वर्कफ़्लो
आपकी टीम के जवाब देने के बाद बातचीत के साथ जो होता है उसे स्वचालित करें — चुप हो गए ग्राहक को याद दिलाएँ, कस्टम फ़ॉलो-अप भेजें, और अगर वे कभी वापस न आएँ तो थ्रेड बंद कर दें।
अवलोकन#
वर्कफ़्लो एक ट्रिगर और चरणों का पेड़ है जो बातचीत पर काम करता है। एक सामान्य परिदृश्य: आपके जवाब के बाद ग्राहक दो दिन चुप है → रिमाइंडर भेजें → एक और दिन की चुप्पी → अलविदा कहें और बातचीत बंद करें — बीच में शर्तों के साथ (उदाहरण के लिए, अलग चैनलों या भाषाओं के लिए अलग संदेश)।
वर्कफ़्लो आपको Settings → Workflows में मिलेंगे। हर वर्कफ़्लो ग्रिड में एक कार्ड है — ऑन/ऑफ़ स्विच, स्टेटस चिप और संपादन, आर्काइव व डिलीट एक्शनों वाले मेन्यू के साथ।
ट्रिगर
परिदृश्य कब शुरू होता है — आपकी टीम के जवाब के बाद ग्राहक चुप हो गया, या बातचीत इंसान तक पहुँची।
चरण
संदेश भेजना, प्रतीक्षा, if/else शाखाएँ, बातचीत बंद करना, या परिदृश्य समाप्त करना।
एग्ज़िट शर्तें
जैसे ही कोई इंसान बीच में आता है — उदाहरण के लिए ग्राहक जवाब देता है — परिदृश्य अपने आप रुक जाता है।
ट्रिगर#
हर वर्कफ़्लो एक ट्रिगर से शुरू होता है, जिसकी देरी कॉन्फ़िगर की जा सकती है (कम से कम 5 मिनट):
| ट्रिगर | कब शुरू होता है |
|---|---|
| आपकी टीम ने जवाब दिया और ग्राहक चुप हो गया | आख़िरी संदेश टीम-मेंबर ने भेजा और ग्राहक कॉन्फ़िगर किए गए समय तक चुप रहा — जैसे "2 दिन की चुप्पी"। |
| बातचीत इंसान तक पहुँची | AI एजेंट ने बातचीत आपकी टीम को सौंप दी — वर्कफ़्लो हैंडओवर के कॉन्फ़िगर किए गए समय बाद शुरू होता है। |
आप वर्कफ़्लो का दायरा विशिष्ट चैनलों तक भी सीमित कर सकते हैं — ठीक वही विजेट, ईमेल इनबॉक्स या मैसेंजर इंटीग्रेशन चुनें जिन पर वह लागू हो। दायरा खाली छोड़ें और वर्कफ़्लो हर चैनल की बातचीतों के लिए शुरू होगा।
चरण#
चरण एक पेड़ में जुड़ते हैं। पाँच प्रकार के चरण उपलब्ध हैं:
| चरण | क्या करता है |
|---|---|
| संदेश भेजें | ग्राहक को उसकी भाषा में लिखता है। फ़ाइल अटैचमेंट सपोर्ट करता है (प्रति चरण 5 तक); संदेश 2,000 वर्णों तक सीमित हैं। |
| प्रतीक्षा | अगले चरण से पहले रुकता है — 5 मिनट से 90 दिनों तक। |
| If / else | परिदृश्य को एक शर्त पर बाँटता है। दोनों शाखाएँ परिभाषित होनी चाहिए — शर्त एक काँटा है, फ़िल्टर नहीं। |
| बातचीत बंद करें | बातचीत को हल किया हुआ चिह्नित करता है। अगर ग्राहक बाद में फिर लिखे, तो बातचीत हमेशा की तरह फिर खुल जाती है। |
| समाप्त | शाखा रोकता है और कुछ और नहीं करता। |
If / else शर्तें जाँच सकती हैं: चैनल, टैग, प्राथमिकता, भाषा, इंसान तक पहुँची (बातचीत एस्केलेट हुई या नहीं), असाइनी, टीम और कार्यालय समय — is, is not, contains, is set और is empty जैसे ऑपरेटरों के साथ। नियम "all" या "any" मिलान से जुड़ते हैं।
एक वर्कफ़्लो में 200 चरण तक हो सकते हैं, जिनमें प्रति वर्कफ़्लो अधिकतम 8 if/else नोड।
एग्ज़िट शर्तें#
एग्ज़िट शर्तें वास्तविकता बदलते ही किसी बातचीत के लिए चल रहा परिदृश्य रोक देती हैं — ताकि ऑटोमेशन कभी लाइव बातचीत के ऊपर न बोले। आप चुनते हैं कि इनमें से कौन-सी रन समाप्त करती हैं:
- ग्राहक जवाब देता है
- कोई बातचीत बंद कर देता है
- कोई उसे स्नूज़ कर देता है
- कोई टीम-मेंबर उसे अपने हाथ में ले लेता है
वर्कफ़्लो बनाना#
बिल्डर खोलने के लिए Workflows पेज पर New workflow क्लिक करें। परिदृश्य को नाम दें, ट्रिगर और उसकी देरी चुनें, चरण जोड़ें, और एग्ज़िट शर्तें चुनें।
बिल्डर create-on-save तरीक़े से काम करता है: जब तक आप ड्राफ़्ट सेव नहीं करते या वर्कफ़्लो चालू नहीं करते, सर्वर पर कुछ भी संग्रहीत नहीं होता। अगर आप पहले सेव से पहले पेज छोड़ते हैं, तो कोई अधूरा "Untitled workflow" पीछे नहीं रहता — बिल्डर पूछता है कि असेव किए गए बदलाव छोड़ने हैं या नहीं।
ड्राफ़्ट सेव करना और वर्कफ़्लो चालू करना अलग-अलग निर्णय हैं। ड्राफ़्ट अधूरा हो सकता है; वर्कफ़्लो सक्रिय करने के लिए उसे सत्यापन पास करना होगा — एक नाम, कम से कम एक चरण, कोई खाली संदेश नहीं, और हर if/else पर दोनों शाखाएँ जुड़ी हों। जब स्विच अक्षम हो, तो उस पर होवर करके देखें कि ठीक क्या कमी है।
चलाना और रोकना#
हर वर्कफ़्लो कार्ड पर एक स्विच है: ऑन का मतलब परिदृश्य लाइव है और मेल खाती बातचीतों के लिए रन शुरू करता है; ऑफ़ उसे रोक देता है। रोकने से नए रन बंद हो जाते हैं और परिदृश्य जम जाता है; आप उसे किसी भी समय वापस चालू कर सकते हैं। स्टेटस चिप वर्तमान स्थिति बताती है:
| स्थिति | अर्थ |
|---|---|
| Active | लाइव — वर्कफ़्लो मेल खाती बातचीतों के लिए रन शुरू करता है। |
| Draft | सेव है लेकिन कभी चालू नहीं किया गया। |
| Paused | किसी टीम-मेंबर ने बंद कर दिया। |
| Paused by plan | वर्कस्पेस के Business प्लान से हटने के कारण रुका (नीचे प्लान उपलब्धता देखें)। |
| Archived | सक्रिय सूची से हटाया गया; संदर्भ के लिए रखा गया और पुनर्स्थापित किया जा सकता है। |
रन इतिहास#
हर वर्कफ़्लो बिल्डर में प्रति-बातचीत रन इतिहास रखता है — प्रति रन एक पंक्ति, जिसमें वह बातचीत जिस पर उसने काम किया, उसकी स्थिति (Waiting, Running, Finished, Failed, Stopped), वह चरण जिस पर वह अभी खड़ा है, वह अगली बार कब जागेगा, और वह क्यों समाप्त हुआ — उदाहरण के लिए "अंत तक चला" या कि ग्राहक के जवाब देने से एग्ज़िट शर्त सक्रिय हुई।
आर्काइव और डिलीट#
आर्काइव वर्कफ़्लो को रिटायर करने का सुरक्षित तरीक़ा है। आर्काइव किए गए वर्कफ़्लो सूची के नीचे एक धूसर सेक्शन में चले जाते हैं, नए रन शुरू करना बंद कर देते हैं, और अपनी पूरी कॉन्फ़िगरेशन व इतिहास रखते हैं। आर्काइव से आप कर सकते हैं:
- पुनर्स्थापित — वर्कफ़्लो सक्रिय सूची में लौटता है, लेकिन कभी सीधे चलने की स्थिति में नहीं: पहले प्रकाशित वर्कफ़्लो रुका हुआ लौटता है, ड्राफ़्ट ड्राफ़्ट के रूप में लौटता है। उसे फिर चालू करना हमेशा एक सोचा-समझा क़दम है।
- डिलीट — वर्कफ़्लो को उसके सभी संस्करणों और रन इतिहास सहित स्थायी रूप से हटाता है। इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता; पुष्टि संवाद सुझाता है कि अगर आप वापस आ सकते हैं तो आर्काइव करें।
प्लान उपलब्धता#
वर्कफ़्लो बिल्डर Business प्लान ($499/mo) और 14-दिन के मुफ़्त ट्रायल (जिसमें Business फ़ीचर सेट शामिल है) में शामिल है। Startup और Growth पर वर्कफ़्लो बनाने, संपादित करने या सक्रिय करने की कोशिशों को सर्वर payment-required त्रुटि से अस्वीकार करता है, और पेज create बटन की जगह अपग्रेड सूचना दिखाता है।
आपका मौजूदा काम कभी बंधक नहीं बनता। किसी भी प्लान पर आप अब भी कर सकते हैं:
- आपकी टीम का बनाया हर वर्कफ़्लो खोलना और पढ़ना
- जो भी अब भी चल रहा है उसे रोकना
- वर्कफ़्लो आर्काइव, पुनर्स्थापित और स्थायी रूप से डिलीट करना
अनुमतियाँ#
वर्कफ़्लो तक पहुँच भूमिका मैट्रिक्स (Settings → People → Members & roles) की दो अनुमतियों से नियंत्रित है:
| अनुमति | क्या देती है |
|---|---|
| View workflows | Workflows सेक्शन देखना, परिदृश्य खोलना और रन इतिहास पढ़ना — ताकि ऑपरेटर समझ सके कि कोई बातचीत स्वचालित रूप से क्यों संभाली गई। |
| Manage workflows | वर्कफ़्लो बनाना, संपादित करना, प्रकाशित करना, रोकना, आर्काइव करना, पुनर्स्थापित करना और डिलीट करना। |
डिफ़ॉल्ट रूप से Owners और Admins के पास दोनों अनुमतियाँ हैं; Agent भूमिका को केवल-देखने की पहुँच मिलती है — ऑटोमेशन पूरे वर्कस्पेस की ओर से ग्राहकों को जवाब देते हैं, इसलिए उन्हें बनाना जानबूझकर डिफ़ॉल्ट ऑपरेटर सीट का हिस्सा नहीं है। Owners अनुमति मैट्रिक्स में किसी भी कस्टम भूमिका के लिए इसे बदल सकते हैं।