Canal e-mail
Transformez une adresse de support comme support@yourcompany.com en canal Respondo : les clients vous écrivent, l’agent IA ou vos coéquipiers répondent depuis la même adresse, et chaque fil atterrit dans la boîte de réception partagée.
Aperçu#
Le canal e-mail a deux moitiés indépendantes. La réception fonctionne immédiatement : chaque canal e-mail reçoit une adresse de réception Respondo garantie, et vous y transférez votre boîte existante (ou pointez les enregistrements MX de votre domaine vers Respondo). L’envoi depuis votre propre domaine requiert une vérification DNS unique (DKIM/SPF), afin que les réponses partent signées au nom de votre marque plutôt que d’une adresse générique.
Une seule adresse
Les clients écrivent à votre adresse de support et vos réponses partent de la même adresse — pas de boîtes « from » et « to » séparées.
Boîte garantie
Une adresse de réception fournie par la plateforme est créée pour chaque canal et accepte toujours le courrier — même si vous ne vérifiez jamais de domaine personnalisé.
Envoi à votre marque
Publiez quelques enregistrements DNS une fois, et les réponses sortantes sont signées avec le DKIM et le SPF de votre propre domaine.
Connecter l’e-mail#
Allez dans Paramètres → Canaux, ajoutez un canal et choisissez E-mail. Un assistant en trois étapes vous guide dans la configuration :
| Étape | Ce qui se passe |
|---|---|
| 1. Boîte & envoi | Nommez le canal, saisissez votre adresse de support (par ex. support@yourcompany.com) et définissez l’identité d’expéditeur — nom affiché, signature, avatar et format de réponse. Cliquer sur Suivant provisionne la boîte et enregistre votre domaine d’envoi, puis affiche les enregistrements DNS à publier. |
| 2. Agent IA | Choisissez qui répond aux nouvelles conversations e-mail — l’un de vos agents IA, ou Humains uniquement pour tout router directement vers votre équipe. |
| 3. Mise en service | Vérifiez l’adresse, l’agent qui répond et le statut de réception, puis activez le canal. La mise en service exige que la réception soit confirmée d’abord. |
Options d’expéditeur définies à l’étape 1 (et modifiables plus tard depuis la page du canal) :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom du canal | Étiquette interne affichée dans votre tableau de bord — liste des canaux, filtres de la boîte de réception, rapports. Les clients ne la voient jamais. |
| Adresse de support | L’adresse unique du canal — les clients lui écrivent et vos réponses partent d’elle. |
| Nom affiché | Le nom d’expéditeur affiché dans le client mail du destinataire (Gmail, Outlook, Apple Mail) — par ex. « Acme Support ». |
| Signature | Signature Markdown ajoutée à chaque réponse sortante comme pied de page discret. |
| Format de réponse | HTML stylé (texte mis en forme et images inline — recommandé) ou texte brut (e-mail texte uniquement, sans partie HTML du tout). |
| Avatar | Avatar de canal optionnel affiché à côté des réponses ; retombe sur l’avatar de l’agent IA quand il est vide. |
Vous pouvez quitter l’assistant et revenir — le canal reprend là où vous vous étiez arrêté, et toute configuration en cours apparaît dans votre liste de canaux jusqu’à sa mise en service.
Votre adresse de réception#
Chaque canal e-mail reçoit une adresse de réception fournie par la plateforme — une adresse unique sur le domaine de courrier de Respondo, construite à partir du slug de votre espace de travail, par ex. support-acme@mail.respondo.ai (un second canal e-mail reçoit un court suffixe, par ex. support-acme-1f2a@). C’est votre adresse de boîte garantie : le courrier envoyé (ou transféré) vers elle atterrit toujours dans Respondo, elle fonctionne dès que la boîte est provisionnée, et vous la gardez définitivement — y compris si vous sautez entièrement la vérification du domaine personnalisé.
Pour recevoir le courrier client sur votre propre adresse, mettez en place l’une des options suivantes :
| Méthode | Comment ça marche |
|---|---|
| Transfert (recommandé) | Dans votre boîte existante, ajoutez une règle qui transfère le courrier envoyé à votre adresse de support vers l’adresse de réception — et gardez une copie. Chaque e-mail atterrit alors à la fois dans votre boîte et dans Respondo. Dans Gmail : Paramètres → Transfert et POP/IMAP → Ajouter une adresse de transfert → confirmer → « transférer une copie et conserver la copie de Gmail dans la boîte de réception ». Dans Outlook / Microsoft 365 : Règles → transférer une copie, laissez « conserver une copie » activé. |
| Enregistrements MX (avancé) | Pointez plutôt les enregistrements MX de votre domaine vers Respondo. Le courrier n’arrive alors que dans Respondo, pas dans votre ancienne boîte. La ligne MX entrante du tableau DNS est marquée optionnelle — sautez-la si vous transférez. |
Tant que le canal n’est pas encore en service, le courrier entrant se gare dans un panneau « Reçu pendant la configuration » au lieu de votre boîte de réception. C’est là qu’apparaît l’e-mail de confirmation de transfert de votre fournisseur de messagerie — Respondo en extrait le code ou le lien de confirmation automatiquement (Gmail envoie un lien, certains fournisseurs un code) pour que vous terminiez le transfert sans quitter la page. Le courrier de configuration n’est visible que pendant la configuration et n’est jamais importé dans votre vraie boîte. L’e-mail de confirmation lui-même ne vérifie pas la réception — terminez la confirmation, puis envoyez un e-mail de test à votre adresse de support ; le premier vrai e-mail transféré fait passer le badge de réception à Vérifié.
Domaine d’envoi personnalisé#
Pour envoyer des réponses depuis votre propre adresse, enregistrez votre domaine d’envoi : saisissez le nom de la boîte (la partie avant le @, par défaut support) et votre domaine — par ex. support@example.com ou un sous-domaine comme help.example.com — puis cliquez sur Enregistrer & obtenir les enregistrements DNS. Respondo enregistre le domaine et affiche les enregistrements DNS à publier.
| Étape | Description |
|---|---|
| 1. Publier les enregistrements | Ouvrez le panneau DNS chez l’hébergeur de votre domaine — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53, etc. — et ajoutez chaque ligne affichée. DKIM et SPF sont requis ; seule la ligne MX entrante (et DMARC) est optionnelle — sautez le MX entrant si vous transférez. Chaque valeur a un bouton de copie. Piège courant : la colonne Host inclut déjà votre préfixe de sous-domaine, n’y rajoutez donc pas votre domaine une seconde fois. |
| 2. Attendre la vérification | La vérification s’exécute automatiquement — la page revérifie toutes les 15 secondes et chaque enregistrement passe de en attente à vérifié à mesure que le DNS se propage. La plupart des fournisseurs acceptent les enregistrements en moins de 30 minutes. Vous pouvez aussi cliquer sur Vérifier maintenant pour revérifier immédiatement. |
| 3. L’envoi se débloque | Une fois le domaine vérifié, les réponses partent de votre adresse, signées avec votre DKIM et votre SPF. D’ici là, l’envoi sortant reste en pause — Respondo n’enverra pas depuis un domaine non vérifié. |
Les enregistrements DKIM/SPF s’ajoutent à côté de votre configuration mail existante — ils permettent à Respondo d’envoyer au nom de votre domaine sans remplacer votre fournisseur de messagerie actuel.
Domaines, marques et limites#
Respondo mesure les domaines d’envoi par marque — une identité visible par les clients, qui a la forme d’un domaine racine. La règle :
- Davantage d’adresses sur un domaine depuis lequel vous envoyez déjà —
sales@,billing@, ou des sous-domaines commehelp.example.com— sont gratuites et illimitées. - Un nouveau domaine racine (par ex. ajouter example.de à côté d’example.com) consomme un emplacement de marque.
| Plan | Marques incluses |
|---|---|
| Startup ($99/mo) | 1 |
| Growth ($219/mo) | 5 |
| Business ($499/mo) | 10 |
Au-delà du quota inclus, les plans Growth et Business peuvent ajouter des emplacements de marque supplémentaires à $29/mo chacun. Les domaines déjà vérifiés ne sont jamais révoqués lorsque vous changez de plan — seul le prochain nouveau domaine racine est confronté au quota.
support@respondo.ai et il sera transféré.Noms d’expéditeur dans la boîte de réception du client#
Qui apparaît comme expéditeur dépend de qui a écrit la réponse :
| Auteur | Nom d’expéditeur |
|---|---|
| Agent IA | Le Nom affiché du canal — la marque de la boîte, par ex. « Acme Support ». |
| Coéquipier | Le nom propre du coéquipier plus votre entreprise — « Sarah from Acme » — pour que les réponses humaines paraissent personnelles. |
La partie entreprise vient du paramètre de nom d’entreprise de l’agent IA (avec le nom de votre espace de travail en repli), et l’adresse e-mail elle-même est toujours l’adresse de support du canal. Les réponses des clients vont à cette même adresse, si bien que le fil continue de revenir dans Respondo via votre transfert ou votre configuration MX.
Mise en service et gestion du canal#
La dernière étape de l’assistant résume l’adresse, l’agent qui répond et le statut de réception. Go Live s’active une fois la réception confirmée — soit la confirmation de transfert est arrivée dans le panneau de configuration, soit le MX de votre domaine pointe vers Respondo. Cela reflète une vérification côté serveur : un canal à adresse personnalisée ne peut pas être activé avec une réception non prouvée, pour que le courrier ne parte pas silencieusement dans le vide.
Après la mise en service, la page de paramètres du canal garde tout modifiable : identité d’expéditeur, agent qui répond, enregistrements DNS (repliés derrière un volet « Voir les enregistrements DNS » une fois vérifiés), et la carte d’adresse de réception avec votre adresse garantie et son badge de vérification. Gardez votre règle de transfert pointée vers l’adresse de réception pour que le courrier client continue d’arriver.