সহকর্মী ও রোল
আপনার ওয়ার্কস্পেসে কার অ্যাক্সেস থাকবে তা নিয়ন্ত্রণ করুন, নির্দিষ্ট অনুমতিসহ রোল বরাদ্দ করুন এবং আপনার টিমের কাঠামো অনুযায়ী কাস্টম রোল তৈরি করুন।
সারসংক্ষেপ#
প্রতিটি Respondo ওয়ার্কস্পেস একটি সংস্থা, যেখানে টিমের সদস্যরা একসঙ্গে কথোপকথন সামলান, AI এজেন্ট পরিচালনা করেন এবং গ্রাহক সহায়তা দেন। সহকর্মী হলেন সেই ব্যক্তিরা, যাঁদের আপনার ওয়ার্কস্পেসে অ্যাক্সেস আছে।
আমন্ত্রণ ও ব্যবস্থাপনা
ইমেইলে সহকর্মীদের আমন্ত্রণ জানান, আমন্ত্রণের সময়েই রোল বরাদ্দ করুন এবং সক্রিয় সদস্যদের এক জায়গা থেকে পরিচালনা করুন।
অন্তর্নির্মিত রোল
4টি ডিফল্ট রোল — Owner, Admin, Agent ও Member — শুরু থেকেই বেশিরভাগ টিম কাঠামো সামলে নেয়।
কাস্টম রোল
টিমের নির্দিষ্ট প্রয়োজনে সূক্ষ্ম অনুমতিসহ রোল তৈরি করুন — যেমন শুধু-পড়ার অ্যাক্সেসওয়ালা বিশ্লেষক বা চ্যানেল ম্যানেজার।
সহকর্মীদের আমন্ত্রণ জানানো#
নতুন সহকর্মীকে আমন্ত্রণ জানাতে Settings → Workspace → Teammates-এ যান এবং Invite teammate ক্লিক করুন।
| ধাপ | বিবরণ |
|---|---|
| 1. ইমেইল লিখুন | যাঁকে আমন্ত্রণ জানাতে চান, তাঁর ইমেইল ঠিকানা লিখুন। |
| 2. রোল বাছুন | অন্তর্নির্মিত বা কাস্টম রোল থেকে বেছে নিন। এটিই ঠিক করে দেয় ওই ব্যক্তি কী দেখতে ও করতে পারবেন। |
| 3. টিম বরাদ্দ করুন (ঐচ্ছিক) | আমন্ত্রিত ব্যক্তি ইনবক্সের কোন কোন টিমে যুক্ত হবেন তা বাছুন; আমন্ত্রণ গ্রহণ করামাত্রই তিনি সেই টিমগুলোর এস্কেলেশন-রোটেশনে ঢুকে পড়েন। |
| 4. আমন্ত্রণ পাঠান | একটি অনন্য আমন্ত্রণ-লিঙ্কসহ ইমেইল পাঠানো হয়। লিঙ্কটির মেয়াদ 7 দিন পর শেষ হয়। |
| 5. আমন্ত্রণ গ্রহণ | আমন্ত্রিত ব্যক্তি লিঙ্কে ক্লিক করেন, পাসওয়ার্ড তৈরি করেন এবং ওয়ার্কস্পেসে যুক্ত হন। |
চাইলে আমন্ত্রণ-লিঙ্কটি সরাসরি কপি করে নিজেও পাঠাতে পারেন (যেমন Slack-এ)। অপেক্ষমাণ আমন্ত্রণগুলো Invited ট্যাব থেকে আবার পাঠানো বা বাতিল করা যায়। অপেক্ষমাণ আমন্ত্রণ আবার পাঠানোর সময় গ্রহণের আগে তার রোল ও টিমগুলো হালনাগাদ করে নিতে পারেন।
রোল ও অনুমতি#
Respondo-তে 4টি অন্তর্নির্মিত রোল থাকে। প্রতিটি রোলের একটি পূর্বনির্ধারিত অনুমতি-সেট আছে, যা পুরো ওয়ার্কস্পেস জুড়ে ফিচারে অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করে।
সবকিছুতে পূর্ণ অ্যাক্সেস। বিলিং পরিচালনা, ওয়ার্কস্পেস মুছে ফেলা ও মালিকানা হস্তান্তর করতে পারেন। এই রোল সরানো যায় না।
ডিফল্টে সব ফিচারে পূর্ণ অ্যাক্সেস, বিলিং ও সংস্থার সেটিংসসহ — কেবল ওয়ার্কস্পেস মুছে ফেলা বা মালিকানা হস্তান্তর বাদে। সহকর্মীদের আমন্ত্রণ জানাতে, রোল পরিচালনা করতে, AI এজেন্ট কনফিগার করতে ও অ্যানালিটিক্স দেখতে পারেন। Owner চাইলে অনুমতির ম্যাট্রিক্সে (Roles ট্যাব → Manage permissions) Admin-এর অনুমতি সংকুচিত করতে পারেন।
কথোপকথন দেখতে ও তার উত্তর দিতে, Inbox ব্যবহার করতে এবং জ্ঞানভাণ্ডারে ঢুকতে পারেন। সেটিংস বদলাতে, সহকর্মী পরিচালনা করতে বা AI এজেন্ট কনফিগার করতে পারেন না।
শুধু-পড়ার অ্যাক্সেস। কথোপকথন ও রিপোর্ট দেখতে পারেন, কিন্তু উত্তর দিতে বা কোনো ডেটা বদলাতে পারেন না। যেসব অংশীজনের কাজের অ্যাক্সেস ছাড়াই শুধু দৃশ্যমানতা দরকার, তাঁদের জন্য আদর্শ।
Owner বা Admin যেকোনো সময় Teammates ট্যাব থেকে রোল বদলাতে পারেন।
কোনো সহকর্মীকে সরিয়ে দিলে তাঁর খোলা ও স্নুজ করা কথোপকথনগুলো এজেন্টের বণ্টন-সেটিংস (রাউন্ড-রবিন) অনুযায়ী বাকি সহকর্মীদের মধ্যে নিজে থেকেই পুনর্বণ্টিত হয়। উপযুক্ত কোনো সহকর্মী না থাকলে সেই কথোপকথনগুলো অবণ্টিত অবস্থায় Needs human সারিতে চলে যায়, ফলে ইনবক্স থেকে কিছুই হারিয়ে যায় না। সমাধান হওয়া কথোপকথনে ঐতিহাসিক বণ্টিত হিসেবে সরানো সহকর্মীই থেকে যান। সরানো সহকর্মীকে ওয়ার্কস্পেসের সব টিম থেকেও বাদ দেওয়া হয়।
কাস্টম রোল#
আরও সূক্ষ্ম নিয়ন্ত্রণের জন্য নির্দিষ্ট অনুমতিসহ কাস্টম রোল তৈরি করুন। যান Settings → Workspace → Teammates → Roles tab → Manage permissions-এ।
অনুমতির ম্যাট্রিক্স অনুমতিগুলোকে কয়েকটি গ্রুপে সাজায়:
| গ্রুপ | কীসের অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করে |
|---|---|
| Conversations | কথোপকথন দেখা, উত্তর দেওয়া, বরাদ্দ করা, সমাধান করা ও পরিচালনা করা |
| Knowledge | জ্ঞানভাণ্ডারের নিবন্ধ, কাস্টম উত্তর ও AI প্রশিক্ষণের ডেটা পরিচালনা |
| AI Agents | AI এজেন্ট তৈরি, কনফিগার ও মুছে ফেলা |
| Channels | যোগাযোগের চ্যানেল পরিচালনা (উইজেট, ইমেইল, ইন্টিগ্রেশন) |
| Apps | অ্যাপ ইনস্টল ও কনফিগার করা, কথোপকথন থেকে অ্যাপের অ্যাকশন চালানো এবং রিফান্ডের মতো আর্থিক অ্যাকশন |
| Improve | AI ইনসাইট, জ্ঞানের ঘাটতি, গাইডেন্স-নিয়ম ও কাস্টম উত্তর |
| Analytics | Reports অংশ ও ড্যাশবোর্ড দেখা |
| Contacts | কন্টাক্ট ডিরেক্টরি (CRM) দেখা ও পরিচালনা করা |
| Outbound | আউটবাউন্ড ক্যাম্পেইন ও সিরিজ দেখা, তৈরি করা ও চালানো |
| Team | সহকর্মীদের আমন্ত্রণ, রোল বদল ও সদস্য সরানো |
| Organization | ওয়ার্কস্পেসের নাম, টাইমজোন ও সামগ্রিক ওয়ার্কস্পেস সেটিংস |
| Tags | কথোপকথনের ট্যাগ তৈরি, সম্পাদনা ও মুছে ফেলা |
| Macros | সংরক্ষিত উত্তর ব্যবহার ও পরিচালনা করা |
| Workflows | উত্তর দেওয়া, রুট করা ও কথোপকথন বন্ধ করা অটোমেশনগুলো দেখা ও পরিচালনা করা |
| Settings | কাজের সময়, বহুভাষিক সেটিংস ও ওয়ার্কস্পেস-স্তরের কনফিগারেশন |
কাস্টম রোল তৈরি করতে Roles ট্যাবে Create Role ক্লিক করুন। একটি নাম ও বিবরণ দিন, তারপর অনুমতির ম্যাট্রিক্সে আলাদা আলাদা অনুমতি চালু-বন্ধ করুন। সব রোলের অনুমতি আবার আদি সেটিংসে ফেরাতে Reset to Defaults-ও ব্যবহার করতে পারেন।
কার্যকলাপের লগ#
Activity Logs ট্যাবে ওয়ার্কস্পেসের ভিতরে সহকর্মীদের কাজের কালানুক্রমিক রেকর্ড থাকে — কে কখন কী করেছেন। পরিবর্তন নিরীক্ষা করতে ও টিমের কার্যকলাপ অনুসরণ করতে এটি কাজে লাগে।