टीम-मेंबर और भूमिकाएँ
प्रबंधित करें कि आपके वर्कस्पेस तक किसकी पहुँच है, विशिष्ट अनुमतियों वाली भूमिकाएँ असाइन करें, और अपनी टीम संरचना के अनुरूप कस्टम भूमिकाएँ बनाएँ।
अवलोकन#
प्रत्येक Respondo वर्कस्पेस एक संगठन है जहाँ टीम-मेंबर बातचीत पर सहयोग करते हैं, AI एजेंट प्रबंधित करते हैं, और ग्राहक सहायता संभालते हैं। Teammates वे लोग हैं जिनकी आपके वर्कस्पेस तक पहुँच है।
आमंत्रित करें और प्रबंधित करें
ईमेल के माध्यम से टीम-मेंबर्स को आमंत्रित करें, आमंत्रण पर भूमिकाएँ असाइन करें, और सक्रिय सदस्यों को एक ही जगह से प्रबंधित करें।
अंतर्निहित भूमिकाएँ
4 डिफ़ॉल्ट भूमिकाएँ — Owner, Admin, Agent और Member — जो अधिकांश टीम संरचनाओं को बॉक्स से बाहर ही कवर करती हैं।
कस्टम भूमिकाएँ
विशिष्ट टीम आवश्यकताओं के लिए बारीक अनुमतियों वाली भूमिकाएँ बनाएँ — जैसे केवल-पढ़ने वाले विश्लेषक या चैनल प्रबंधक।
टीम-मेंबर आमंत्रित करना#
किसी नए टीम-मेंबर को आमंत्रित करने के लिए, Settings → Workspace → Teammates पर जाएँ औरInvite teammate पर क्लिक करें।
| चरण | विवरण |
|---|---|
| 1. ईमेल दर्ज करें | उस व्यक्ति का ईमेल पता टाइप करें जिसे आप आमंत्रित करना चाहते हैं। |
| 2. भूमिका चुनें | अंतर्निहित या कस्टम भूमिकाओं में से चुनें। यह निर्धारित करता है कि व्यक्ति क्या देख और कर सकता है। |
| 3. टीमें असाइन करें (वैकल्पिक) | वे इनबॉक्स टीमें चुनें जिनमें आमंत्रित व्यक्ति को शामिल होना चाहिए; आमंत्रण स्वीकार करते ही वे उन टीमों के एस्केलेशन रोटेशन में आ जाते हैं। |
| 4. आमंत्रण भेजें | एक अनन्य आमंत्रण लिंक वाला ईमेल भेजा जाता है। लिंक 7 दिनों के बाद समाप्त हो जाता है। |
| 5. आमंत्रण स्वीकार करें | आमंत्रित व्यक्ति लिंक पर क्लिक करता है, एक पासवर्ड बनाता है, और वर्कस्पेस में शामिल हो जाता है। |
आप आमंत्रण लिंक कॉपी करके इसे मैन्युअल रूप से भी साझा कर सकते हैं (उदा. Slack के माध्यम से)। लंबित आमंत्रणों को Invited टैब से पुनः भेजा या रद्द किया जा सकता है। लंबित आमंत्रण को पुनः भेजना आपको उसके स्वीकार होने से पहले उसकी भूमिका और टीमें अपडेट करने देता है।
भूमिकाएँ और अनुमतियाँ#
Respondo 4 अंतर्निहित भूमिकाओं के साथ आता है। प्रत्येक भूमिका में अनुमतियों का एक पूर्वनिर्धारित सेट होता है जो पूरे वर्कस्पेस में फ़ीचर तक पहुँच को नियंत्रित करता है।
हर चीज़ तक पूर्ण पहुँच। बिलिंग प्रबंधित कर सकता है, वर्कस्पेस हटा सकता है, और स्वामित्व स्थानांतरित कर सकता है। हटाया नहीं जा सकता।
डिफ़ॉल्ट रूप से सभी फ़ीचर तक पूर्ण पहुँच, बिलिंग और संगठन सेटिंग्स सहित — वर्कस्पेस हटाने या स्वामित्व स्थानांतरित करने के अलावा सब कुछ। टीम-मेंबर्स को आमंत्रित कर सकता है, भूमिकाएँ प्रबंधित कर सकता है, AI एजेंट कॉन्फ़िगर कर सकता है, और एनालिटिक्स देख सकता है। Owner अनुमति मैट्रिक्स (Roles टैब → Manage permissions) में Admin अनुमतियों को सीमित कर सकता है।
बातचीत देख और उनका जवाब दे सकता है, इनबॉक्स का उपयोग कर सकता है, और नॉलेज बेस तक पहुँच सकता है। सेटिंग्स नहीं बदल सकता, टीम-मेंबर्स को प्रबंधित नहीं कर सकता, या AI एजेंट कॉन्फ़िगर नहीं कर सकता।
केवल-पढ़ने की पहुँच। बातचीत और रिपोर्ट देख सकता है पर जवाब नहीं दे सकता या किसी डेटा को संशोधित नहीं कर सकता। उन हितधारकों के लिए आदर्श जिन्हें परिचालन पहुँच के बिना दृश्यता की आवश्यकता है।
भूमिकाओं को Teammates टैब से किसी Owner या Admin द्वारा किसी भी समय बदला जा सकता है।
जब किसी टीम-मेंबर को हटाया जाता है, तो उनकी खुली और स्नूज़ की गई बातचीत एजेंट की असाइनमेंट सेटिंग्स (राउंड-रॉबिन) के अनुसार बचे हुए टीम-मेंबर्स में अपने आप पुनर्वितरित हो जाती हैं। अगर कोई योग्य टीम-मेंबर उपलब्ध नहीं है, तो वे बातचीत अनअसाइन्ड के रूप में Needs human कतार में चली जाती हैं, ताकि इनबॉक्स से कुछ भी गायब न हो। हल की गई बातचीत हटाए गए टीम-मेंबर को ऐतिहासिक असाइनी के रूप में बनाए रखती हैं। हटाया गया टीम-मेंबर वर्कस्पेस की सभी टीमों से भी निकाल दिया जाता है।
कस्टम भूमिकाएँ#
अधिक विस्तृत नियंत्रण के लिए, विशिष्ट अनुमतियों वाली कस्टम भूमिकाएँ बनाएँ। Settings → Workspace → Teammates → Roles tab → Manage permissions पर जाएँ।
अनुमति मैट्रिक्स अनुमतियों को समूहों में व्यवस्थित करता है:
| समूह | किस तक पहुँच नियंत्रित करता है |
|---|---|
| Conversations | बातचीत देखना, जवाब देना, असाइन करना, हल करना और प्रबंधित करना |
| Knowledge | नॉलेज बेस आर्टिकल, कस्टम जवाब और AI प्रशिक्षण डेटा प्रबंधित करना |
| AI Agents | AI एजेंट बनाना, कॉन्फ़िगर करना और हटाना |
| Channels | संचार चैनल प्रबंधित करना (विजेट, ईमेल, इंटीग्रेशन) |
| Apps | ऐप्स इंस्टॉल और कॉन्फ़िगर करना, बातचीत से ऐप क्रियाएँ चलाना, और रिफ़ंड जैसी वित्तीय क्रियाएँ |
| Improve | AI इनसाइट, नॉलेज गैप, guidance नियम और कस्टम जवाब |
| Analytics | Reports अनुभाग और डैशबोर्ड देखना |
| Contacts | कॉन्टैक्ट डायरेक्टरी (CRM) देखना और प्रबंधित करना |
| Outbound | आउटबाउंड कैम्पेन और सीरीज़ देखना, बनाना और चलाना |
| Team | टीम-मेंबर्स को आमंत्रित करना, भूमिकाएँ बदलना और सदस्यों को हटाना |
| Organization | वर्कस्पेस नाम, समय क्षेत्र और वैश्विक वर्कस्पेस सेटिंग्स |
| Tags | बातचीत टैग बनाना, संपादित करना और हटाना |
| Macros | सहेजे गए जवाबों का उपयोग और प्रबंधन |
| Workflows | ऐसे ऑटोमेशन देखना और प्रबंधित करना जो बातचीत का जवाब देते, रूट करते और बंद करते हैं |
| Settings | कार्यालय समय, बहुभाषी सेटिंग्स और वर्कस्पेस-स्तरीय कॉन्फ़िगरेशन |
कस्टम भूमिका बनाने के लिए, Roles टैब पर Create Role पर क्लिक करें। इसे एक नाम और विवरण दें, फिर अनुमति मैट्रिक्स में व्यक्तिगत अनुमतियाँ चालू करें। आप सभी भूमिका अनुमतियों को फ़ैक्टरी सेटिंग्स पर वापस लाने के लिए Reset to Defaults का भी उपयोग कर सकते हैं।
गतिविधि लॉग#
Activity Logs टैब वर्कस्पेस के भीतर टीम-मेंबर्स की क्रियाओं का कालानुक्रमिक रिकॉर्ड प्रदान करता है — किसने क्या और कब किया। यह परिवर्तनों के ऑडिट और टीम गतिविधि की ट्रैकिंग के लिए उपयोगी है।