کانال ایمیل
نشانی پشتیبانیای مثل support@yourcompany.com را به یک کانال Respondo تبدیل کنید: مشتریان به شما ایمیل میزنند، عامل هوش مصنوعی یا همتیمیهایتان از همان نشانی پاسخ میدهند و هر رشته در صندوق ورودی مشترک مینشیند.
نمای کلی#
کانال ایمیل دو نیمهٔ مستقل دارد. دریافت بلافاصله کار میکند: هر کانال ایمیل یک نشانی دریافت تضمینشدهٔ Respondo میگیرد و شما صندوق فعلیتان را به آن فوروارد میکنید (یا رکوردهای MX دامنهتان را به Respondo نشانه میروید). ارسال از دامنهٔ خودتان یک تأیید DNS یکباره (DKIM/SPF) میخواهد، تا پاسخها با امضای برند شما بیرون بروند نه از یک نشانی عمومی.
یک نشانی
مشتریان به نشانی پشتیبانی شما ایمیل میزنند و پاسخهایتان از همان نشانی میرود — بدون صندوقهای جداگانهٔ «از» و «به».
صندوق تضمینشده
برای هر کانال یک نشانی دریافتِ صادرشده از پلتفرم ساخته میشود که همیشه نامه میپذیرد — حتی اگر هرگز دامنهٔ سفارشی را تأیید نکنید.
ارسال برنددار
یک بار چند رکورد DNS منتشر کنید تا پاسخهای خروجی با DKIM و SPF دامنهٔ خودتان امضا شوند.
اتصال ایمیل#
به تنظیمات ← کانالها بروید، یک کانال اضافه کنید و ایمیل را انتخاب کنید. یک ویزارد سهگامی راهاندازی را جلو میبرد:
| گام | چه اتفاقی میافتد |
|---|---|
| 1. صندوق و ارسال | به کانال نام بدهید، نشانی پشتیبانیتان را وارد کنید (مثلاً support@yourcompany.com) و هویت فرستنده — نام نمایشی، امضا، آواتار و قالب پاسخ — را تعیین کنید. زدن «بعدی» صندوق را فراهم و دامنهٔ ارسال شما را ثبت میکند، سپس رکوردهای DNS برای انتشار را نشان میدهد. |
| 2. عامل هوش مصنوعی | انتخاب کنید چه کسی به گفتوگوهای ایمیلی تازه پاسخ میدهد — یکی از عاملهای هوش مصنوعی شما، یا فقط انسانها تا همهچیز مستقیم به تیم شما هدایت شود. |
| 3. فعالسازی | نشانی، عامل پاسخگو و وضعیت دریافت را مرور کنید، بعد کانال را فعال کنید. فعالشدن ابتدا نیازمند تأیید دریافت است. |
گزینههای فرستنده که در گام 1 تنظیم میشوند (و بعداً از صفحهٔ کانال قابل ویرایشاند):
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| نام کانال | برچسب داخلی که در سراسر داشبورد شما دیده میشود — فهرست کانالها، فیلترهای صندوق ورودی، گزارشها. مشتریان هرگز آن را نمیبینند. |
| نشانی پشتیبانی | نشانی واحد کانال — مشتریان به آن ایمیل میزنند و پاسخهای شما از آن فرستاده میشود. |
| نام نمایشی | نام فرستنده که در کلاینت ایمیل گیرنده (Gmail، Outlook، Apple Mail) نشان داده میشود — مثلاً «Acme Support». |
| امضا | امضای Markdown که بهصورت پانوشت نرم به هر پاسخ خروجی افزوده میشود. |
| قالب پاسخ | HTML آراسته (متن قالببندیشده و تصاویر درونخطی — پیشنهادشده) یا متن ساده (ایمیل فقطمتنی، اصلاً بدون بخش HTML). |
| آواتار | آواتار اختیاری کانال که کنار پاسخها نشان داده میشود؛ وقتی خالی باشد به آواتار عامل هوش مصنوعی برمیگردد. |
میتوانید از ویزارد بیرون بروید و برگردید — کانال از همانجا که رها کردید ادامه میدهد و هر راهاندازی در جریان تا فعالشدن در فهرست کانالهای شما دیده میشود.
نشانی دریافت شما#
هر کانال ایمیل یک نشانی دریافتِ صادرشده از پلتفرم میگیرد — نشانیای یکتا روی دامنهٔ نامهٔ Respondo، ساختهشده از اسلاگ فضای کاری شما، مثلاً support-acme@mail.respondo.ai (کانال ایمیل دوم یک پسوند کوتاه میگیرد، مثلاً support-acme-1f2a@). این نشانیِ صندوقِ تضمینشدهٔ شماست: نامهٔ فرستادهشده (یا فورواردشده) به آن همیشه در Respondo مینشیند، از لحظهٔ فراهمشدن صندوق کار میکند و برای همیشه مال شماست — حتی اگر از تأیید دامنهٔ سفارشی کلاً بگذرید.
برای دریافت نامهٔ مشتری روی نشانی خودتان، یکی از اینها را راه بیندازید:
| روش | چطور کار میکند |
|---|---|
| فوروارد (پیشنهادشده) | در صندوق فعلیتان قاعدهای بگذارید که نامههای نشانی پشتیبانی را به نشانی دریافت فوروارد کند — و یک نسخه نگه دارد. آنوقت هر ایمیل هم در صندوق شما مینشیند هم در Respondo. در Gmail: Settings ← Forwarding and POP/IMAP ← Add a forwarding address ← تأیید ← «forward a copy and keep Gmail's copy in the Inbox». در Outlook / Microsoft 365: Rules ← فوروارد یک نسخه، «keep a copy» را روشن بگذارید. |
| رکوردهای MX (پیشرفته) | بهجای آن، رکوردهای MX دامنهتان را به Respondo نشانه بروید. نامه از آن پس فقط به Respondo میرسد، نه به صندوق قدیمیتان. ردیف MX ورودی در جدول DNS اختیاری علامت خورده — اگر فوروارد میکنید از آن بگذرید. |
تا وقتی کانال هنوز فعال نشده، نامههای ورودی بهجای صندوق شما در پنل «دریافتی حین راهاندازی» پارک میشوند. ایمیل تأیید فورواردِ سرویسدهندهٔ نامهٔ شما همینجا ظاهر میشود — Respondo کد یا لینک تأیید را خودکار بیرون میکشد (Gmail لینک میفرستد، بعضی سرویسدهندهها کد) تا بدون ترک صفحه فوروارد را کامل کنید. نامههای راهاندازی فقط حین راهاندازی دیده میشوند و هرگز به صندوق واقعی شما وارد نمیشوند. خود ایمیل تأیید دریافت را تأیید نمیکند — تأیید را کامل کنید، بعد یک ایمیل آزمایشی به نشانی پشتیبانیتان بفرستید؛ نخستین ایمیل واقعی فورواردشده نشان دریافت را به تأییدشده برمیگرداند.
دامنهٔ ارسال سفارشی#
برای فرستادن پاسخها از نشانی خودتان، دامنهٔ ارسالتان را ثبت کنید: نام صندوق (بخش پیش از @، پیشفرض support) و دامنهتان را وارد کنید — مثلاً support@example.com یا زیردامنهای مثل help.example.com — بعد روی ثبت و دریافت رکوردهای DNS بزنید. Respondo دامنه را ثبت میکند و رکوردهای DNS برای انتشار را نشان میدهد.
| گام | توضیح |
|---|---|
| 1. رکوردها را منتشر کنید | پنل DNS را نزد میزبان دامنهتان باز کنید — Cloudflare، Namecheap، GoDaddy، Route 53 و غیره — و هر ردیف نشاندادهشده را اضافه کنید. DKIM و SPF لازماند؛ فقط ردیف MX ورودی (و DMARC) اختیاری است — اگر فوروارد میکنید MX ورودی را رها کنید. هر مقدار دکمهٔ کپی دارد. اشتباه رایج: ستون Host از قبل پیشوند زیردامنهٔ شما را دارد، پس دامنهتان را دوباره به آن نچسبانید. |
| 2. منتظر تأیید بمانید | تأیید خودکار سرکشی میکند — صفحه هر 15 ثانیه دوباره بررسی میکند و با انتشار DNS هر رکورد از در انتظار به تأییدشده برمیگردد. بیشتر سرویسدهندهها رکوردها را در کمتر از 30 دقیقه میپذیرند. میتوانید روی همین حالا تأیید کن هم بزنید تا فوری دوباره بررسی شود. |
| 3. ارسال باز میشود | وقتی دامنه تأیید شد، پاسخها از نشانی شما و با امضای DKIM و SPF خودتان بیرون میروند. تا آن موقع، ارسال خروجی متوقف میماند — Respondo از دامنهٔ تأییدنشده نمیفرستد. |
رکوردهای DKIM/SPF در کنار راهاندازی نامهٔ فعلی شما افزوده میشوند — به Respondo اجازه میدهند از طرف دامنهٔ شما بفرستد بدون جایگزینی سرویسدهندهٔ فعلی نامهتان.
دامنهها، برندها و محدودیتها#
Respondo دامنههای ارسال را بر پایهٔ برند میسنجد — هویتی رو به مشتری، که شکل یک دامنهٔ ریشه را دارد. قاعده:
- نشانیهای بیشتر روی دامنهای که همین حالا از آن میفرستید —
sales@،billing@یا زیردامنههایی مثلhelp.example.com— رایگان و نامحدودند. - یک دامنهٔ ریشهٔ تازه (مثلاً افزودن example.de کنار example.com) یک جایگاه برند مصرف میکند.
| پلن | برندهای شامل |
|---|---|
| Startup ($99/mo) | 1 |
| Growth ($219/mo) | 5 |
| Business ($499/mo) | 10 |
فراتر از سهمیهٔ شامل، پلنهای Growth و Business میتوانند هر جایگاه برند اضافه را با $29/mo بگیرند. دامنههایی که پیشتر تأیید کردهاید با تغییر پلن هرگز پس گرفته نمیشوند — فقط دامنهٔ ریشهٔ تازهٔ بعدی با سهمیه سنجیده میشود.
support@respondo.ai پیام بدهید تا منتقل شود.نام فرستنده در صندوق مشتری#
چه کسی بهعنوان فرستنده ظاهر میشود بستگی دارد چه کسی پاسخ را نوشته:
| نویسنده | نام فرستنده |
|---|---|
| عامل هوش مصنوعی | نام نمایشی کانال — برند صندوق، مثلاً «Acme Support». |
| همتیمی | نام خود همتیمی بهعلاوهٔ شرکت شما — «Sarah from Acme» — تا پاسخهای انسانی شخصی خوانده شوند. |
بخش شرکت از تنظیم نام شرکتِ عامل هوش مصنوعی میآید (با بازگشت به نام فضای کاری شما)، و خود نشانی ایمیل همیشه نشانی پشتیبانی کانال است. پاسخهای مشتری به همان نشانی میروند، پس رشته از راه فوروارد یا MX شما به جریانش به داخل Respondo ادامه میدهد.
فعالسازی و مدیریت کانال#
گام پایانی ویزارد نشانی، عامل پاسخگو و وضعیت دریافت را جمعبندی میکند. فعالسازی وقتی روشن میشود که دریافت تأیید شده باشد — یا تأیید فوروارد در پنل راهاندازی رسیده، یا MX دامنهٔ شما به Respondo اشاره میکند. این بازتاب یک بررسی سمت سرور است: کانالِ نشانی سفارشی با دریافتِ اثباتنشده فعال نمیشود، تا نامه بیسروصدا به ناکجا نرود.
پس از فعالشدن، صفحهٔ تنظیمات کانال همهچیز را قابل ویرایش نگه میدارد: هویت فرستنده، عامل پاسخگو، رکوردهای DNS (که پس از تأیید پشت گشودنی «مشاهدهٔ رکوردهای DNS» جمع میشوند) و کارت نشانی دریافت با نشانی تضمینشده و نشان تأییدش. قاعدهٔ فورواردتان را به نشانی دریافت نشانهرفته نگه دارید تا نامهٔ مشتری همچنان برسد.