Kituo cha barua pepe

Geuza anwani ya usaidizi kama support@yourcompany.com kuwa kituo cha Respondo: wateja wanakutumia barua pepe, wakala wa AI au wenzako wa timu hujibu kutoka anwani ile ile, na kila uzi hutua katika kikasha cha pamoja.

Muhtasari#

Kituo cha barua pepe kina nusu mbili zinazojitegemea. Kupokea hufanya kazi mara moja: kila kituo cha barua pepe hupata anwani ya kupokea ya Respondo iliyohakikishwa, na unasambaza mbele kikasha chako kilichopo kwenda kwake (au unaelekeza rekodi za MX za kikoa chako kwa Respondo). Kutuma kutoka kikoa chako mwenyewe kunahitaji uthibitishaji wa DNS wa mara moja (DKIM/SPF), ili majibu yatoke yakiwa yamesainiwa kama chapa yako badala ya anwani ya jumla.

Anwani moja

Wateja hutumia barua pepe anwani yako ya usaidizi na majibu yako hutoka anwani ile ile — hakuna makasha tofauti ya "kutoka" na "kwenda".

Kikasha kilichohakikishwa

Anwani ya kupokea inayotolewa na jukwaa huundwa kwa kila kituo na hupokea barua kila wakati — hata usipothibitisha kamwe kikoa maalum.

Utumaji wenye chapa

Chapisha rekodi chache za DNS mara moja na majibu yanayotoka husainiwa kwa DKIM na SPF za kikoa chako mwenyewe.

Kuunganisha au kubadilisha vituo vya barua pepe kunahitaji ruhusa ya Channels — kwa chaguo-msingi hiyo inamaanisha Wamiliki na Wasimamizi. Kujibu mazungumzo ya barua pepe kunahitaji tu ufikiaji wa kikasha, kama kituo kingine chochote.

Kuunganisha barua pepe#

Nenda kwenye Settings → Channels, ongeza kituo, kisha chagua Email. Msaidizi wa hatua tatu hukuongoza katika usanidi:

Hatua	Kinachotokea
1. Kikasha na utumaji	Kipe kituo jina, weka anwani yako ya usaidizi (mfano support@yourcompany.com), na weka utambulisho wa mtumaji — jina la kuonyeshwa, sahihi, avatar, na muundo wa jibu. Kubofya Next huandaa kikasha na kusajili kikoa chako cha kutuma, kisha huonyesha rekodi za DNS za kuchapisha.
2. Wakala wa AI	Chagua nani anajibu mazungumzo mapya ya barua pepe — mmoja wa mawakala wako wa AI, au Humans only ili kuelekeza kila kitu moja kwa moja kwa timu yako.
3. Kwenda hewani	Kagua anwani, wakala anayejibu, na hali ya upokeaji, kisha washa kituo. Kwenda hewani kunahitaji upokeaji uthibitishwe kwanza.

Chaguo za mtumaji zinazowekwa katika hatua ya 1 (na zinazoharirika baadaye kutoka ukurasa wa kituo):

Sehemu	Maelezo
Jina la kituo	Lebo ya ndani inayoonyeshwa kote katika dashibodi yako — orodha ya vituo, vichujio vya kikasha, ripoti. Wateja hawaioni kamwe.
Anwani ya usaidizi	Anwani ya pekee ya kituo — wateja huitumia barua pepe na majibu yako hutumwa kutoka kwake.
Jina la kuonyeshwa	Jina la mtumaji linaloonyeshwa katika programu ya barua pepe ya mpokeaji (Gmail, Outlook, Apple Mail) — mfano "Acme Support".
Sahihi	Sahihi ya Markdown inayoambatishwa kwa kila jibu linalotoka kama kijachini laini.
Muundo wa jibu	HTML yenye mitindo (maandishi yaliyopangwa na picha ndani ya ujumbe — inapendekezwa) au maandishi matupu (barua pepe ya maandishi tu, bila sehemu ya HTML kabisa).
Avatar	Avatar ya hiari ya kituo inayoonyeshwa kando ya majibu; hurudi kwenye avatar ya wakala wa AI ikiwa tupu.

Unaweza kuondoka kwenye msaidizi na kurudi — kituo huendelea pale ulipoachia, na usanidi wowote unaoendelea huonekana katika orodha yako ya vituo hadi uende hewani.

Anwani yako ya kupokea#

Kila kituo cha barua pepe hupata anwani ya kupokea inayotolewa na jukwaa — anwani ya kipekee kwenye kikoa cha barua cha Respondo, iliyojengwa kutoka slug ya eneo lako la kazi, mfano support-acme@mail.respondo.ai (kituo cha pili cha barua pepe hupata kiambishi kifupi, mfano support-acme-1f2a@). Ni anwani yako ya kikasha iliyohakikishwa: barua inayotumwa (au kusambazwa mbele) kwake hutua katika Respondo kila wakati, hufanya kazi tangu wakati kikasha kinapoandaliwa, na unaibakiza milele — pamoja na ukiruka uthibitishaji wa kikoa maalum kabisa.

Ili kupokea barua za wateja kwenye anwani yako mwenyewe, sanidi mojawapo ya yafuatayo:

Njia	Inavyofanya kazi
Usambazaji mbele (unapendekezwa)	Katika kikasha chako kilichopo, ongeza kanuni inayosambaza mbele barua zinazotumwa kwa anwani yako ya usaidizi kwenda anwani ya kupokea — na bakiza nakala. Kila barua pepe basi hutua katika kikasha chako na katika Respondo. Katika Gmail: Settings → Forwarding and POP/IMAP → Add a forwarding address → thibitisha → "forward a copy and keep Gmail's copy in the Inbox". Katika Outlook / Microsoft 365: Rules → sambaza mbele nakala, acha "keep a copy" ikiwa imewashwa.
Rekodi za MX (ya kina)	Elekeza rekodi za MX za kikoa chako kwa Respondo badala yake. Barua basi hufika katika Respondo pekee, si katika kikasha chako cha zamani. Safu ya MX ya kuingia katika jedwali la DNS imewekwa alama ya hiari — iruke ikiwa unasambaza mbele.

Njia

Inavyofanya kazi

Usambazaji mbele (unapendekezwa)

Katika kikasha chako kilichopo, ongeza kanuni inayosambaza mbele barua zinazotumwa kwa anwani yako ya usaidizi kwenda anwani ya kupokea — na bakiza nakala. Kila barua pepe basi hutua katika kikasha chako na katika Respondo. Katika Gmail: Settings → Forwarding and POP/IMAP → Add a forwarding address → thibitisha → "forward a copy and keep Gmail's copy in the Inbox". Katika Outlook / Microsoft 365: Rules → sambaza mbele nakala, acha "keep a copy" ikiwa imewashwa.

Rekodi za MX (ya kina)

Elekeza rekodi za MX za kikoa chako kwa Respondo badala yake. Barua basi hufika katika Respondo pekee, si katika kikasha chako cha zamani. Safu ya MX ya kuingia katika jedwali la DNS imewekwa alama ya hiari — iruke ikiwa unasambaza mbele.

Kupokea hakujategemei uthibitishaji wa DNS — usambazaji mbele hufanya kazi mara moja, wakati DKIM/SPF hulinda kutuma pekee. Sanidi usambazaji mbele kwanza ili tiketi zianze kufika wakati rekodi zako za DNS zinasambaa.

Wakati kituo bado hakijaenda hewani, barua zinazoingia huegeshwa katika paneli ya "Received during setup" badala ya kikasha chako. Hapa ndipo barua pepe ya uthibitisho wa usambazaji mbele ya mtoa huduma wako wa barua huonekana — Respondo hutoa msimbo au kiungo cha uthibitisho kiotomatiki (Gmail hutuma kiungo, watoa huduma wengine hutuma msimbo) ili ukamilishe usambazaji mbele bila kuondoka kwenye ukurasa. Barua za usanidi huonekana wakati wa usanidi pekee na haziingizwi kamwe katika kikasha chako halisi. Barua pepe ya uthibitisho yenyewe haithibitishi upokeaji — kamilisha uthibitisho, kisha tuma barua pepe ya majaribio kwa anwani yako ya usaidizi; barua pepe ya kwanza halisi iliyosambazwa mbele hugeuza beji ya upokeaji kuwa Verified.

Kikoa maalum cha kutuma#

Ili kutuma majibu kutoka anwani yako mwenyewe, sajili kikoa chako cha kutuma: weka jina la kikasha (sehemu kabla ya @, chaguo-msingi support) na kikoa chako — mfano support@example.com au kikoa-kidogo kama help.example.com — kisha bofya Register & get DNS records. Respondo husajili kikoa na kuonyesha rekodi za DNS za kuchapisha.

Hatua	Maelezo
1. Chapisha rekodi	Fungua paneli ya DNS kwa yeyote anayehifadhi kikoa chako — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53, n.k. — na uongeze kila safu iliyoonyeshwa. DKIM na SPF zinahitajika; ni safu ya MX ya kuingia (na DMARC) pekee iliyo ya hiari — ruka MX ya kuingia ikiwa unasambaza mbele. Kila thamani ina kitufe cha kunakili. Kosa la kawaida: safu wima ya Host tayari inajumuisha kiambishi awali cha kikoa-kidogo chako, kwa hivyo usiambatishe kikoa chako kwake tena.
2. Subiri uthibitishaji	Uthibitishaji hujikagua kiotomatiki — ukurasa hukagua upya kila sekunde 15 na kila rekodi hugeuka kutoka pending hadi verified kadri DNS inavyosambaa. Watoa huduma wengi hukubali rekodi ndani ya dakika 30. Unaweza pia kubofya Verify now ili kukagua upya mara moja.
3. Utumaji hufunguka	Kikoa kikishathibitishwa, majibu hutoka kutoka anwani yako, yakiwa yamesainiwa kwa DKIM na SPF zako. Hadi hapo, utumaji wa nje hubaki umesitishwa — Respondo haitatuma kutoka kikoa kisichothibitishwa.

Rekodi za DKIM/SPF huongezwa kando ya usanidi wako wa barua uliopo — humruhusu Respondo kutuma kama kikoa chako bila kuchukua nafasi ya mtoa huduma wako wa sasa wa barua.

Usisajili upya kikoa kinachofanya kazi. Kuondoa kikoa kilichothibitishwa (au kukisajili tena) huweka upya hali yake ya uthibitishaji — utumaji wa nje husitishwa na uthibitisho wa usambazaji mbele hufutwa hadi kikoa kipya kithibitishwe na usambazaji mbele uthibitishwe tena. Tumia Use a different domain pale tu unapokusudia kwa kweli kubadilisha anwani.

Vikoa, chapa na vikomo#

Respondo hupima vikoa vya kutuma kwa chapa — utambulisho unaowakabili wateja, wenye umbo la kikoa cha msingi. Kanuni:

Anwani zaidi kwenye kikoa ambacho tayari unatuma kutoka kwake — sales@, billing@, au vikoa-vidogo kama help.example.com — ni bure na bila kikomo.
Kikoa kipya cha msingi (mfano kuongeza example.de kando ya example.com) hutumia nafasi moja ya chapa.

Mpango	Chapa zilizojumuishwa
Startup ($99/mo)	1
Growth ($219/mo)	5
Business ($499/mo)	10

Zaidi ya kiwango kilichojumuishwa, mipango ya Growth na Business inaweza kuongeza nafasi za ziada za chapa kwa $29/mo kila moja. Vikoa ulivyokwisha kuvithibitisha havibatilishwi kamwe unapobadilisha mipango — ni kikoa kipya cha msingi kinachofuata pekee ndicho hukaguliwa dhidi ya kiwango kilichoruhusiwa.

Maeneo ya kazi yaliyoundwa kwa anwani ya barua pepe ya binafsi (ya bure) huendesha chapa moja bila kujali mpango. Sajili mmiliki kwenye kikoa cha kampuni yako ili kuendesha zaidi, au wasiliana na usaidizi.

Kikoa ambacho tayari kimethibitishwa na eneo jingine la kazi la Respondo hukataliwa — umiliki huthibitishwa kupitia DNS, na kikoa kimoja kinaweza kuwa mali ya eneo moja la kazi pekee. Ikiwa kikoa ni chako, wasiliana na support@respondo.ai na kitahamishwa.

Majina ya mtumaji katika kikasha cha mteja#

Nani anaonekana kama mtumaji hutegemea nani aliandika jibu:

Mwandishi	Jina la kutoka
Wakala wa AI	Jina la kuonyeshwa la kituo — chapa ya kikasha, mfano "Acme Support".
Mwenzako wa timu	Jina la mwenzako mwenyewe pamoja na kampuni yako — "Sarah from Acme" — ili majibu ya binadamu yasomeke kama ya kibinafsi.

Sehemu ya kampuni hutoka kwenye mpangilio wa jina la kampuni wa wakala wa AI (ukirudi kwenye jina la eneo lako la kazi), na anwani ya barua pepe yenyewe daima ni anwani ya usaidizi ya kituo. Majibu ya wateja huenda kwenye anwani ile ile, kwa hivyo uzi huendelea kutiririka kurudi katika Respondo kupitia usambazaji mbele wako au usanidi wa MX.

Kwenda hewani na kusimamia kituo#

Hatua ya mwisho ya msaidizi hufanya muhtasari wa anwani, wakala anayejibu, na hali ya upokeaji. Go Live huwashwa mara upokeaji unapothibitishwa — ama uthibitisho wa usambazaji mbele ulifika katika paneli ya usanidi, au MX ya kikoa chako inaelekeza kwa Respondo. Hii huakisi ukaguzi wa upande wa seva: kituo cha anwani maalum hakiwezi kuwashwa bila upokeaji uliothibitishwa, ili barua zisiende popote kimya kimya.

Baada ya kwenda hewani, ukurasa wa mipangilio wa kituo hubakiza kila kitu kikiwa kinaharirika: utambulisho wa mtumaji, wakala anayejibu, rekodi za DNS (zilizofichwa nyuma ya kifunguo cha "View DNS records" zikishathibitishwa), na kadi ya anwani ya kupokea yenye anwani yako iliyohakikishwa na beji yake ya uthibitishaji. Weka kanuni yako ya usambazaji mbele ikielekeza kwenye anwani ya kupokea ili barua za wateja ziendelee kufika.

Kutuma na kupokea huthibitishwa kwa kujitegemea: usambazaji mbele unaweza kuthibitishwa wakati DNS bado inasambaa, na kinyume chake. Kituo kiko kazini kikamilifu pale kikoa kinaonyesha Sending verified na beji ya upokeaji inaonyesha Receiving verified.