ٹیم ساتھی اور کردار
طے کریں کہ آپ کے ورک اسپیس تک کس کی رسائی ہو، مخصوص اختیارات کے ساتھ کردار تفویض کریں، اور اپنی ٹیم کے ڈھانچے کے مطابق کسٹم کردار بنائیں۔
جائزہ#
ہر Respondo ورک اسپیس ایک ادارہ ہے، جہاں ٹیم ساتھی مل کر گفتگوؤں پر کام کرتے ہیں، AI ایجنٹس سنبھالتے ہیں اور کسٹمر سپورٹ چلاتے ہیں۔ ٹیم ساتھی وہ لوگ ہیں جنہیں آپ کے ورک اسپیس تک رسائی حاصل ہے۔
دعوت اور انتظام
ٹیم ساتھیوں کو ای میل پر مدعو کریں، دعوت کے وقت ہی کردار تفویض کریں، اور فعال ساتھیوں کو ایک ہی جگہ سے سنبھالیں۔
بلٹ اِن کردار
چار طے شدہ کردار — Owner، Admin، Agent اور Member — بغیر کسی اضافی ترتیب کے زیادہ تر ٹیم ڈھانچوں کے لیے کافی ہیں۔
کسٹم کردار
ٹیم کی مخصوص ضرورتوں کے لیے باریک اختیارات والے کردار بنائیں — مثلاً صرف پڑھنے والے تجزیہ کار یا چینل سنبھالنے والے۔
ٹیم ساتھیوں کو دعوت#
نئے ٹیم ساتھی کو مدعو کرنے کے لیے Settings → Workspace → Teammates پر جائیں اور Invite teammate پر کلک کریں۔
| مرحلہ | تفصیل |
|---|---|
| 1. ای میل درج کریں | جس شخص کو مدعو کرنا ہے، اس کا ای میل پتہ لکھیں۔ |
| 2. کردار منتخب کریں | بلٹ اِن یا کسٹم کرداروں میں سے چنیں۔ اسی سے طے ہوتا ہے کہ وہ شخص کیا دیکھ اور کیا کر سکے گا۔ |
| 3. ٹیمیں تفویض کریں (اختیاری) | وہ inbox ٹیمیں چنیں جن میں مدعو شخص شامل ہونا چاہیے؛ دعوت قبول کرتے ہی وہ اُن ٹیموں کی ایسکلیشن روٹیشن میں آ جاتا ہے۔ |
| 4. دعوت بھیجیں | ایک منفرد دعوتی لنک والا ای میل بھیجا جاتا ہے۔ یہ لنک 7 دن بعد ختم ہو جاتا ہے۔ |
| 5. دعوت قبول کریں | مدعو شخص لنک پر کلک کرتا ہے، پاس ورڈ بناتا ہے اور ورک اسپیس میں شامل ہو جاتا ہے۔ |
آپ دعوتی لنک کاپی کر کے خود بھی بھیج سکتے ہیں (مثلاً Slack پر)۔ زیرِ التوا دعوتیں Invited ٹیب سے دوبارہ بھیجی یا منسوخ کی جا سکتی ہیں۔ زیرِ التوا دعوت دوبارہ بھیجتے وقت آپ اس کے قبول ہونے سے پہلے اس کا کردار اور ٹیمیں بدل سکتے ہیں۔
کردار اور اختیارات#
Respondo میں چار بلٹ اِن کردار آتے ہیں۔ ہر کردار کے ساتھ اختیارات کا ایک پہلے سے طے شدہ سیٹ ہوتا ہے، جو پورے ورک اسپیس میں خصوصیات تک رسائی طے کرتا ہے۔
ہر چیز تک مکمل رسائی۔ بلنگ سنبھال سکتا ہے، ورک اسپیس حذف کر سکتا ہے اور ملکیت منتقل کر سکتا ہے۔ اسے ہٹایا نہیں جا سکتا۔
طے شدہ طور پر تمام خصوصیات تک مکمل رسائی، بشمول بلنگ اور ادارے کی سیٹنگز — سوائے ورک اسپیس حذف کرنے یا ملکیت منتقل کرنے کے۔ ٹیم ساتھیوں کو مدعو کر سکتا ہے، کردار سنبھال سکتا ہے، AI ایجنٹس ترتیب دے سکتا ہے اور تجزیات دیکھ سکتا ہے۔ Owner اختیارات کے میٹرکس (Roles ٹیب → Manage permissions) میں Admin کے اختیارات محدود کر سکتا ہے۔
گفتگوئیں دیکھ اور ان کا جواب دے سکتا ہے، Inbox استعمال کر سکتا ہے اور نالج بیس تک پہنچ سکتا ہے۔ سیٹنگز تبدیل نہیں کر سکتا، ٹیم ساتھی نہیں سنبھال سکتا اور AI ایجنٹس ترتیب نہیں دے سکتا۔
صرف پڑھنے کی رسائی۔ گفتگوئیں اور رپورٹس دیکھ سکتا ہے، مگر نہ جواب دے سکتا ہے، نہ کوئی ڈیٹا بدل سکتا ہے۔ اُن اسٹیک ہولڈرز کے لیے موزوں جنہیں عملی رسائی کے بغیر صرف نظر رکھنی ہو۔
کردار کسی بھی وقت Owner یا Admin Teammates ٹیب سے تبدیل کر سکتا ہے۔
جب کوئی ٹیم ساتھی ہٹایا جاتا ہے تو اس کی کھلی اور snoozed گفتگوئیں ایجنٹ کی تفویض کی سیٹنگز (راؤنڈ رابن) کے مطابق باقی ساتھیوں میں خود بخود دوبارہ بانٹ دی جاتی ہیں۔ کوئی اہل ساتھی دستیاب نہ ہو تو وہ گفتگوئیں غیر تفویض شدہ حالت میں Needs human قطار میں چلی جاتی ہیں، تاکہ ان باکس سے کچھ غائب نہ ہو۔ حل شدہ گفتگوؤں میں ہٹایا گیا ساتھی تاریخی تفویض شدہ کے طور پر برقرار رہتا ہے۔ ہٹایا گیا ساتھی ورک اسپیس کی تمام ٹیموں سے بھی نکال دیا جاتا ہے۔
کسٹم کردار#
زیادہ باریک کنٹرول کے لیے مخصوص اختیارات والے کسٹم کردار بنائیں۔ Settings → Workspace → Teammates → Roles tab → Manage permissions پر جائیں۔
اختیارات کا میٹرکس اختیارات کو گروپوں میں ترتیب دیتا ہے:
| گروپ | کس چیز تک رسائی طے کرتا ہے |
|---|---|
| Conversations | گفتگوئیں دیکھنا، جواب دینا، تفویض کرنا، حل کرنا اور سنبھالنا |
| Knowledge | نالج بیس کے مضامین، کسٹم جوابات اور AI کی تربیتی معلومات سنبھالنا |
| AI Agents | AI ایجنٹس بنانا، ترتیب دینا اور حذف کرنا |
| Channels | رابطے کے چینل سنبھالنا (ویجٹ، ای میل، انٹیگریشنز) |
| Apps | ایپس انسٹال اور ترتیب دینا، گفتگوؤں سے ایپ ایکشن چلانا، اور رقم کی واپسی جیسے مالی اقدامات |
| Improve | AI insights، علم کے خلا، رہنمائی کے اصول اور کسٹم جوابات |
| Analytics | Reports سیکشن اور ڈیش بورڈز دیکھنا |
| Contacts | رابطوں کی ڈائریکٹری (CRM) دیکھنا اور سنبھالنا |
| Outbound | آؤٹ باؤنڈ مہمات اور سیریز دیکھنا، بنانا اور چلانا |
| Team | ٹیم ساتھیوں کو مدعو کرنا، کردار بدلنا اور ساتھیوں کو ہٹانا |
| Organization | ورک اسپیس کا نام، ٹائم زون اور ورک اسپیس کی مجموعی سیٹنگز |
| Tags | گفتگو کے ٹیگ بنانا، ان میں ترمیم کرنا اور انہیں حذف کرنا |
| Macros | محفوظ جوابات (saved replies) استعمال کرنا اور سنبھالنا |
| Workflows | ایسی آٹومیشنز دیکھنا اور سنبھالنا جو گفتگوؤں کا جواب دیتی، انہیں روٹ کرتی اور بند کرتی ہیں |
| Settings | کام کے اوقات، کثیر لسانی سیٹنگز اور ورک اسپیس کی سطح کی کنفیگریشن |
کسٹم کردار بنانے کے لیے Roles ٹیب پر Create Role دبائیں۔ اسے نام اور تفصیل دیں، پھر اختیارات کے میٹرکس میں الگ الگ اختیارات آن یا آف کریں۔ تمام کرداروں کے اختیارات واپس ابتدائی حالت پر لے جانے کے لیے Reset to Defaults بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔
سرگرمی کے لاگز#
Activity Logs ٹیب ورک اسپیس کے اندر ٹیم ساتھیوں کے اعمال کا وقت کے حساب سے ریکارڈ دکھاتا ہے — کس نے کیا کیا اور کب۔ یہ تبدیلیوں کے آڈٹ اور ٹیم کی سرگرمی پر نظر رکھنے کے لیے مفید ہے۔