peti masuk, cth. "Acme Support".
Ahli pasukan	Nama ahli pasukan itu sendiri berserta syarikat anda — "Sarah from Acme" — supaya balasan manusia terasa peribadi.

Bahagian syarikat datang daripada tetapan nama syarikat ejen AI (berundur kepada nama ruang kerja anda), dan alamat e-mel itu sendiri sentiasa alamat sokongan saluran. Balasan pelanggan pergi ke alamat yang sama itu, jadi bebenang terus mengalir kembali ke Respondo melalui persediaan pemajuan atau MX anda.

Mula Beroperasi & Mengurus Saluran#

Langkah wizard terakhir merumuskan alamat, ejen yang menjawab, dan status penerimaan. Mula beroperasi diaktifkan setelah penerimaan disahkan — sama ada pengesahan pemajuan tiba dalam panel persediaan, atau MX domain anda menghala ke Respondo. Ini mencerminkan semakan di pihak pelayan: saluran alamat tersuai tidak boleh diaktifkan dengan penerimaan yang tidak terbukti, supaya mel tidak boleh senyap-senyap hilang entah ke mana.

Selepas mula beroperasi, halaman tetapan saluran mengekalkan semuanya boleh disunting: identiti pengirim, ejen yang menjawab, rekod DNS (tersembunyi di sebalik pendedahan "Lihat rekod DNS" setelah disahkan), dan kad alamat penerimaan dengan alamat terjamin anda serta lencana pengesahannya. Pastikan peraturan pemajuan anda terus menghala ke alamat penerimaan supaya mel pelanggan terus tiba.

Penghantaran dan penerimaan disahkan secara bebas: pemajuan boleh disahkan sementara DNS masih merebak, dan sebaliknya. Saluran beroperasi sepenuhnya apabila domain memaparkan Penghantaran disahkan dan lencana penerimaan memaparkan Penerimaan disahkan.