ওয়ার্কফ্লো
আপনার টিম উত্তর দেওয়ার পরে কথোপকথনের কী হবে তা স্বয়ংক্রিয় করুন — চুপ হয়ে যাওয়া গ্রাহককে মনে করিয়ে দিন, একটি কাস্টম ফলো-আপ পাঠান, আর তিনি আর না ফিরলে থ্রেডটি বন্ধ করুন।
পরিচিতি#
ওয়ার্কফ্লো হলো একটি ট্রিগার আর কথোপকথনের ওপর কাজ করা ধাপের একটি গাছ। একটি সাধারণ দৃশ্য: আপনার উত্তরের পর গ্রাহক দুই দিন চুপ → একটি রিমাইন্ডার পাঠাও → আরও এক দিন নীরবতা → বিদায় জানিয়ে কথোপকথন বন্ধ করো — মাঝে শর্তসহ (যেমন ভিন্ন চ্যানেল বা ভাষার জন্য ভিন্ন বার্তা)।
ওয়ার্কফ্লো পাবেন Settings → Workflows-এ। প্রতিটি ওয়ার্কফ্লো গ্রিডের একটি কার্ড — চালু/বন্ধ সুইচ, স্ট্যাটাস-চিপ এবং সম্পাদনা, আর্কাইভ ও মুছে ফেলার মেনুসহ।
ট্রিগার
দৃশ্যটি কখন শুরু হয় — আপনার টিম উত্তর দেওয়ার পর গ্রাহক চুপ হয়ে গেলে, বা কথোপকথন মানুষের কাছে পৌঁছালে।
ধাপ
বার্তা পাঠানো, অপেক্ষা, if/else শাখা, কথোপকথন বন্ধ করা, বা দৃশ্যের সমাপ্তি।
প্রস্থানের শর্ত
মানুষ ঢুকে পড়ামাত্রই দৃশ্যটি নিজে থেকেই থামে — যেমন গ্রাহক উত্তর দিলে।
ট্রিগার#
প্রতিটি ওয়ার্কফ্লো শুরু হয় একটি ট্রিগার থেকে, কনফিগারযোগ্য বিলম্বসহ (কমপক্ষে 5 মিনিট):
| ট্রিগার | শুরু হয় যখন |
|---|---|
| আপনার টিম উত্তর দিয়েছে, গ্রাহক চুপ | শেষ বার্তাটি পাঠিয়েছেন কোনো সহকর্মী, আর গ্রাহক কনফিগার করা সময় ধরে নীরব — যেমন "2 দিনের নীরবতা"। |
| কথোপকথন মানুষের কাছে পৌঁছেছে | AI এজেন্ট কথোপকথনটি আপনার টিমের হাতে দিয়েছে — হস্তান্তরের কনফিগার করা সময় পরে ওয়ার্কফ্লো শুরু হয়। |
ওয়ার্কফ্লোকে নির্দিষ্ট চ্যানেলেও সীমাবদ্ধ করা যায় — ঠিক কোন উইজেট, ইমেইল ইনবক্স বা মেসেঞ্জার-ইন্টিগ্রেশনে প্রযোজ্য হবে তা বাছুন। পরিসর ফাঁকা রাখলে ওয়ার্কফ্লো প্রতিটি চ্যানেলের কথোপকথনের জন্য শুরু হয়।
ধাপ#
ধাপগুলো একটি গাছে শৃঙ্খলিত। পাঁচ ধরনের ধাপ আছে:
| ধাপ | কী করে |
|---|---|
| বার্তা পাঠানো | গ্রাহককে তাঁর ভাষায় লেখে। ফাইল-অ্যাটাচমেন্ট সমর্থিত (ধাপপ্রতি 5টি পর্যন্ত); বার্তা সর্বোচ্চ 2,000 অক্ষর। |
| অপেক্ষা | পরের ধাপের আগে বিরতি — 5 মিনিট থেকে 90 দিন পর্যন্ত। |
| If / else | শর্ত ধরে দৃশ্যকে ভাগ করে। দুটো শাখাই সংজ্ঞায়িত হতে হবে — শর্ত একটি কাঁটাচামচ, ফিল্টার নয়। |
| কথোপকথন বন্ধ | কথোপকথনকে resolved চিহ্নিত করে। গ্রাহক পরে আবার লিখলে কথোপকথন যথারীতি আবার খোলে। |
| End | শাখাটি থামায়, আর কিছুই করে না। |
If / else শর্ত পরীক্ষা করতে পারে: Channel, Tags, Priority, Language, Reached a human (কথোপকথন এস্কেলেট হয়েছিল কি না), Assignee, Team ও Office hours — is, is not, contains, is set ও is empty-র মতো অপারেটরসহ। নিয়মগুলো মেলে "all" বা "any" ম্যাচিংয়ে।
একটি ওয়ার্কফ্লোতে 200টি পর্যন্ত ধাপ থাকতে পারে, ওয়ার্কফ্লোপ্রতি সর্বোচ্চ 8টি if/else নোডসহ।
প্রস্থানের শর্ত#
বাস্তবতা বদলে যাওয়ামাত্র প্রস্থানের শর্ত কোনো কথোপকথনের চলমান দৃশ্য থামিয়ে দেয় — যাতে অটোমেশন কখনো জীবন্ত কথোপকথনের ওপর দিয়ে কথা না বলে। কোনগুলো রান শেষ করবে তা আপনি বাছেন:
- গ্রাহক উত্তর দেন
- কেউ কথোপকথনটি বন্ধ করেন
- কেউ সেটি স্নুজ করেন
- কোনো সহকর্মী সেটি নিজের হাতে নেন
ওয়ার্কফ্লো তৈরি#
বিল্ডার খুলতে Workflows পেজে New workflow ক্লিক করুন। দৃশ্যের নাম দিন, ট্রিগার ও তার বিলম্ব বাছুন, ধাপ যোগ করুন এবং প্রস্থানের শর্ত ঠিক করুন।
বিল্ডার কাজ করে create-on-save ধাঁচে: ড্রাফট সেভ বা ওয়ার্কফ্লো চালু না করা পর্যন্ত সার্ভারে কিছুই জমা হয় না। প্রথম সেভের আগে পেজ ছেড়ে গেলে আধখাওয়া "Untitled workflow" পড়ে থাকে না — বিল্ডার জিজ্ঞেস করে, অসংরক্ষিত পরিবর্তন বাদ দেবেন কি না।
ড্রাফট সেভ করা আর ওয়ার্কফ্লো চালু করা আলাদা সিদ্ধান্ত। ড্রাফট অসম্পূর্ণ হতে পারে; ওয়ার্কফ্লো সক্রিয় করতে হলে ভ্যালিডেশন পেরোতে হয় — একটি নাম, অন্তত একটি ধাপ, কোনো ফাঁকা বার্তা নয়, আর প্রতিটি if/else-এ দুটো শাখাই সংযুক্ত। সুইচ নিষ্ক্রিয় থাকলে তার ওপর হোভার করে দেখুন ঠিক কী অনুপস্থিত।
চালানো ও বিরতি#
প্রতিটি ওয়ার্কফ্লো-কার্ডে একটি সুইচ আছে: চালু মানে দৃশ্যটি লাইভ এবং মিলে যাওয়া কথোপকথনের জন্য রান শুরু করে; বন্ধ মানে বিরতি। বিরতি নতুন রান থামায় ও দৃশ্যকে জমিয়ে রাখে; যেকোনো সময় আবার চালু করতে পারেন। স্ট্যাটাস-চিপ বর্তমান অবস্থা জানায়:
| স্ট্যাটাস | অর্থ |
|---|---|
| Active | লাইভ — মিলে যাওয়া কথোপকথনের জন্য ওয়ার্কফ্লো রান শুরু করে। |
| Draft | সেভ করা, কিন্তু কখনো চালু হয়নি। |
| Paused | কোনো সহকর্মী বন্ধ করেছেন। |
| Paused by plan | ওয়ার্কস্পেস Business প্ল্যান ছেড়ে যাওয়ায় থেমেছে (নিচে প্ল্যানে প্রাপ্যতা দেখুন)। |
| Archived | সক্রিয় তালিকা থেকে সরানো; রেফারেন্সের জন্য রাখা আছে এবং ফেরানো যায়। |
রানের ইতিহাস#
প্রতিটি ওয়ার্কফ্লো বিল্ডারে কথোপকথনপ্রতি রানের ইতিহাস রাখে — রানপ্রতি এক সারি: কোন কথোপকথনের ওপর কাজ করল, তার অবস্থা (Waiting, Running, Finished, Failed, Stopped), এই মুহূর্তে কোন ধাপে দাঁড়িয়ে, পরের বার কখন জাগবে, আর কেন শেষ হলো — যেমন "শেষ পর্যন্ত চলেছে" বা গ্রাহক উত্তর দেওয়ায় প্রস্থানের শর্ত সক্রিয় হয়েছে।
আর্কাইভ ও মুছে ফেলা#
ওয়ার্কফ্লো অবসরে পাঠানোর নিরাপদ উপায় আর্কাইভ। আর্কাইভ করা ওয়ার্কফ্লো তালিকার নিচের নিষ্প্রভ অংশে চলে যায়, নতুন রান শুরু করা বন্ধ করে, আর তার পূর্ণ কনফিগারেশন ও ইতিহাস রেখে দেয়। আর্কাইভ থেকে পারেন:
- Restore — ওয়ার্কফ্লো সক্রিয় তালিকায় ফেরে, কিন্তু কখনো সরাসরি চালু অবস্থায় নয়: আগে প্রকাশিত ওয়ার্কফ্লো ফেরে বিরতিতে, ড্রাফট ফেরে ড্রাফট হিসেবে। আবার চালু করা সবসময়ই একটি সচেতন সিদ্ধান্ত।
- Delete — ওয়ার্কফ্লোকে তার সব ভার্সন ও রানের ইতিহাসসহ স্থায়ীভাবে মুছে দেয়। এটি ফেরানো যায় না; ফিরে আসার সম্ভাবনা থাকলে নিশ্চিতকরণ-ডায়ালগ বদলে আর্কাইভ করার পরামর্শ দেয়।
প্ল্যানে প্রাপ্যতা#
ওয়ার্কফ্লো-বিল্ডার অন্তর্ভুক্ত Business প্ল্যানে ($499/mo) এবং 14 দিনের ফ্রি ট্রায়ালে (যাতে Business-এর ফিচার-সেট থাকে)। Startup ও Growth-এ ওয়ার্কফ্লো তৈরি, সম্পাদনা বা সক্রিয় করার চেষ্টা সার্ভার payment-required ত্রুটি দিয়ে প্রত্যাখ্যান করে, আর পেজে create-বোতামের বদলে আপগ্রেডের নোটিশ দেখা যায়।
আপনার করা কাজ কখনো জিম্মি থাকে না। যেকোনো প্ল্যানে এখনো পারেন:
- আপনার টিমের বানানো প্রতিটি ওয়ার্কফ্লো খুলে পড়তে
- এখনো চলমান যেকোনো কিছু বিরতিতে দিতে
- ওয়ার্কফ্লো আর্কাইভ, রিস্টোর ও স্থায়ীভাবে মুছে ফেলতে
অনুমতি#
ওয়ার্কফ্লোর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রিত হয় রোল-ম্যাট্রিক্সের দুটি অনুমতি দিয়ে (Settings → People → Members & roles):
| অনুমতি | যা দেয় |
|---|---|
| View workflows | Workflows অংশ দেখা, দৃশ্য খোলা ও রানের ইতিহাস পড়া — যাতে অপারেটর বুঝতে পারেন কেন কোনো কথোপকথন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সামলানো হয়েছিল। |
| Manage workflows | ওয়ার্কফ্লো তৈরি, সম্পাদনা, প্রকাশ, বিরতি, আর্কাইভ, রিস্টোর ও মুছে ফেলা। |
ডিফল্টে Owner ও Admin দুটো অনুমতিই রাখেন; Agent রোল পায় শুধু-দেখার অ্যাক্সেস — অটোমেশন পুরো ওয়ার্কস্পেসের হয়ে গ্রাহককে উত্তর দেয়, তাই সেগুলো বানানো ইচ্ছা করেই ডিফল্ট অপারেটর-সিটের অংশ নয়। Owner অনুমতির ম্যাট্রিক্সে যেকোনো কাস্টম রোলের জন্য এটি বদলাতে পারেন।