هم‌تیمی‌ها و نقش‌ها
تعیین کنید چه کسی به فضای کاری شما دسترسی دارد، نقش‌هایی با دسترسی‌های مشخص بدهید و نقش‌های سفارشیِ متناسب با ساختار تیمتان بسازید.
نمای کلی#
هر فضای کاری Respondo یک سازمان است که اعضای تیم در آن روی گفت‌وگوها همکاری می‌کنند، عامل‌های هوش مصنوعی را مدیریت می‌کنند و پشتیبانی مشتری را پیش می‌برند. هم‌تیمی‌ها همان افرادی هستند که به فضای کاری شما دسترسی دارند.
دعوت و مدیریت
هم‌تیمی‌ها را با ایمیل دعوت کنید، هنگام دعوت نقش بدهید و اعضای فعال را از یک جا مدیریت کنید.
نقش‌های آماده
4 نقش پیش‌فرض — مالک، مدیر، کارشناس و عضو — که بیشتر ساختارهای تیمی را همان اول پوشش می‌دهند.
نقش‌های سفارشی
برای نیازهای خاص تیم، نقش‌هایی با دسترسی‌های ریزدانه بسازید — مثلاً تحلیلگرِ فقط‌خواندنی یا مدیر کانال‌ها.
دعوت هم‌تیمی‌ها#
برای دعوت یک هم‌تیمی تازه، به تنظیمات ← فضای کاری ← هم‌تیمی‌ها بروید و روی دعوت هم‌تیمی بزنید.
| گام | توضیح |
|---|---|
| 1. ایمیل را وارد کنید | نشانی ایمیل کسی را که می‌خواهید دعوت کنید بنویسید. |
| 2. نقش را انتخاب کنید | از میان نقش‌های آماده یا سفارشی یکی را بردارید. همین تعیین می‌کند آن شخص چه چیزی می‌بیند و چه کاری می‌تواند بکند. |
| 3. تیم‌ها را تعیین کنید (اختیاری) | تیم‌های صندوق ورودی‌ای را انتخاب کنید که دعوت‌شده باید به آن‌ها بپیوندد؛ به‌محض پذیرش دعوت وارد چرخهٔ ارجاع آن تیم‌ها می‌شود. |
| 4. دعوت را بفرستید | ایمیلی با یک لینک دعوت یکتا فرستاده می‌شود. این لینک بعد از 7 روز منقضی می‌شود. |
| 5. دعوت پذیرفته می‌شود | دعوت‌شده روی لینک می‌زند، رمز عبور می‌سازد و به فضای کاری می‌پیوندد. |
می‌توانید لینک دعوت را مستقیم کپی کنید و دستی بفرستید (مثلاً از راه Slack). دعوت‌های در انتظار را می‌شود از زبانهٔ دعوت‌شده‌ها دوباره فرستاد یا لغو کرد. فرستادن دوبارهٔ یک دعوت در انتظار به شما امکان می‌دهد پیش از پذیرش، نقش و تیم‌های آن را به‌روز کنید.
نقش‌ها و دسترسی‌ها#
Respondo با 4 نقش آماده عرضه می‌شود. هر نقش مجموعه‌ای از پیش تعریف‌شده از دسترسی‌ها دارد که کنترل می‌کند به کدام قابلیت‌های فضای کاری دسترسی باشد.
دسترسی کامل به همه‌چیز. می‌تواند صورت‌حساب را مدیریت کند، فضای کاری را حذف کند و مالکیت را واگذار کند. قابل حذف‌شدن نیست.
به‌طور پیش‌فرض دسترسی کامل به همهٔ قابلیت‌ها، از جمله صورت‌حساب و تنظیمات سازمان — همه‌چیز جز حذف فضای کاری یا واگذاری مالکیت. می‌تواند هم‌تیمی دعوت کند، نقش‌ها را مدیریت کند، عامل‌های هوش مصنوعی را پیکربندی کند و تحلیل‌ها را ببیند. مالک می‌تواند دسترسی‌های مدیر را در ماتریس دسترسی‌ها محدودتر کند (زبانهٔ نقش‌ها ← مدیریت دسترسی‌ها).
می‌تواند گفت‌وگوها را ببیند و پاسخ دهد، از صندوق ورودی استفاده کند و به پایگاه دانش دسترسی داشته باشد. نمی‌تواند تنظیمات را عوض کند، هم‌تیمی‌ها را مدیریت کند یا عامل‌های هوش مصنوعی را پیکربندی کند.
دسترسی فقط‌خواندنی. می‌تواند گفت‌وگوها و گزارش‌ها را ببیند اما نمی‌تواند پاسخ دهد یا داده‌ای را تغییر دهد. مناسب ذی‌نفعانی که به دید نیاز دارند بدون دسترسی عملیاتی.
مالک یا مدیر می‌تواند هر وقت خواست نقش‌ها را از زبانهٔ هم‌تیمی‌ها تغییر دهد.
وقتی هم‌تیمی‌ای حذف می‌شود، گفت‌وگوهای باز و به‌تعویق‌افتاده‌اش خودکار با تنظیمات واگذاری عامل (round-robin) میان هم‌تیمی‌های باقی‌مانده بازتوزیع می‌شوند. اگر هم‌تیمی واجد شرایطی در دسترس نباشد، آن گفت‌وگوها به‌صورت واگذارنشده به صف Needs human می‌روند تا چیزی از صندوق ورودی ناپدید نشود. گفت‌وگوهای حل‌شده، هم‌تیمی حذف‌شده را به‌عنوان واگذارشدهٔ تاریخی نگه می‌دارند. هم‌تیمی حذف‌شده از همهٔ تیم‌های فضای کاری هم بیرون می‌آید.
نقش‌های سفارشی#
برای کنترل ریزتر، نقش‌های سفارشی با دسترسی‌های مشخص بسازید. به تنظیمات ← فضای کاری ← هم‌تیمی‌ها ← زبانهٔ نقش‌ها ← مدیریت دسترسی‌ها بروید.
ماتریس دسترسی‌ها آن‌ها را در گروه‌هایی می‌چیند:
| گروه | دسترسی به چه چیزی را کنترل می‌کند |
|---|---|
| گفت‌وگوها | دیدن، پاسخ‌دادن، واگذاری، بستن و مدیریت گفت‌وگوها |
| دانش | مدیریت مقاله‌های پایگاه دانش، پاسخ‌های سفارشی و دادهٔ آموزش هوش مصنوعی |
| عامل‌های هوش مصنوعی | ساخت، پیکربندی و حذف عامل‌های هوش مصنوعی |
| کانال‌ها | مدیریت کانال‌های ارتباطی (ویجت، ایمیل، یکپارچه‌سازی‌ها) |
| اپ‌ها | نصب و پیکربندی اپ‌ها، اجرای کنش‌های اپ از گفت‌وگوها و کنش‌های مالی مانند بازپرداخت |
| بهبود | بینش‌های هوش مصنوعی، شکاف‌های دانش، قواعد راهنمایی و پاسخ‌های سفارشی |
| تحلیل‌ها | دیدن بخش گزارش‌ها و داشبوردها |
| مخاطبان | دیدن و مدیریت دفترچهٔ مخاطبان (CRM) |
| Outbound | دیدن، ساخت و اجرای کمپین‌ها و سری‌های Outbound |
| تیم | دعوت هم‌تیمی‌ها، تغییر نقش‌ها و حذف اعضا |
| سازمان | نام فضای کاری، منطقهٔ زمانی و تنظیمات سراسری فضای کاری |
| برچسب‌ها | ساخت، ویرایش و حذف برچسب‌های گفت‌وگو |
| ماکروها | استفاده و مدیریت پاسخ‌های ذخیره‌شده |
| گردش‌کارها | دیدن و مدیریت خودکارسازی‌هایی که پاسخ می‌دهند، هدایت می‌کنند و گفت‌وگوها را می‌بندند |
| تنظیمات | ساعات کاری، تنظیمات چندزبانه و پیکربندی در سطح فضای کاری |
برای ساخت یک نقش سفارشی، در زبانهٔ نقش‌ها روی ساخت نقش بزنید. نام و توضیح بدهید، بعد در ماتریس دسترسی‌ها تک‌تک دسترسی‌ها را روشن یا خاموش کنید. با بازگشت به پیش‌فرض‌ها هم می‌توانید همهٔ دسترسی‌های نقش‌ها را به تنظیمات کارخانه برگردانید.
گزارش‌های فعالیت#
زبانهٔ گزارش‌های فعالیت سابقه‌ای زمان‌بندی‌شده از کارهای هم‌تیمی‌ها داخل فضای کاری می‌دهد — چه کسی، چه کاری و چه زمانی. این برای ممیزی تغییرات و دنبال‌کردن فعالیت تیم به کار می‌آید.