Saluran Email
Ubah alamat dukungan seperti support@perusahaananda.com menjadi saluran Respondo: pelanggan mengirim email ke Anda, agen AI atau anggota tim membalas dari alamat yang sama, dan setiap utas masuk ke inbox bersama.
Ikhtisar#
Saluran email punya dua bagian independen. Penerimaan langsung bekerja: setiap saluran email mendapat alamat penerima Respondo yang terjamin, dan Anda meneruskan mailbox lama Anda ke sana (atau mengarahkan record MX domain Anda ke Respondo). Pengiriman dari domain Anda sendiri memerlukan verifikasi DNS satu kali (DKIM/SPF), sehingga balasan keluar ditandatangani sebagai merek Anda, bukan alamat generik.
Satu alamat
Pelanggan mengirim email ke alamat dukungan Anda dan balasan Anda datang dari alamat yang sama — tidak ada mailbox "from" dan "to" yang terpisah.
Inbox terjamin
Alamat penerima yang diterbitkan platform dibuat untuk setiap saluran dan selalu menerima surat — bahkan jika Anda tidak pernah memverifikasi domain kustom.
Pengiriman ber-merek
Publikasikan beberapa record DNS sekali dan balasan keluar ditandatangani dengan DKIM dan SPF domain Anda sendiri.
Menghubungkan Email#
Buka Pengaturan → Saluran, tambahkan saluran, dan pilih Email. Wizard tiga langkah memandu penyiapan:
| Langkah | Apa yang terjadi |
|---|---|
| 1. Inbox & pengiriman | Beri nama saluran, masukkan alamat dukungan Anda (mis. support@perusahaananda.com), dan atur identitas pengirim — nama tampilan, tanda tangan, avatar, dan format balasan. Mengeklik Next menyiapkan inbox dan mendaftarkan domain pengirim Anda, lalu menampilkan record DNS yang harus dipublikasikan. |
| 2. Agen AI | Pilih siapa yang menjawab percakapan email baru — salah satu agen AI Anda, atau Humans only untuk merutekan semuanya langsung ke tim Anda. |
| 3. Go live | Tinjau alamat, agen penjawab, dan status penerimaan, lalu aktifkan saluran. Untuk go live, penerimaan harus dikonfirmasi lebih dulu. |
Opsi pengirim yang diatur di langkah 1 (dan dapat disunting nanti dari halaman saluran):
| Kolom | Deskripsi |
|---|---|
| Nama saluran | Label internal yang tampil di seluruh dashboard Anda — daftar saluran, filter inbox, laporan. Pelanggan tidak pernah melihatnya. |
| Alamat dukungan | Satu-satunya alamat saluran — pelanggan mengiriminya email dan balasan Anda dikirim darinya. |
| Nama tampilan | Nama pengirim yang tampil di klien surat penerima (Gmail, Outlook, Apple Mail) — mis. "Acme Support". |
| Tanda tangan | Tanda tangan Markdown yang ditambahkan ke setiap balasan keluar sebagai footer halus. |
| Format balasan | HTML bergaya (teks berformat dan gambar inline — direkomendasikan) atau teks polos (email teks-saja, tanpa bagian HTML sama sekali). |
| Avatar | Avatar saluran opsional yang tampil di samping balasan; jatuh kembali ke avatar agen AI jika kosong. |
Anda bisa meninggalkan wizard dan kembali lagi — saluran melanjutkan dari tempat Anda berhenti, dan penyiapan yang sedang berlangsung tampil di daftar saluran Anda sampai go live.
Alamat Penerima Anda#
Setiap saluran email mendapat alamat penerima terbitan platform — alamat unik di domain surat Respondo, dibentuk dari slug workspace Anda, mis. support-acme@mail.respondo.ai (saluran email kedua mendapat sufiks pendek, mis. support-acme-1f2a@). Ini alamat inbox terjamin Anda: surat yang dikirim (atau diteruskan) ke sana selalu sampai di Respondo, bekerja sejak inbox disiapkan, dan Anda memilikinya permanen — termasuk jika Anda melewatkan verifikasi domain kustom sama sekali.
Untuk menerima surat pelanggan di alamat Anda sendiri, siapkan salah satu dari berikut:
| Metode | Cara kerjanya |
|---|---|
| Penerusan (direkomendasikan) | Di mailbox Anda yang ada, tambahkan aturan yang meneruskan surat ke alamat dukungan Anda ke alamat penerima — dan simpan salinannya. Setiap email lalu sampai di mailbox Anda dan Respondo sekaligus. Di Gmail: Setelan → Penerusan dan POP/IMAP → Tambahkan alamat penerusan → konfirmasi → "teruskan salinan dan simpan salinan Gmail di Kotak Masuk". Di Outlook / Microsoft 365: Rules → teruskan salinan, biarkan "keep a copy" menyala. |
| Record MX (lanjutan) | Arahkan record MX domain Anda ke Respondo. Surat lalu tiba hanya di Respondo, tidak di mailbox lama Anda. Baris MX masuk di tabel DNS ditandai opsional — lewati jika Anda memakai penerusan. |
Selama saluran belum live, surat masuk parkir di panel "Diterima selama penyiapan", bukan di inbox Anda. Di sinilah email konfirmasi penerusan dari penyedia surat Anda muncul — Respondo mengekstrak kode atau tautan konfirmasinya otomatis (Gmail mengirim tautan, sebagian penyedia mengirim kode) sehingga Anda bisa menuntaskan penerusan tanpa meninggalkan halaman. Surat penyiapan hanya terlihat selama penyiapan dan tidak pernah diimpor ke inbox sungguhan Anda. Email konfirmasi itu sendiri tidak memverifikasi penerimaan — selesaikan konfirmasinya, lalu kirim email uji ke alamat dukungan Anda; email terusan sungguhan pertama mengubah lencana penerimaan menjadi Terverifikasi.
Domain Pengirim Kustom#
Untuk mengirim balasan dari alamat Anda sendiri, daftarkan domain pengirim Anda: masukkan nama mailbox (bagian sebelum @, default support) dan domain Anda — mis. support@example.com atau subdomain seperti help.example.com — lalu klik Register & get DNS records. Respondo mendaftarkan domain dan menampilkan record DNS yang harus dipublikasikan.
| Langkah | Deskripsi |
|---|---|
| 1. Publikasikan record | Buka panel DNS di penyedia hosting domain Anda — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53, dll. — dan tambahkan setiap baris yang ditampilkan. DKIM dan SPF wajib; hanya baris MX masuk (dan DMARC) yang opsional — lewati MX masuk jika Anda memakai penerusan. Setiap nilai punya tombol salin. Jebakan umum: kolom Host sudah menyertakan prefiks subdomain Anda, jadi jangan tambahkan domain Anda lagi ke belakangnya. |
| 2. Tunggu verifikasi | Verifikasi berjalan otomatis — halaman memeriksa ulang setiap 15 detik dan setiap record berubah dari pending menjadi verified seiring DNS terpropagasi. Sebagian besar penyedia menerima record dalam waktu kurang dari 30 menit. Anda juga bisa mengeklik Verify now untuk memeriksa ulang seketika. |
| 3. Pengiriman terbuka | Begitu domain terverifikasi, balasan keluar dari alamat Anda, ditandatangani dengan DKIM dan SPF Anda. Sebelum itu, pengiriman keluar tetap dijeda — Respondo tidak akan mengirim dari domain yang belum terverifikasi. |
Record DKIM/SPF ditambahkan di samping penyiapan surat Anda yang ada — record itu memungkinkan Respondo mengirim sebagai domain Anda tanpa menggantikan penyedia surat Anda saat ini.
Domain, Merek & Batas#
Respondo menghitung domain pengirim per merek — identitas yang dilihat pelanggan, yang berbentuk root domain. Aturannya:
- Alamat tambahan pada domain yang sudah Anda pakai mengirim —
sales@,billing@, atau subdomain sepertihelp.example.com— gratis dan tak terbatas. - Root domain baru (mis. menambahkan example.de di samping example.com) memakai satu slot merek.
| Paket | Merek termasuk |
|---|---|
| Startup ($99/bln) | 1 |
| Growth ($219/bln) | 5 |
| Business ($499/bln) | 10 |
Di luar jatah yang termasuk, paket Growth dan Business dapat menambah slot merek ekstra seharga $29/bln per slot. Domain yang sudah Anda verifikasi tidak pernah dicabut saat Anda berganti paket — hanya root domain baru berikutnya yang diperiksa terhadap jatah.
support@respondo.ai dan domain akan dipindahkan.Nama Pengirim di Inbox Pelanggan#
Siapa yang tampil sebagai pengirim tergantung siapa yang menulis balasan:
| Penulis | Nama pengirim |
|---|---|
| Agen AI | Nama tampilan saluran — merek inbox, mis. "Acme Support". |
| Anggota tim | Nama anggota tim itu sendiri plus perusahaan Anda — "Sarah from Acme" — sehingga balasan manusia terasa personal. |
Bagian perusahaan berasal dari pengaturan nama perusahaan agen AI (jatuh kembali ke nama workspace Anda), dan alamat emailnya selalu alamat dukungan saluran. Balasan pelanggan menuju alamat yang sama itu, sehingga utas terus mengalir kembali ke Respondo lewat penerusan atau penyiapan MX Anda.
Go Live & Mengelola Saluran#
Langkah wizard terakhir merangkum alamat, agen penjawab, dan status penerimaan. Go Live aktif begitu penerimaan dikonfirmasi — konfirmasi penerusan tiba di panel penyiapan, atau MX domain Anda mengarah ke Respondo. Ini mencerminkan pemeriksaan sisi server: saluran beralamat kustom tidak bisa diaktifkan dengan penerimaan yang belum terbukti, sehingga surat tidak bisa diam-diam hilang entah ke mana.
Setelah go live, halaman pengaturan saluran menjaga semuanya tetap dapat disunting: identitas pengirim, agen penjawab, record DNS (tersimpan di balik disclosure "View DNS records" setelah terverifikasi), dan kartu alamat penerima dengan alamat terjamin Anda beserta lencana verifikasinya. Jaga aturan penerusan Anda tetap mengarah ke alamat penerima agar surat pelanggan terus berdatangan.