কাজের সময়
আপনার টিম কখন উপলব্ধ তা ঠিক করুন, ছুটির সূচি সামলান, প্রত্যাশিত উত্তরের সময় নির্ধারণ করুন এবং চ্যাট উইজেট দর্শনার্থীদের কীভাবে উপলব্ধতা জানাবে তা নিয়ন্ত্রণ করুন।
সারসংক্ষেপ#
কাজের সময় দিয়ে আপনি গ্রাহকদের জানাতে পারেন, আপনার টিম কখন উপলব্ধ এবং তাঁরা কখন উত্তর আশা করতে পারেন। কনফিগার করা থাকলে চ্যাট উইজেট নিজে থেকেই দেখায় আপনি অনলাইন না অফলাইন, আর সাধারণত কত সময়ে আপনি উত্তর দেন তা-ও দেখায়।
সময়সূচি
সাপ্তাহিকভাবে ফিরে আসা সময়সীমা ঠিক করুন — যেমন কর্মদিবসে সকাল 9টা থেকে সন্ধ্যা 6টা। একাধিক সময়সীমা দেওয়া যায়।
ছুটি
যেসব নির্দিষ্ট দিনে আপনার টিম বন্ধ থাকে বা কম সময় কাজ করে, সেই তারিখগুলো যোগ করুন।
উইজেট ইন্টিগ্রেশন
উইজেট নিজে থেকেই অনলাইন/অফলাইন অবস্থা ও প্রত্যাশিত উত্তরের সময় দেখায়।
সময়সূচি তৈরি#
সময়সূচি কনফিগার করতে Settings → Workspace → Office Hours-এ যান। প্রতিটি সময়সীমা এমন একটি বারবার ফিরে আসা সময়-জানালা ঠিক করে, যখন আপনার টিম অনলাইনে থাকে।
| ফিল্ড | বিবরণ |
|---|---|
| দিন | এই সময়সীমা কোন কোন দিনে প্রযোজ্য তা বাছুন। প্রিসেট আছে: Weekdays, Weekends, Every day বা Custom নির্বাচন। |
| শুরুর সময় | সময়সীমা কখন শুরু হয় (যেমন 09:00)। General সেটিংসে দেওয়া ওয়ার্কস্পেসের টাইমজোন ব্যবহার করা হয়। |
| শেষের সময় | সময়সীমা কখন শেষ হয় (যেমন 18:00)। শুরুর সময়ের পরে হতে হবে। |
আপনি একাধিক সময়সীমা যোগ করতে পারেন — যেমন কর্মদিবসের জন্য 9-18 এবং শনিবারের জন্য 10-14। প্রতিটি সময়সীমা আলাদা দিনে আলাদা সময় ধরতে পারে।
ছুটি ও বন্ধের দিন#
নির্দিষ্ট তারিখে ছুটি আপনার নিয়মিত সময়সূচিকে ছাপিয়ে যায়। ওই দিনগুলো পুরোপুরি বন্ধ রাখতে পারেন, অথবা কাস্টম কম সময়ে কাজ চালাতে পারেন।
| ফিল্ড | বিবরণ |
|---|---|
| নাম | ছুটির একটি নাম (যেমন "Christmas", "Company retreat")। |
| তারিখ / তারিখের পরিসর | একটি তারিখ, অথবা শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত একটি পরিসর। কয়েক দিনের ছুটিও দেওয়া যায়। |
| প্রতি বছর পুনরাবৃত্তি | চালু থাকলে ছুটিটি প্রতি বছর একই তারিখে (বা তারিখগুলোতে) ফিরে আসে। |
| মোড: Closed | পুরো দিন আপনার টিম সম্পূর্ণ অফলাইন থাকে। উইজেট "away" বার্তা দেখায়। |
| মোড: Custom hours | আপনার টিম কম সময় কাজ করে — ওই দিনের জন্য আলাদা শুরুর ও শেষের সময় দিন। |
উত্তরের সময়#
আপনার টিম অনলাইনে থাকাকালীন চ্যাট উইজেটে দর্শনার্থীদের যে সাধারণ উত্তরের সময় দেখানো হবে, তা ঠিক করুন। এতে প্রত্যাশা স্পষ্ট হয় এবং আস্থা তৈরি হয়।
| বিকল্প | উইজেট দেখায় |
|---|---|
| যত দ্রুত সম্ভব | "We'll reply as soon as we can" |
| কয়েক মিনিট | "We usually reply in a few minutes" |
| কয়েক ঘণ্টা | "We usually reply in a few hours" |
| এক দিন | "We usually reply in a day" |
চ্যানেলভেদেও উত্তরের সময় বদলে দেওয়া যায়। কোনো নির্দিষ্ট AI এজেন্টের সেটিংসে reply_time দেওয়া থাকলে ওয়ার্কস্পেস-স্তরের ডিফল্টের বদলে সেটিই ব্যবহৃত হবে।
উইজেটের আচরণ#
কাজের সময় কনফিগার করা থাকলে চ্যাট উইজেট হেডার ও কথোপকথনের অংশের মাঝে উপলব্ধতার একটি ব্যানার দেখায়।
সবুজ বিন্দু ও উত্তরের সময়ের বার্তা দেখায় (যেমন "We usually reply in a few minutes")। বর্তমান সময় কনফিগার করা কোনো সময়সীমার মধ্যে পড়লে এটি দেখা যায়।
ধূসর বিন্দু ও "We're away. Back Monday 09:00"-এর মতো বার্তা দেখায়। পরের বার কখন খোলা হবে, তা আপনার সময়সূচি থেকে নিজে থেকেই হিসাব করা হয়।
দর্শনার্থীর ব্রাউজারের ভাষা অনুযায়ী ব্যানারের লেখা নিজে থেকেই 8টি ভাষায় (English, Russian, German, Ukrainian, French, Spanish, Portuguese, Polish) দেখানো হয়।
মেট্রিক ফিল্টার#
কাজের সময় অনুযায়ী অ্যানালিটিক্স ছাঁকতে Track metrics within office hours চালু করুন। চালু থাকলে গড় সাড়ার সময়ের মতো পারফরম্যান্স মেট্রিকে শুধু সেই বার্তাগুলোই ধরা হয়, যেগুলো আপনার কনফিগার করা কাজের সময়ে পাঠানো হয়েছে।
যে সময়ে কারও উত্তর দেওয়ার কথা নয়, সেই সময়টুকু বাদ পড়ায় আপনার টিমের সাড়া দেওয়ার ছবি আরও নির্ভুল হয়। ফিল্টারটি প্রযোজ্য:
- চ্যানেল অ্যানালিটিক্সে গড় সাড়ার সময়
- বার্তা প্রক্রিয়াকরণের সময়ের মেট্রিক