दस्तावेज़

ईमेल चैनल

support@yourcompany.com जैसे सपोर्ट पते को Respondo चैनल में बदलें: ग्राहक आपको ईमेल करते हैं, AI एजेंट या आपके टीम-मेंबर उसी पते से जवाब देते हैं, और हर थ्रेड साझा इनबॉक्स में पहुँचता है।

अवलोकन#

ईमेल चैनल के दो स्वतंत्र हिस्से हैं। प्राप्ति तुरंत काम करती है: हर ईमेल चैनल को गारंटीड Respondo प्राप्ति पता मिलता है, और आप अपने मौजूदा मेलबॉक्स को उस पर फ़ॉरवर्ड करते हैं (या अपने डोमेन के MX रिकॉर्ड Respondo की ओर मोड़ते हैं)। भेजने के लिए अपने डोमेन से एक बार DNS सत्यापन (DKIM/SPF) चाहिए, ताकि जवाब किसी सामान्य पते की बजाय आपके ब्रांड के हस्ताक्षर से जाएँ।

एक पता

ग्राहक आपके सपोर्ट पते पर ईमेल करते हैं और आपके जवाब उसी पते से आते हैं — अलग "from" और "to" मेलबॉक्स नहीं।

गारंटीड इनबॉक्स

हर चैनल के लिए प्लेटफ़ॉर्म-जारी प्राप्ति पता बनता है और हमेशा मेल स्वीकार करता है — भले ही आप कस्टम डोमेन कभी सत्यापित न करें।

ब्रांडेड भेजना

कुछ DNS रिकॉर्ड एक बार प्रकाशित करें और बाहर जाने वाले जवाब आपके अपने डोमेन के DKIM और SPF से हस्ताक्षरित होंगे।

ईमेल चैनल कनेक्ट करने या बदलने के लिए Channels अनुमति चाहिए — डिफ़ॉल्ट रूप से यानी Owners और Admins। ईमेल बातचीतों का जवाब देने के लिए किसी भी अन्य चैनल की तरह केवल इनबॉक्स पहुँच चाहिए।

ईमेल कनेक्ट करना#

Settings → Channels पर जाएँ, चैनल जोड़ें और Email चुनें। तीन-चरण विज़ार्ड सेटअप कराता है:

चरणक्या होता है
1. इनबॉक्स और भेजनाचैनल को नाम दें, अपना सपोर्ट पता दर्ज करें (जैसे support@yourcompany.com), और प्रेषक पहचान सेट करें — डिस्प्ले नाम, हस्ताक्षर, अवतार और जवाब फ़ॉर्मैट। Next क्लिक करने से इनबॉक्स प्रोविज़न होता है और आपका सेंडिंग डोमेन रजिस्टर होता है, फिर प्रकाशित करने योग्य DNS रिकॉर्ड दिखते हैं।
2. AI एजेंटचुनें कि नई ईमेल बातचीतों का जवाब कौन देता है — आपका कोई AI एजेंट, या सब कुछ सीधे आपकी टीम को भेजने के लिए Humans only।
3. लाइव जाएँपता, जवाब देने वाला एजेंट और प्राप्ति स्थिति देखें, फिर चैनल सक्रिय करें। लाइव जाने के लिए पहले प्राप्ति की पुष्टि ज़रूरी है।

चरण 1 में सेट होने वाले (और बाद में चैनल पेज से संपादित होने वाले) प्रेषक विकल्प:

फ़ील्डविवरण
चैनल नामआपके पूरे डैशबोर्ड में दिखने वाला आंतरिक लेबल — चैनल सूची, इनबॉक्स फ़िल्टर, रिपोर्ट। ग्राहक इसे कभी नहीं देखते।
सपोर्ट पताचैनल का इकलौता पता — ग्राहक उस पर ईमेल करते हैं और आपके जवाब उसी से भेजे जाते हैं।
डिस्प्ले नामप्राप्तकर्ता के मेल क्लाइंट (Gmail, Outlook, Apple Mail) में दिखने वाला प्रेषक नाम — जैसे "Acme Support"।
हस्ताक्षरहर बाहर जाने वाले जवाब में सॉफ़्ट फ़ुटर के रूप में जुड़ने वाला Markdown हस्ताक्षर।
जवाब फ़ॉर्मैटस्टाइल्ड HTML (फ़ॉर्मैटेड टेक्स्ट और इनलाइन इमेज — अनुशंसित) या प्लेन टेक्स्ट (केवल-टेक्स्ट ईमेल, कोई HTML हिस्सा बिल्कुल नहीं)।
अवतारजवाबों के बगल में दिखने वाला वैकल्पिक चैनल अवतार; खाली होने पर AI एजेंट के अवतार पर लौट आता है।

आप विज़ार्ड छोड़कर वापस आ सकते हैं — चैनल वहीं से आगे बढ़ता है जहाँ आपने छोड़ा था, और चालू सेटअप लाइव होने तक आपकी चैनल सूची में दिखता है।

आपका प्राप्ति पता#

हर ईमेल चैनल को एक प्लेटफ़ॉर्म-जारी प्राप्ति पता मिलता है — Respondo के मेल डोमेन पर आपके वर्कस्पेस स्लग से बना अनन्य पता, जैसे support-acme@mail.respondo.ai (दूसरे ईमेल चैनल को छोटा प्रत्यय मिलता है, जैसे support-acme-1f2a@)। यह आपका गारंटीड इनबॉक्स पता है: उस पर भेजी (या फ़ॉरवर्ड की गई) मेल हमेशा Respondo में पहुँचती है, यह इनबॉक्स प्रोविज़न होते ही काम करता है, और आप इसे स्थायी रूप से रखते हैं — कस्टम-डोमेन सत्यापन पूरी तरह छोड़ देने पर भी।

अपने पते पर ग्राहक मेल पाने के लिए इनमें से कोई एक सेट करें:

तरीक़ाकैसे काम करता है
फ़ॉरवर्डिंग (अनुशंसित)अपने मौजूदा मेलबॉक्स में एक नियम जोड़ें जो आपके सपोर्ट पते पर आई मेल को प्राप्ति पते पर फ़ॉरवर्ड करे — और कॉपी रखे। तब हर ईमेल आपके मेलबॉक्स और Respondo दोनों में पहुँचता है। Gmail में: Settings → Forwarding and POP/IMAP → Add a forwarding address → पुष्टि करें → "forward a copy and keep Gmail's copy in the Inbox"। Outlook / Microsoft 365 में: Rules → कॉपी फ़ॉरवर्ड करें, "keep a copy" चालू रखें।
MX रिकॉर्ड (एडवांस्ड)इसकी बजाय अपने डोमेन के MX रिकॉर्ड Respondo की ओर मोड़ें। मेल तब केवल Respondo में आती है, आपके पुराने मेलबॉक्स में नहीं। DNS तालिका में इनबाउंड MX पंक्ति वैकल्पिक चिह्नित है — फ़ॉरवर्ड करते हैं तो उसे छोड़ दें।
प्राप्ति DNS सत्यापन से स्वतंत्र है — फ़ॉरवर्डिंग तुरंत काम करती है, जबकि DKIM/SPF केवल भेजने को नियंत्रित करते हैं। पहले फ़ॉरवर्डिंग सेट करें ताकि आपके DNS रिकॉर्ड फैलते रहने के दौरान ही टिकट आने लगें।

जब तक चैनल लाइव नहीं है, आने वाली मेल आपके इनबॉक्स की बजाय "Received during setup" पैनल में रुकती है। आपके मेल प्रोवाइडर का फ़ॉरवर्डिंग-पुष्टि ईमेल यहीं दिखता है — Respondo पुष्टि कोड या लिंक अपने आप निकाल लेता है (Gmail लिंक भेजता है, कुछ प्रोवाइडर कोड भेजते हैं) ताकि आप पेज छोड़े बिना फ़ॉरवर्डिंग पूरी कर सकें। सेटअप मेल केवल सेटअप के दौरान दिखती है और कभी आपके असली इनबॉक्स में इंपोर्ट नहीं होती। पुष्टि ईमेल खुद प्राप्ति सत्यापित नहीं करता — पुष्टि पूरी करें, फिर अपने सपोर्ट पते पर टेस्ट ईमेल भेजें; पहला असली फ़ॉरवर्ड हुआ ईमेल प्राप्ति बैज को Verified कर देता है।

कस्टम सेंडिंग डोमेन#

अपने पते से जवाब भेजने के लिए अपना सेंडिंग डोमेन रजिस्टर करें: मेलबॉक्स नाम (@ से पहले का हिस्सा, डिफ़ॉल्ट support) और अपना डोमेन दर्ज करें — जैसे support@example.com या help.example.com जैसा सबडोमेन — फिर Register & get DNS records क्लिक करें। Respondo डोमेन रजिस्टर करता है और प्रकाशित करने योग्य DNS रिकॉर्ड दिखाता है।

चरणविवरण
1. रिकॉर्ड प्रकाशित करेंआपका डोमेन जो भी होस्ट करता है — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53 आदि — वहाँ DNS पैनल खोलें और दिखाई गई हर पंक्ति जोड़ें। DKIM और SPF अनिवार्य हैं; केवल इनबाउंड MX पंक्ति (और DMARC) वैकल्पिक है — फ़ॉरवर्ड करते हैं तो इनबाउंड MX छोड़ दें। हर मान पर कॉपी बटन है। आम ग़लती: Host कॉलम में आपका सबडोमेन प्रीफ़िक्स पहले से शामिल है, इसलिए उसमें अपना डोमेन दोबारा न जोड़ें।
2. सत्यापन की प्रतीक्षासत्यापन अपने आप पोल करता है — पेज हर 15 सेकंड में दोबारा जाँचता है और DNS फैलने के साथ हर रिकॉर्ड pending से verified हो जाता है। अधिकांश प्रोवाइडर 30 मिनट से कम में रिकॉर्ड स्वीकार कर लेते हैं। तुरंत दोबारा जाँचने के लिए Verify now भी क्लिक कर सकते हैं।
3. भेजना खुल जाता हैडोमेन सत्यापित होते ही जवाब आपके पते से, आपके DKIM और SPF हस्ताक्षर के साथ जाते हैं। तब तक आउटबाउंड भेजना रुका रहता है — Respondo असत्यापित डोमेन से नहीं भेजेगा।

DKIM/SPF रिकॉर्ड आपके मौजूदा मेल सेटअप के साथ-साथ जुड़ते हैं — वे Respondo को आपके वर्तमान मेल प्रोवाइडर को बदले बिना आपके डोमेन के नाम से भेजने देते हैं।

काम कर रहे डोमेन को दोबारा रजिस्टर न करें। सत्यापित डोमेन को हटाना (या उसे फिर रजिस्टर करना) उसकी सत्यापन स्थिति रीसेट कर देता है — आउटबाउंड भेजना रुक जाता है और फ़ॉरवर्डिंग पुष्टि साफ़ हो जाती है, जब तक नया डोमेन सत्यापित न हो और फ़ॉरवर्डिंग की पुष्टि फिर न हो जाए। Use a different domain केवल तभी इस्तेमाल करें जब आप वास्तव में पते बदलने का इरादा रखते हों।

डोमेन, ब्रांड और सीमाएँ#

Respondo सेंडिंग डोमेन ब्रांड से मापता है — ग्राहक-सामने की पहचान, जिसका आकार रूट डोमेन का है। नियम:

  • जिस डोमेन से आप पहले से भेजते हैं उस पर और पते — sales@, billing@, या help.example.com जैसे सबडोमेन — मुफ़्त और असीमित हैं।
  • नया रूट डोमेन (जैसे example.com के बगल में example.de जोड़ना) एक ब्रांड स्लॉट खर्च करता है।
प्लानशामिल ब्रांड
Startup ($99/mo)1
Growth ($219/mo)5
Business ($499/mo)10

शामिल भत्ते से ऊपर, Growth और Business प्लान $29/mo प्रति स्लॉट अतिरिक्त ब्रांड स्लॉट जोड़ सकते हैं। पहले से सत्यापित डोमेन प्लान बदलने पर कभी रद्द नहीं होते — केवल अगला नया रूट डोमेन भत्ते के मुक़ाबले जाँचा जाता है।

व्यक्तिगत (फ़्री-मेल) ईमेल पते से बने वर्कस्पेस प्लान चाहे जो हो, एक ही ब्रांड चलाते हैं। अधिक चलाने के लिए अपने कंपनी डोमेन पर एक Owner साइन अप कराएँ, या सपोर्ट से संपर्क करें।
जो डोमेन किसी अन्य Respondo वर्कस्पेस ने पहले ही सत्यापित कर लिया है वह अस्वीकार होता है — स्वामित्व DNS से साबित होता है, और एक डोमेन केवल एक वर्कस्पेस का हो सकता है। अगर डोमेन आपका है, तो support@respondo.ai से संपर्क करें और वह स्थानांतरित कर दिया जाएगा।

ग्राहक के इनबॉक्स में प्रेषक नाम#

प्रेषक के रूप में कौन दिखता है यह इस पर निर्भर करता है कि जवाब किसने लिखा:

लेखकFrom नाम
AI एजेंटचैनल का Display name — इनबॉक्स ब्रांड, जैसे "Acme Support"।
टीम-मेंबरटीम-मेंबर का अपना नाम और आपकी कंपनी — "Sarah from Acme" — ताकि इंसानी जवाब व्यक्तिगत लगें।

कंपनी वाला हिस्सा AI एजेंट की कंपनी-नाम सेटिंग से आता है (न होने पर आपके वर्कस्पेस नाम पर लौटता है), और ईमेल पता हमेशा चैनल का सपोर्ट पता ही है। ग्राहक के जवाब उसी पते पर जाते हैं, इसलिए थ्रेड आपकी फ़ॉरवर्डिंग या MX सेटअप के ज़रिए वापस Respondo में बहता रहता है।

लाइव जाना और चैनल प्रबंधित करना#

विज़ार्ड का आख़िरी चरण पता, जवाब देने वाला एजेंट और प्राप्ति स्थिति का सारांश देता है। Go Live तब सक्षम होता है जब प्राप्ति की पुष्टि हो जाए — या तो सेटअप पैनल में फ़ॉरवर्डिंग पुष्टि आ गई, या आपके डोमेन का MX Respondo की ओर इशारा करता है। यह सर्वर-साइड जाँच को दर्शाता है: कस्टम-पते वाला चैनल असिद्ध प्राप्ति के साथ सक्रिय नहीं हो सकता, ताकि मेल चुपचाप कहीं गुम न हो।

लाइव जाने के बाद चैनल का सेटिंग्स पेज सब कुछ संपादन योग्य रखता है: प्रेषक पहचान, जवाब देने वाला एजेंट, DNS रिकॉर्ड (सत्यापित होने के बाद "View DNS records" डिस्क्लोज़र के पीछे), और आपके गारंटीड पते व उसके सत्यापन बैज वाला प्राप्ति-पता कार्ड। अपना फ़ॉरवर्डिंग नियम प्राप्ति पते की ओर बनाए रखें ताकि ग्राहक मेल आती रहे।

भेजना और प्राप्ति स्वतंत्र रूप से सत्यापित होते हैं: DNS फैलते रहने के दौरान फ़ॉरवर्डिंग की पुष्टि हो सकती है, और इसका उलटा भी। चैनल पूरी तरह चालू तब है जब डोमेन Sending verified और प्राप्ति बैज Receiving verified दिखाए।