ইমেল চ্যানেল
support@yourcompany.com-এর মতো একটি সাপোর্ট-ঠিকানাকে Respondo চ্যানেলে পরিণত করুন: গ্রাহকেরা আপনাকে ইমেইল করেন, AI এজেন্ট বা আপনার সহকর্মীরা একই ঠিকানা থেকে উত্তর দেন, আর প্রতিটি থ্রেড শেয়ার্ড ইনবক্সে জমা হয়।
পরিচিতি#
ইমেইল চ্যানেলের দুটি স্বাধীন অর্ধেক আছে। গ্রহণ সঙ্গে সঙ্গেই কাজ করে: প্রতিটি ইমেইল চ্যানেল একটি নিশ্চিত Respondo গ্রহণের ঠিকানা পায়, আর আপনি আপনার বিদ্যমান মেইলবক্স সেখানে ফরোয়ার্ড করেন (বা ডোমেইনের MX রেকর্ড Respondo-র দিকে নির্দেশ করেন)। নিজের ডোমেইন থেকে পাঠাতে লাগে একবারের DNS যাচাই (DKIM/SPF), ফলে উত্তর যায় জেনেরিক ঠিকানার বদলে আপনার ব্র্যান্ডের সইসহ।
একটাই ঠিকানা
গ্রাহকেরা আপনার সাপোর্ট-ঠিকানায় ইমেইল করেন, আর আপনার উত্তরও যায় সেই ঠিকানা থেকেই — আলাদা "from" ও "to" মেইলবক্স নেই।
নিশ্চিত ইনবক্স
প্রতিটি চ্যানেলের জন্য প্ল্যাটফর্ম-প্রদত্ত গ্রহণের ঠিকানা তৈরি হয় এবং তা সবসময় মেইল নেয় — কাস্টম ডোমেইন কখনো যাচাই না করলেও।
ব্র্যান্ডেড পাঠানো
একবার কয়েকটি DNS রেকর্ড প্রকাশ করুন — বাইরে যাওয়া উত্তর আপনার নিজের ডোমেইনের DKIM ও SPF দিয়ে সই হবে।
ইমেইল যুক্ত করা#
Settings → Channels-এ যান, একটি চ্যানেল যোগ করুন এবং Email বাছুন। তিন-ধাপের একটি উইজার্ড আপনাকে সেটআপ করিয়ে নেয়:
| ধাপ | কী ঘটে |
|---|---|
| 1. ইনবক্স ও পাঠানো | চ্যানেলের নাম দিন, আপনার সাপোর্ট-ঠিকানা লিখুন (যেমন support@yourcompany.com) এবং প্রেরকের পরিচয় ঠিক করুন — ডিসপ্লে নাম, সিগনেচার, অবতার ও উত্তরের ফরম্যাট। Next ক্লিক করলে ইনবক্স প্রভিশন হয়, আপনার পাঠানোর ডোমেইন নিবন্ধিত হয় এবং প্রকাশ করার DNS রেকর্ডগুলো দেখানো হয়। |
| 2. AI এজেন্ট | নতুন ইমেইল কথোপকথনের উত্তর কে দেবে তা বাছুন — আপনার কোনো AI এজেন্ট, অথবা Humans only — সবকিছু সরাসরি আপনার টিমে পাঠাতে। |
| 3. লাইভ হওয়া | ঠিকানা, উত্তরদাতা এজেন্ট ও গ্রহণের স্ট্যাটাস দেখে নিয়ে চ্যানেলটি সক্রিয় করুন। লাইভ হতে আগে গ্রহণ নিশ্চিত হওয়া লাগে। |
ধাপ 1-এ ঠিক করা প্রেরকের অপশনগুলো (পরে চ্যানেল-পেজ থেকেও সম্পাদনাযোগ্য):
| ফিল্ড | বিবরণ |
|---|---|
| চ্যানেলের নাম | আপনার ড্যাশবোর্ড জুড়ে দেখা অভ্যন্তরীণ লেবেল — চ্যানেলের তালিকা, ইনবক্স ফিল্টার, রিপোর্ট। গ্রাহকেরা কখনো এটি দেখেন না। |
| সাপোর্ট-ঠিকানা | চ্যানেলের একমাত্র ঠিকানা — গ্রাহকেরা এতে ইমেইল করেন, আর আপনার উত্তরও এখান থেকেই যায়। |
| ডিসপ্লে নাম | প্রাপকের মেইল-ক্লায়েন্টে (Gmail, Outlook, Apple Mail) দেখা প্রেরকের নাম — যেমন "Acme Support"। |
| সিগনেচার | Markdown সিগনেচার, যা বাইরে যাওয়া প্রতিটি উত্তরের শেষে নরম ফুটার হিসেবে যুক্ত হয়। |
| উত্তরের ফরম্যাট | স্টাইল করা HTML (ফরম্যাট করা টেক্সট ও ইনলাইন ছবি — সুপারিশকৃত) অথবা প্লেইন টেক্সট (শুধু-টেক্সট ইমেইল, কোনো HTML অংশ ছাড়া)। |
| অবতার | উত্তরের পাশে দেখা ঐচ্ছিক চ্যানেল-অবতার; ফাঁকা থাকলে AI এজেন্টের অবতারে ফিরে যায়। |
উইজার্ড ছেড়ে গিয়ে পরে ফিরতে পারেন — চ্যানেলটি যেখানে ছিলেন সেখান থেকেই চালু হয়, আর লাইভ না হওয়া পর্যন্ত চলমান সেটআপ আপনার চ্যানেল-তালিকায় দেখা যায়।
আপনার গ্রহণের ঠিকানা#
প্রতিটি ইমেইল চ্যানেল পায় একটি প্ল্যাটফর্ম-প্রদত্ত গ্রহণের ঠিকানা — Respondo-র মেইল-ডোমেইনে আপনার ওয়ার্কস্পেস-স্লাগ থেকে তৈরি একটি অনন্য ঠিকানা, যেমন support-acme@mail.respondo.ai (দ্বিতীয় ইমেইল চ্যানেল পায় ছোট একটি সাফিক্স, যেমন support-acme-1f2a@)। এটিই আপনার নিশ্চিত ইনবক্স-ঠিকানা: এতে পাঠানো (বা ফরোয়ার্ড করা) মেইল সবসময় Respondo-তে পৌঁছায়, ইনবক্স প্রভিশন হওয়ার মুহূর্ত থেকেই কাজ করে, আর এটি চিরস্থায়ীভাবে আপনার — এমনকি কাস্টম-ডোমেইন যাচাই পুরোপুরি এড়িয়ে গেলেও।
নিজের ঠিকানায় গ্রাহকের মেইল পেতে নিচের যেকোনো একটি সেট করুন:
| পদ্ধতি | কীভাবে কাজ করে |
|---|---|
| ফরোয়ার্ডিং (সুপারিশকৃত) | আপনার বিদ্যমান মেইলবক্সে এমন একটি রুল যোগ করুন, যা সাপোর্ট-ঠিকানায় আসা মেইল গ্রহণের ঠিকানায় ফরোয়ার্ড করে — এবং একটি কপি রাখে। তখন প্রতিটি ইমেইল আপনার মেইলবক্স ও Respondo — দুই জায়গাতেই পৌঁছায়। Gmail-এ: Settings → Forwarding and POP/IMAP → Add a forwarding address → নিশ্চিত করুন → "forward a copy and keep Gmail's copy in the Inbox"। Outlook / Microsoft 365-এ: Rules → forward a copy, "keep a copy" চালু রাখুন। |
| MX রেকর্ড (অ্যাডভান্সড) | বদলে ডোমেইনের MX রেকর্ড Respondo-র দিকে নির্দেশ করুন। মেইল তখন শুধু Respondo-তে আসে, আপনার পুরোনো মেইলবক্সে নয়। DNS টেবিলের inbound MX সারিটি ঐচ্ছিক চিহ্নিত — ফরোয়ার্ড করলে বাদ দিন। |
চ্যানেল লাইভ না হওয়া পর্যন্ত আসা মেইল আপনার ইনবক্সে নয়, একটি "Received during setup" প্যানেলে জমা হয়। আপনার মেইল-প্রোভাইডারের ফরোয়ার্ডিং-নিশ্চিতকরণ ইমেইলও এখানেই দেখা যায় — Respondo নিশ্চিতকরণ কোড বা লিঙ্কটি নিজে থেকেই বের করে আনে (Gmail পাঠায় লিঙ্ক, কিছু প্রোভাইডার কোড), ফলে পেজ না ছেড়েই ফরোয়ার্ডিং শেষ করতে পারেন। সেটআপ-মেইল কেবল সেটআপ চলাকালেই দৃশ্যমান এবং কখনোই আপনার আসল ইনবক্সে ইমপোর্ট হয় না। নিশ্চিতকরণ ইমেইলটি নিজে গ্রহণ যাচাই করে না — নিশ্চিতকরণ শেষ করে সাপোর্ট-ঠিকানায় একটি টেস্ট ইমেইল পাঠান; প্রথম প্রকৃত ফরোয়ার্ড হওয়া ইমেইলই গ্রহণের ব্যাজ Verified-এ বদলে দেয়।
কাস্টম পাঠানোর ডোমেইন#
নিজের ঠিকানা থেকে উত্তর পাঠাতে পাঠানোর ডোমেইন নিবন্ধন করুন: মেইলবক্সের নাম (@-এর আগের অংশ, ডিফল্ট support) ও আপনার ডোমেইন লিখুন — যেমন support@example.com অথবা help.example.com-এর মতো সাবডোমেইন — তারপর Register & get DNS records ক্লিক করুন। Respondo ডোমেইনটি নিবন্ধন করে এবং প্রকাশ করার DNS রেকর্ডগুলো দেখায়।
| ধাপ | বিবরণ |
|---|---|
| 1. রেকর্ডগুলো প্রকাশ করুন | আপনার ডোমেইন যে হোস্ট করে — Cloudflare, Namecheap, GoDaddy, Route 53 ইত্যাদি — তার DNS প্যানেল খুলে দেখানো প্রতিটি সারি যোগ করুন। DKIM ও SPF বাধ্যতামূলক; শুধু inbound MX সারি (আর DMARC) ঐচ্ছিক — ফরোয়ার্ড করলে inbound MX বাদ দিন। প্রতিটি মানে কপি-বোতাম আছে। সাধারণ ভুল: Host কলামে আপনার সাবডোমেইন-প্রিফিক্স আগে থেকেই আছে, তাই এর সঙ্গে আবার ডোমেইন জুড়বেন না। |
| 2. যাচাইয়ের অপেক্ষা | যাচাই নিজে থেকেই পোল করে — পেজটি প্রতি 15 সেকেন্ডে আবার পরীক্ষা করে, আর DNS ছড়িয়ে পড়ার সঙ্গে সঙ্গে প্রতিটি রেকর্ড pending থেকে verified-এ বদলে যায়। বেশিরভাগ প্রোভাইডার 30 মিনিটের মধ্যে রেকর্ড নেয়। সঙ্গে সঙ্গে আবার পরীক্ষা করতে Verify now-ও ক্লিক করতে পারেন। |
| 3. পাঠানো খুলে যায় | ডোমেইন যাচাই হওয়ামাত্র উত্তর যায় আপনার ঠিকানা থেকে, আপনার DKIM ও SPF-এর সইসহ। ততক্ষণ বাইরে পাঠানো স্থগিত থাকে — যাচাইহীন ডোমেইন থেকে Respondo পাঠায় না। |
DKIM/SPF রেকর্ডগুলো আপনার বিদ্যমান মেইল-সেটআপের পাশে যোগ হয় — এগুলো Respondo-কে আপনার ডোমেইনের নামে পাঠাতে দেয়, আপনার বর্তমান মেইল-প্রোভাইডারকে না সরিয়েই।
ডোমেইন, ব্র্যান্ড ও সীমা#
Respondo পাঠানোর ডোমেইন মাপে ব্র্যান্ড ধরে — গ্রাহকমুখী একটি পরিচয়, যার রূপ একটি রুট ডোমেইন। নিয়মটি:
- যে ডোমেইন থেকে এরই মধ্যে পাঠান, তাতে আরও ঠিকানা —
sales@,billing@, বাhelp.example.com-এর মতো সাবডোমেইন — বিনামূল্যে ও সীমাহীন। - একটি নতুন রুট ডোমেইন (যেমন example.com-এর পাশে example.de যোগ করা) একটি ব্র্যান্ড-স্লট খরচ করে।
| প্ল্যান | অন্তর্ভুক্ত ব্র্যান্ড |
|---|---|
| Startup ($99/mo) | 1 |
| Growth ($219/mo) | 5 |
| Business ($499/mo) | 10 |
অন্তর্ভুক্ত বরাদ্দের বাইরে Growth ও Business প্ল্যান প্রতিটি $29/mo দরে বাড়তি ব্র্যান্ড-স্লট নিতে পারে। প্ল্যান বদলালে এরই মধ্যে যাচাই হওয়া ডোমেইন কখনো কেড়ে নেওয়া হয় না — কেবল পরবর্তী নতুন রুট ডোমেইনটিই বরাদ্দের বিপরীতে পরীক্ষা হয়।
support@respondo.ai-এ যোগাযোগ করুন — স্থানান্তর করে দেওয়া হবে।গ্রাহকের ইনবক্সে প্রেরকের নাম#
প্রেরক হিসেবে কে দেখা যাবেন, তা নির্ভর করে উত্তরটি কে লিখেছেন তার ওপর:
| লেখক | From-নাম |
|---|---|
| AI এজেন্ট | চ্যানেলের ডিসপ্লে নাম — ইনবক্স-ব্র্যান্ড, যেমন "Acme Support"। |
| সহকর্মী | সহকর্মীর নিজের নাম আর আপনার কোম্পানি — "Sarah from Acme" — ফলে মানুষের উত্তর ব্যক্তিগত মনে হয়। |
কোম্পানি-অংশ আসে AI এজেন্টের company-name সেটিং থেকে (না থাকলে আপনার ওয়ার্কস্পেসের নাম), আর ইমেইল ঠিকানাটি সবসময় চ্যানেলের সাপোর্ট-ঠিকানা। গ্রাহকের উত্তর যায় সেই একই ঠিকানায়, ফলে আপনার ফরোয়ার্ডিং বা MX সেটআপ দিয়ে থ্রেডটি Respondo-তে ফিরতে থাকে।
লাইভ হওয়া ও চ্যানেল পরিচালনা#
উইজার্ডের শেষ ধাপ ঠিকানা, উত্তরদাতা এজেন্ট ও গ্রহণের স্ট্যাটাসের সারসংক্ষেপ দেখায়। Go Live সক্রিয় হয় গ্রহণ নিশ্চিত হলে — হয় ফরোয়ার্ডিং-নিশ্চিতকরণ সেটআপ-প্যানেলে এসেছে, নয়তো আপনার ডোমেইনের MX Respondo-র দিকে নির্দেশ করছে। এটি সার্ভার-সাইড একটি পরীক্ষার প্রতিফলন: প্রমাণহীন গ্রহণ নিয়ে কাস্টম-ঠিকানার চ্যানেল সক্রিয় করা যায় না, ফলে মেইল নিঃশব্দে হারিয়ে যেতে পারে না।
লাইভ হওয়ার পরেও চ্যানেলের সেটিংস পেজে সবই সম্পাদনাযোগ্য থাকে: প্রেরকের পরিচয়, উত্তরদাতা এজেন্ট, DNS রেকর্ড (যাচাইয়ের পরে "View DNS records" ডিসক্লোজারের আড়ালে) এবং আপনার নিশ্চিত ঠিকানা ও তার যাচাই-ব্যাজসহ গ্রহণের-ঠিকানা কার্ড। আপনার ফরোয়ার্ডিং-রুল গ্রহণের ঠিকানার দিকেই রাখুন, যাতে গ্রাহকের মেইল আসতেই থাকে।