ای میل چینل
support@yourcompany.com جیسے سپورٹ ایڈریس کو Respondo چینل بنائیں: گاہک آپ کو ای میل کرتے ہیں، AI ایجنٹ یا آپ کے ٹیم ساتھی اسی ایڈریس سے جواب دیتے ہیں، اور ہر تھریڈ مشترکہ ان باکس میں آتا ہے۔
جائزہ#
ای میل چینل کے دو آزاد حصے ہیں۔ وصولی فوراً کام کرتی ہے: ہر ای میل چینل کو ایک یقینی Respondo وصولی ایڈریس ملتا ہے، اور آپ اپنا موجودہ میل باکس اس پر فارورڈ کر دیتے ہیں (یا اپنے ڈومین کے MX ریکارڈز Respondo کی طرف موڑ دیتے ہیں)۔ ارسال اپنے ڈومین سے کرنے کے لیے ایک بار DNS تصدیق (DKIM/SPF) درکار ہے، تاکہ جوابات کسی عمومی ایڈریس کے بجائے آپ کے برانڈ کے دستخط سے جائیں۔
ایک ایڈریس
گاہک آپ کے سپورٹ ایڈریس پر لکھتے ہیں اور آپ کے جواب اسی ایڈریس سے آتے ہیں — الگ الگ "from" اور "to" میل باکس نہیں۔
یقینی ان باکس
ہر چینل کے لیے پلیٹ فارم کا جاری کردہ وصولی ایڈریس بنتا ہے جو ہمیشہ میل قبول کرتا ہے — چاہے آپ کبھی کسٹم ڈومین تصدیق نہ کریں۔
برانڈڈ ارسال
چند DNS ریکارڈز ایک بار شائع کریں اور باہر جانے والے جوابات آپ کے اپنے ڈومین کی DKIM اور SPF سے دستخط شدہ ہوں گے۔
ای میل جوڑنا#
Settings → Channels پر جائیں، چینل شامل کریں، اور Email چنیں۔ تین مراحل کا وزرڈ سیٹ اپ کراتا ہے:
| مرحلہ | کیا ہوتا ہے |
|---|---|
| 1. ان باکس اور ارسال | چینل کا نام رکھیں، اپنا سپورٹ ایڈریس لکھیں (مثلاً support@yourcompany.com)، اور مرسل کی شناخت طے کریں — ڈسپلے نام، دستخط، اوتار اور جواب کا فارمیٹ۔ Next کلک کرنے پر ان باکس بنتا ہے اور آپ کا ارسالی ڈومین رجسٹر ہو جاتا ہے، پھر شائع کرنے کے DNS ریکارڈز دکھتے ہیں۔ |
| 2. AI ایجنٹ | چنیں کہ نئی ای میل گفتگوؤں کا جواب کون دے — آپ کے AI ایجنٹس میں سے کوئی، یا Humans only تاکہ سب کچھ سیدھا آپ کی ٹیم کو جائے۔ |
| 3. لائیو کریں | ایڈریس، جواب دینے والا ایجنٹ اور وصولی کی حیثیت دیکھ کر چینل فعال کریں۔ لائیو ہونے کے لیے پہلے وصولی کی تصدیق ضروری ہے۔ |
مرسل کے اختیارات مرحلہ 1 میں طے ہوتے ہیں (اور بعد میں چینل کے صفحے سے بدلے جا سکتے ہیں):
| فیلڈ | تفصیل |
|---|---|
| چینل کا نام | اندرونی لیبل جو آپ کے ڈیش بورڈ بھر میں دکھتا ہے — چینلز کی فہرست، ان باکس فلٹرز، رپورٹس۔ گاہک اسے کبھی نہیں دیکھتے۔ |
| سپورٹ ایڈریس | چینل کا واحد ایڈریس — گاہک اسی پر لکھتے ہیں اور آپ کے جواب اسی سے جاتے ہیں۔ |
| ڈسپلے نام | مرسل کا نام جو وصول کنندہ کے میل کلائنٹ (Gmail، Outlook، Apple Mail) میں دکھتا ہے — مثلاً "Acme Support"۔ |
| دستخط | Markdown دستخط جو ہر باہر جانے والے جواب کے آخر میں نرم فوٹر کے طور پر لگتا ہے۔ |
| جواب کا فارمیٹ | اسٹائلڈ HTML (فارمیٹ شدہ متن اور اِن لائن تصاویر — تجویز کردہ) یا سادہ متن (صرف متن والی ای میل، HTML حصہ بالکل نہیں)۔ |
| اوتار | اختیاری چینل اوتار جو جوابات کے ساتھ دکھتا ہے؛ خالی ہو تو AI ایجنٹ کے اوتار پر آ جاتا ہے۔ |
آپ وزرڈ چھوڑ کر واپس آ سکتے ہیں — چینل وہیں سے جاری ہوتا ہے جہاں چھوڑا تھا، اور جاری سیٹ اپ لائیو ہونے تک آپ کی چینلز فہرست میں دکھتا رہتا ہے۔
آپ کا وصولی ایڈریس#
ہر ای میل چینل کو پلیٹ فارم کا جاری کردہ وصولی ایڈریس ملتا ہے — Respondo کے میل ڈومین پر ایک منفرد ایڈریس، جو آپ کے ورک اسپیس سلگ سے بنتا ہے، مثلاً support-acme@mail.respondo.ai (دوسرے ای میل چینل کو مختصر لاحقہ ملتا ہے، مثلاً support-acme-1f2a@)۔ یہ آپ کا یقینی ان باکس ایڈریس ہے: اس پر بھیجی (یا فارورڈ کی) گئی میل ہمیشہ Respondo میں آتی ہے، یہ ان باکس بنتے ہی کام کرتا ہے، اور مستقل آپ کے پاس رہتا ہے — چاہے آپ کسٹم ڈومین کی تصدیق سرے سے چھوڑ دیں۔
گاہکوں کی میل اپنے ایڈریس پر وصول کرنے کے لیے ان میں سے ایک ترتیب دیں:
| طریقہ | کیسے کام کرتا ہے |
|---|---|
| فارورڈنگ (تجویز کردہ) | اپنے موجودہ میل باکس میں ایسا اصول بنائیں جو سپورٹ ایڈریس پر آنے والی میل وصولی ایڈریس پر فارورڈ کرے — اور کاپی رکھے۔ پھر ہر ای میل آپ کے میل باکس اور Respondo دونوں میں آتی ہے۔ Gmail میں: Settings → Forwarding and POP/IMAP → Add a forwarding address → تصدیق → "forward a copy and keep Gmail's copy in the Inbox"۔ Outlook / Microsoft 365 میں: Rules → کاپی فارورڈ کریں، "keep a copy" آن رہنے دیں۔ |
| MX ریکارڈز (ایڈوانسڈ) | اس کے بجائے اپنے ڈومین کے MX ریکارڈز Respondo کی طرف موڑ دیں۔ پھر میل صرف Respondo میں آتی ہے، پرانے میل باکس میں نہیں۔ DNS جدول کی inbound MX قطار اختیاری نشان زد ہے — فارورڈ کرتے ہیں تو اسے چھوڑ دیں۔ |
جب تک چینل لائیو نہیں، آنے والی میل آپ کے ان باکس کے بجائے "Received during setup" پینل میں رکتی ہے۔ یہیں آپ کے میل فراہم کنندہ کی فارورڈنگ تصدیقی ای میل آتی ہے — Respondo تصدیقی کوڈ یا لنک خودکار نکال لیتا ہے (Gmail لنک بھیجتا ہے، کچھ فراہم کنندگان کوڈ) تاکہ آپ صفحہ چھوڑے بغیر فارورڈنگ مکمل کر سکیں۔ سیٹ اپ کی میل صرف سیٹ اپ کے دوران نظر آتی ہے اور آپ کے اصل ان باکس میں کبھی درآمد نہیں ہوتی۔ تصدیقی ای میل بذاتِ خود وصولی کی تصدیق نہیں کرتی — تصدیق مکمل کریں، پھر اپنے سپورٹ ایڈریس پر ٹیسٹ ای میل بھیجیں؛ پہلی حقیقی فارورڈ شدہ ای میل وصولی کا بیج Verified کر دیتی ہے۔
کسٹم ارسالی ڈومین#
اپنے ایڈریس سے جواب بھیجنے کے لیے ارسالی ڈومین رجسٹر کریں: میل باکس کا نام (@ سے پہلے کا حصہ، طے شدہ support) اور اپنا ڈومین لکھیں — مثلاً support@example.com یا help.example.com جیسا سب ڈومین — پھر Register & get DNS records کلک کریں۔ Respondo ڈومین رجسٹر کر کے شائع کرنے کے DNS ریکارڈز دکھاتا ہے۔
| مرحلہ | تفصیل |
|---|---|
| 1. ریکارڈز شائع کریں | جہاں آپ کا ڈومین ہوسٹ ہے وہاں DNS پینل کھولیں — Cloudflare، Namecheap، GoDaddy، Route 53 وغیرہ — اور دکھائی گئی ہر قطار شامل کریں۔ DKIM اور SPF لازم ہیں؛ صرف inbound MX قطار (اور DMARC) اختیاری ہے — فارورڈ کرتے ہیں تو inbound MX چھوڑ دیں۔ ہر قدر کے ساتھ کاپی بٹن ہے۔ عام غلطی: Host کالم میں آپ کا سب ڈومین سابقہ پہلے سے شامل ہے، اس لیے اس کے آگے دوبارہ اپنا ڈومین نہ لگائیں۔ |
| 2. تصدیق کا انتظار کریں | تصدیق خودکار پول کرتی ہے — صفحہ ہر 15 سیکنڈ میں دوبارہ جانچتا ہے اور DNS پھیلنے کے ساتھ ہر ریکارڈ pending سے verified ہوتا جاتا ہے۔ زیادہ تر فراہم کنندگان 30 منٹ سے کم میں ریکارڈز قبول کر لیتے ہیں۔ فوری دوبارہ جانچ کے لیے Verify now بھی کلک کر سکتے ہیں۔ |
| 3. ارسال کھل جاتا ہے | ڈومین کی تصدیق ہوتے ہی جوابات آپ کے ایڈریس سے، آپ کی DKIM اور SPF کے دستخط کے ساتھ جاتے ہیں۔ اس سے پہلے باہر جانے والا ارسال رکا رہتا ہے — Respondo غیر تصدیق شدہ ڈومین سے نہیں بھیجتا۔ |
DKIM/SPF ریکارڈز آپ کے موجودہ میل سیٹ اپ کے ساتھ ساتھ جڑتے ہیں — وہ Respondo کو آپ کے ڈومین کے نام سے بھیجنے دیتے ہیں، آپ کے موجودہ میل فراہم کنندہ کو بدلے بغیر۔
ڈومینز، برانڈز اور حدیں#
Respondo ارسالی ڈومینز کو برانڈ سے ناپتا ہے — گاہک کے سامنے آنے والی شناخت، جس کی شکل روٹ ڈومین کی ہے۔ اصول:
- جس ڈومین سے آپ پہلے ہی بھیجتے ہیں اس پر مزید ایڈریس —
sales@،billing@، یاhelp.example.comجیسے سب ڈومینز — مفت اور لامحدود ہیں۔ - نیا روٹ ڈومین (مثلاً example.com کے ساتھ example.de شامل کرنا) ایک برانڈ سلاٹ کھاتا ہے۔
| پلان | شامل برانڈز |
|---|---|
| Startup ($99/mo) | 1 |
| Growth ($219/mo) | 5 |
| Business ($499/mo) | 10 |
شامل الاؤنس سے آگے Growth اور Business پلان $29/mo فی سلاٹ اضافی برانڈ سلاٹ لے سکتے ہیں۔ پلان بدلنے پر پہلے سے تصدیق شدہ ڈومینز کبھی واپس نہیں لیے جاتے — صرف اگلا نیا روٹ ڈومین الاؤنس کے مقابل جانچا جاتا ہے۔
support@respondo.ai سے رابطہ کریں، منتقل کر دیا جائے گا۔گاہک کے ان باکس میں مرسل کے نام#
مرسل کے طور پر کون دکھے، اس کا انحصار جواب لکھنے والے پر ہے:
| مصنف | From نام |
|---|---|
| AI ایجنٹ | چینل کا ڈسپلے نام — ان باکس کا برانڈ، مثلاً "Acme Support"۔ |
| ٹیم ساتھی | ٹیم ساتھی کا اپنا نام مع آپ کی کمپنی — "Sarah from Acme" — تاکہ انسانی جواب ذاتی لگیں۔ |
کمپنی والا حصہ AI ایجنٹ کی کمپنی نام کی سیٹنگ سے آتا ہے (نہ ہو تو ورک اسپیس کے نام پر آ جاتا ہے)، اور ای میل ایڈریس خود ہمیشہ چینل کا سپورٹ ایڈریس ہوتا ہے۔ گاہکوں کے جواب اسی ایڈریس پر جاتے ہیں، اس لیے تھریڈ آپ کی فارورڈنگ یا MX سیٹ اپ کے ذریعے واپس Respondo میں بہتا رہتا ہے۔
لائیو ہونا اور چینل کا انتظام#
وزرڈ کا آخری مرحلہ ایڈریس، جواب دینے والے ایجنٹ اور وصولی کی حیثیت کا خلاصہ دکھاتا ہے۔ Go Live وصولی کنفرم ہونے پر فعال ہوتا ہے — یا تو فارورڈنگ کی تصدیق سیٹ اپ پینل میں آ گئی، یا آپ کے ڈومین کا MX Respondo کی طرف ہے۔ یہ سرور سائیڈ جانچ کا عکس ہے: کسٹم ایڈریس والا چینل غیر ثابت شدہ وصولی کے ساتھ فعال نہیں ہو سکتا، تاکہ میل خاموشی سے کہیں گم نہ ہو جائے۔
لائیو ہونے کے بعد چینل کا سیٹنگز صفحہ سب کچھ قابلِ ترمیم رکھتا ہے: مرسل کی شناخت، جواب دینے والا ایجنٹ، DNS ریکارڈز (تصدیق کے بعد "View DNS records" کے پیچھے سمٹے ہوئے)، اور وصولی ایڈریس کا کارڈ آپ کے یقینی ایڈریس اور اس کے تصدیقی بیج کے ساتھ۔ اپنا فارورڈنگ اصول وصولی ایڈریس کی طرف رکھیں تاکہ گاہکوں کی میل آتی رہے۔